בודקים מסמכי הכנסה

מוצאים את ההכנסה

1. פתחו את הלקוח ובחרו הכנסות.
2. בחרו טווח תאריכים ומסננים מתאימים.
3. פתחו מסמך ובדקו לקוח, מספר, תאריך, מטבע וסכומים.
4. השוו למסמך המקור אם הוא זמין.

לחיצה על הכותרת תאריך מסמך או מס׳ מסמך ממיינת את הרשימה לפיה. כשכמה מסמכים נושאים אותו תאריך, הם מוצגים לפי מספר המסמך, באותו כיוון של המיון.

הרשימה שומרת את המסננים והמיון האחרונים שבחרתם לכל לקוח, גם אחרי שעוברים לעמוד אחר וחוזרים, וגם במחשב אחר. כשעוברים ללקוח אחר מתוך הרשימה, המסננים הנוכחיים עוברים איתכם ללקוח הזה. קישור או סימנייה שמבקשים מסננים מסוימים מציגים אותם. כתובת של הרשימה בלי מסננים, גם בלשונית חדשה, פותחת את התצוגה שהשארתם. אפשר גם לגרור עמודות למקום אחר, להסתיר עמודות בסמל עמודות ולשמור תצוגות בסמל תצוגות שמורות שליד הכפתורים בראש הרשימה. תצוגה שמורה מתאימה לכל לקוח, ולכן לא שומרת ספקים, סיווגים או לקוחות שבחרתם בסינון. ראו סידור רשימות ותצוגות שמורות.

בהתאם להגדרת התיק, מסמכים עשויים להגיע משירות מחובר או להירשם דרך תהליך קליטת המסמכים במערכת.

רושמים מסמך ידנית

1. בדף הכנסות לחצו הוסף.
2. מלאו סוג מסמך, מספר, תאריך, לקוח וסכומים. הזנת הסכום הכולל מפצלת אוטומטית לפני מע״מ ומע״מ; אפשר לתקן.
3. בשדה מע״מ בחרו חייב במע״מ (ברירת המחדל), מע״מ בשיעור אפס ללקוחות בחו״ל או באילת, או פטור ממע״מ. בשתי האפשרויות האחרונות המע״מ מתאפס והסכום לפני מע״מ שווה לסכום הכולל.
4. תחת קבצים מצורפים לחצו הוספת קובץ כדי לצרף את המסמך המקורי (PDF או תמונה). הקובץ מועלה עם השמירה.
5. לחצו שמור.

בעריכת מסמך קיים (סמל העיפרון בשורה) מופיע אזור קבצים שבו אפשר להעלות קובץ, לקשר קובץ קיים מספריית הקבצים, או להסיר קישור. מסמך שיש לו קובץ מקבל בטבלה כפתור צפה ב-PDF.

מוחקים מסמך שנרשם בטעות

מסמך שהוזן ידנית, או שנקלט מגיליון או מחשבשבת, אפשר למחוק כל עוד הוא לא רשום ביומן.

1. לחצו על סמל הפח בשורת המסמך. כדי למחוק כמה מסמכים יחד, סמנו את השורות ולחצו מחיקה בראש הדף.
2. בחלון שנפתח בדקו את רשימת המסמכים ולחצו מחיקת מסמך אחד או מחיקת N מסמכים.

• מסמך שרשום ביומן נעול. בטלו קודם את פקודת היומן, והמסמך נפתח שוב לעריכה ולמחיקה.
• מסמך שמסומן נרשם בתוכנה הקודמת נמחק בלי לשנות את פקודות היומן שנקלטו מהתוכנה הקודמת.
• מסמך מ־SmartBill או משירות מחובר אחר מוחקים במערכת שבה הוא נרשם, לא כאן.

מעלים כמה מסמכים סרוקים

1. פתחו את החץ שליד הוסף, בחרו העלאת מסמכים סרוקים ובחרו את הקבצים. אפשר לבחור עשרות קבצים בבת אחת.
2. חלון קליטת מסמכי הכנסה מציג את התקדמות ההעלאה של כל קובץ. קובץ שנכשל נשאר ברשימה עם הסיבה.
3. השאירו מסומן את קריאה אוטומטית של הנתונים (OCR) כדי שהפרטים ימולאו לבד. החלון מציג כמה מסמכים נותרו במכסת ה-OCR החודשית של המשרד; בלי מכסה מתאימה הפרטים מוזנים ידנית.
4. לחצו המשך להזנת N מסמכים. כל קובץ הופך לטיוטה של מסמך הכנסה, והקריאה האוטומטית ממלאת אותה ברקע.
5. נפתח מסך בדיקת מסמכי הכנסה עם רשימת הטיוטות בצד. ליד כל טיוטה מופיע מצבה: בקריאה, מספר השדות לבדיקה, קריאה שנכשלה, או אושר.

בודקים ומאשרים טיוטה

1. בחרו טיוטה מהרשימה. כל עוד המסמך בקריאה, הטופס ממתין כדי שלא תקלידו נתונים שעומדים להשתנות. אפשר לעבור לטיוטה אחרת, או ללחוץ להזין ידנית בלי לחכות.
2. ליד כל שדה שנקרא מופיע נקרא. שדה שהקריאה לא הייתה בטוחה בו מסומן במסגרת כתומה עם לבדיקה ואחוז הוודאות. תאריך או סכום שלא נמצאו מסומנים לא נמצא.
3. העבירו את העכבר על שדה או לחצו עליו: המקום שממנו הוא נקרא מודגש על המסמך שבצד. המסמך המקורי מציג את הקובץ המלא; במסמך PDF ההדגשה מוצגת על העמוד הראשון.
4. השוו לקובץ, תקנו מה שצריך ולחצו אישור ומעבר לבא. ההכנסה מאושרת והמסך עובר לטיוטה הבאה. דלג משאיר את הטיוטה לטיפול מאוחר יותר.
5. לקוח שעדיין לא קיים נוצר עם האישור, יחד עם מספר העוסק שנקרא מהמסמך.

טיוטה לא נכללת בדוחות ההכנסות, המע״מ, המקדמות ו־PCN874 ולא ברישום מסמכים עד שמאשרים אותה. אם הקריאה נכשלה, מלאו את הפרטים ידנית או לחצו לנסות לקרוא שוב.

טיוטות בדף ההכנסות

כשיש טיוטות שממתינות לאישור, בראש דף הכנסות מופיע פס עם מספרן וכמה מהן עדיין בקריאה.

• מעבר לבדיקה פותח את מסך הבדיקה עם כל הטיוטות.
• הצגת הטיוטות בטבלה מסנן את הטבלה לסטטוס טיוטה. בעמודת הסטטוס מופיע בקריאה…, טיוטה · N לבדיקה או טיוטה · לא נקרא.
• סמל העיפרון בשורת טיוטה פותח אותה במסך הבדיקה. בזמן הקריאה הוא נעול.
• סמל הפח מוחק טיוטה שהועלתה בטעות.

אפשר להתחיל גם מקובץ בודד: בדף קבצים של הלקוח פתחו קובץ ולחצו צור מסמך הכנסה מהקובץ. נוצרת טיוטה, והקריאה האוטומטית מתחילה אם יש למשרד מכסה.

הכנסות אחרות

מענקים, ריבית והכנסות אחרות שאינן מסמכי מכירה מופיעים בדף הכנסות בסוג הכנסה אחרת. הן מגיעות מקליטת הספרים של הלקוח או מ־SmartBill ונכללות ברווח והפסד בלבד, לא בדוחות מע״מ, מקדמות ו־PCN874.

1. במסנן סוג מסמך בחרו הכנסה אחרת כדי לראות רק אותן.
2. הכנסה אחרת לא נערכת כאן, אלא במקום שבו נרשמה. במקום סמל העיפרון מופיע כפתור שמוביל לבחירת כרטיס ההכנסה של הסוג.
3. ברישום מסמכים הכנסה אחרת נרשמת לחובת הלקוח הכללי ולזכות כרטיס ההכנסה שלה, בלי מע״מ. החזר (סכום שלילי) נרשם בצדדים הפוכים.
4. אם מוצגת ההודעה שיש לבחור את כרטיס ההכנסה, בחרו כרטיס לסוג כמתואר בסיווגי הוצאות ורשמו שוב.

שורת הסיכום

מעל הטבלה, סה״כ מסונן מסכם את המסמכים שמתאימים למסננים: ללא מע״מ, מע״מ וברוטו. כשמסמנים שורות, מוצג במקומו סיכום שורות שנבחרו.

• כשלא נבחר סוג מסמך, נספרות רק הכנסות: חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה, הכנסות אחרות וחשבוניות זיכוי, שמופחתות מהסכום. אצל עוסק פטור ועמותה נספרות קבלות.
• הצעות מחיר, הזמנות וחשבוניות עצמיות לא נספרות. קבלה של עוסק מורשה לא נספרת, כי החשבונית שהיא משלמת כבר נספרה.
• כשבוחרים סוג מסמך, מסוכמים כל המסמכים מהסוגים שנבחרו. למשל, בחירת קבלה מציגה את סכום הקבלות.
• טיוטות שלא אושרו ומסמכים מבוטלים לא נספרים.

הסכומים נראים לא נכונים

בדקו טווח תאריכים, סוג מסמך, מצב מסמך ומסננים פעילים. אם ליד הסיכום מופיע סכום חלקי, בתקופה יש יותר מסמכים ממה שאפשר לסכם בבת אחת. צמצמו את התקופה לפני שמסתמכים על הסכום.

לסיכום או לייצוא, עברו לדוחות הכספיים של הלקוח.