סגירת חודש וייצוא למיכפל

לשונית שכר פתוחה לבעלים, למנהלי מערכת ולמי שקיבל הרשאת שכר. בתפריט תפעול לחצו נוכחות וזמנים ואז שכר, ובחרו את החודש בחיצים.

לפני החודש הראשון

• לכל עובד צריך חוזה ומספר עובד (המספר בתוכנת השכר). ראו חוזה ותנאי העסקה.
• בלשונית הגדרות, באזור ייצוא למיכפל, מלאו מספר חברה במיכפל (עד 3 ספרות, למשל 013; זו גם סיומת הקובץ) וסמל שכר לכל רכיב: ימי נוכחות, שעות תקן, שעות 100% עד שעות 200%, ימי מחלה, ימי חופשה וכן הלאה. רכיב בלי מספר לא ייוצא. בחרו שמירה. מי שיש לו הרשאת שכר בלבד מגיע לאזור הזה מהקישור הגדרות שכר בחלון הייצוא.

שלבי סגירת החודש

בצד העמוד מופיעה רשימת סגירת החודש. לכל שלב מצב: הושלם, מוכן, חסום, לבדיקה או בהמשך.

1. איסוף דיווחי הנוכחות: כל המשמרות בחודש סגורות.
2. איתור דיווחים חסרים: ימים ובקשות תיקון שממתינים לבדיקה חוסמים. עובדים עם ימים בלי דיווח מסומנים לבדיקה.
3. חישוב שעות לפי חוזים וכללים: השעות מחושבות לפי החוזה של כל עובד. עובד בלי חוזה מחושב לפי חוזה ברירת המחדל ומסומן לבדיקה.
4. קליטת חופשות והיעדרויות: בקשות חופשה שממתינות להחלטה חוסמות.
5. אישור מנהלים: גיליונות שעות שעוד לא אושרו מסומנים לבדיקה, אבל לא חוסמים.
6. העברת הנתונים לשכר: סגירת החודש מקפיאה את נתוני השכר.
7. אישור חודש שכר: סגירת החודש מאשרת אותו.
8. ייצוא למיכפל.
9. נעילת התקופה ושמירת היסטוריית הייצוא.

את מה שחוסם מטפלים בסקירה הכללית ובחופשות. ראו נוכחות וזמנים לצוות וחופשות והיעדרויות.

העובדים בחודש

הטבלה העובדים בחודש מציגה לכל עובד מספר עובד, ימי נוכחות, שעות תקן, סה“כ שעות, שעות 100% עד 200% (בשעות ודקות, ולידן השעות העשרוניות שעוברות למיכפל), ימי היעדרות, ימים חסרים, אישור מנהל ולבדיקה. אפשר לבחור אילו עמודות להציג.

• אישור בעמודה אישור מנהל מאשר את גיליון השעות של העובד, וביטול האישור מחזיר אותו. הכפתור מופיע ליד עובדים שמותר לכם לאשר: בעלים ומנהלי מערכת מאשרים כל עובד, ומנהל ישיר את העובדים שלו. אף אחד לא מאשר את עצמו, חוץ מבעלים. בחודש סגור אי אפשר לשנות אישורים.
• לחיצה על שם עובד פותחת את הפירוט לפי יום: כפי שמחושב עכשיו בחודש פתוח, או כפי שהוקפא בסגירת החודש עם מספר הגרסה.
• ייצוא ל-Excel מוריד את הטבלה.

סוגרים את החודש

סגירת חודש זמינה רק אחרי שהחודש הסתיים ושום דבר לא חוסם. ריחוף מעל הכפתור מראה מה חוסם. בחלון האישור מופיעים מספר העובדים בשכר וכדאי לבדוק קודם (לא מונע את הסגירה). בחרו סגירת חודש.

הסגירה מקפיאה את נתוני השכר של כל עובד לחודש ונועלת את הנוכחות: אי אפשר עוד לאשר תיקונים או לרשום היעדרות לימים שלו.

מייצאים למיכפל

1. בחודש סגור בחרו ייצוא למיכפל.
2. בחלון בדיקות עברו על מה שמופיע: חודש לא סגור, חסר מספר חברה או סמלי שכר, עובדים בלי מספר עובד או עם מספר ארוך מ-9 ספרות. עובד בלי תעודת זהות לא חוסם, והשדה שלו יישאר ריק.
3. אם יש עובדים בלי מספר עובד, אפשר לסמן לייצא בלי העובדים שאין להם מספר עובד. השמות שלא נכללו מופיעים אחרי ההורדה.
4. בחרו ייצוא. הקובץ הוא קובץ הכמויות (QDIV) של מיכפל, מנתוני השכר שהוקפאו.

אם קובץ זהה כבר הורד, החלון אומר מתי ומי הוריד אותו, והכפתור הופך להורדה נוספת. בהיסטוריית ייצוא נשמרים כל הקבצים: מתי, על ידי מי, הקובץ, מספר הרשומות, הגרסה וקוד אימות (אותו קוד פירושו אותו קובץ). הורדה מוריד שוב קובץ ישן.

פותחים חודש מחדש

רק בעלים ומנהלי מערכת יכולים לבחור פתיחת החודש מחדש, ולכתוב סיבה. נתוני השכר שהוקפאו נשמרים כגרסה קודמת, וסגירה נוספת יוצרת גרסה חדשה. ייצוא אחרי הסגירה החדשה משתמש בגרסה החדשה.

החישוב לפי התנאים שבחוזה, והוא אינו ייעוץ משפטי. בדקו את התוצאה לפני שאתם מעבירים אותה לשכר.

מדריכים קשורים: דוחות נוכחות וזמנים, חוזה ותנאי העסקה.