מתכננים עבודה בפרויקטים

פרויקט הוא אוסף משימות שקשורות למטרה אחת. יש שני סוגים:

• פרויקט של לקוח, למשל ״הצהרת הון 2025, ישראל ישראלי״. כל המשימות בו עוסקות באותו לקוח.
• פרויקט כללי, למשל ״גביית אוקטובר״. לכל משימה בו יכול להיות לקוח אחר, או בלי לקוח בכלל.

יוצרים פרויקט מתבנית

1. פתחו פרויקטים ובחרו פרויקט חדש. אפשר גם מתיק הלקוח: משימות ← פרויקט חדש, ואז הלקוח כבר נבחר.
2. בחרו לקוח, או השאירו ללא לקוח (פרויקט כללי).
3. בחרו תבנית, למשל הצהרת הון או דוח שנתי יחיד. מתחת מוצגת רשימת המשימות שייווצרו.
4. בחרו שנת מס כשהעבודה שייכת לשנה מסוימת. שם הפרויקט מוצע לבד לפי התבנית, השנה והלקוח, ואפשר לשנות אותו.
5. בחרו אחראי למשימות. כל משימות התבנית ישויכו אליו, והוא יקבל על הפרויקט אימייל אחד.
6. בחרו צור פרויקט.

כל משימות התבנית נוצרות מיד, משויכות ללקוח ולסוג העבודה של הפרויקט. אפשר לשנות אחראי, תאריך ותוכן בכל משימה בנפרד.

בלי תבנית נוצר פרויקט ריק: הזינו שם, בחרו אם הוא ציבורי או פרטי, הוסיפו את האנשים שצריכים גישה, ואז צרו מקטעים ומשימות.

חברי משרד פעילים יכולים לגשת לפרויקט ציבורי ולערוך אותו. בדקו את בחירת השיתוף לפני הוספת מידע רגיש.

עובדים עם המשימות

פתחו את הפרויקט והשתמשו בתצוגות הרשימה, הלוח או היומן הזמינות. בחרו אחראי ותאריכים בתוך כל משימה. העבירו עבודה למקטע המתאים לפי ההתקדמות.

משימה יכולה להיות מקושרת לפרויקטים ולהופיע גם ב־המשימות שלי של האחראי. אלו תצוגות של אותה משימה, לא עותקים נפרדים.

רואים את ההתקדמות

ברשימת הפרויקטים מוצגים לכל פרויקט הלקוח, סוג העבודה, התקדמות (למשל ״7 מתוך 10 משימות הושלמו״ ו־70%), כמה משימות פתוחות, כמה מהן ממתינות ללקוח, ומי האחראים. אותם פרויקטים מוצגים גם בתיק הלקוח תחת משימות.

בתצוגת סקירה של הפרויקט מופיעים גם האחראים והזמן שהושקע בכל משימות הפרויקט יחד.

בעל הפרויקט יכול לשנות את הלקוח, סוג העבודה ושנת המס: החץ שליד שם הפרויקט ← פרטי הפרויקט. השינוי אינו משנה משימות שכבר קיימות.

קיצור מהמשימה למסך של הלקוח

במשימות שנוצרו מתבנית מופיע לפעמים קיצור, למשל פתח: הצהרות הון. הוא פותח את המסך המתאים של אותו לקוח, כדי לבצע את הצעד בלי לחפש אותו. הקיצור מוצג רק למי שמורשה לפתוח את הלקוח.

מנהלים תבניות

פרויקטים ← תבניות פרויקטים מציג את התבניות של המשרד ומה כל אחת יוצרת. כל משרד מתחיל עם הצהרת הון, דוח שנתי יחיד, פתיחת תיק, סגירת תיק וקליטת לקוח חדש.

בעלים ומנהלי מערכת יכולים:

• ליצור תבנית חדשה או לערוך קיימת: שם, סוג עבודה ורשימת המשימות לפי סדר העבודה.
• לתת למשימה מקטע, כדי לקבץ משימות תחת כותרת בפרויקט, וקיצור למסך של הלקוח.
• להעביר לארכיון תבנית שכבר לא בשימוש, ולהחזיר אותה אחר כך.

שינוי בתבנית חל על פרויקטים שייווצרו מעכשיו. פרויקטים שכבר נוצרו ממנה נשארים כפי שהם.

מישהו לא מצליח לפתוח את הפרויקט

בדקו את החברות בפרויקט ואת הנראות שלו. שליחת קישור אינה מעניקה גישה בפני עצמה.