תבניות למסמכים לחתימה

תבנית שומרת קובץ PDF עם השדות כבר במקומם. מסמך ששולחים שוב ושוב, כמו ייפוי כוח או הסכם שכר טרחה, מכינים פעם אחת. לכל לקוח בוחרים את התבנית, והמסמך נפתח מוכן: שם הלקוח ומזהה המס שלו כבר ממולאים, ונשאר רק לשלוח.

יוצרים תבנית

1. פתחו מסמכים לחתימה, עברו לתבניות ולחצו תבנית חדשה.
2. העלו את קובץ ה-PDF ותנו לתבנית שם.
3. ממקמים שדות כמו במסמך רגיל.

אפשר גם להפוך מסמך קיים לתבנית: בדף המסמך פתחו פעולות נוספות ובחרו שמירה כתבנית. הקובץ, השדות וההודעה נשמרים. החותמים עצמם לא נשמרים, וגם לא מה שהקלדתם בשדות של המשרד בשביל אותו לקוח. לפני השמירה ודאו שבהודעה ובקובץ עצמו אין פרטים של לקוח מסוים.

חותמים בתבנית הם מקומות, לא אנשים

בתבנית לא בוחרים אדם מסוים. תחת חותמים כותבים מי חותם: לקוח, בן/בת זוג, שותף. לכל מקום כזה ממקמים שדות, ואת האדם עצמו בוחרים בכל מסמך. הוספת חותם מוסיפה מקום נוסף.

שדות שמתמלאים מעצמם

זה מה שהופך תבנית לשימושית. סמנו שדה ששייך למשרד, ותחת ערך בחרו מאיפה הוא מתמלא:

ערך	מה נכתב בשדה
המשרד מקליד	מה שתקלידו. בתבנית זה טקסט קבוע, זהה בכל מסמך.
שם הלקוח	שם הלקוח כפי שהוא מופיע במערכת.
השם הרשמי של הלקוח	השם הרשמי. אם לא הוזן, נכתב שם הלקוח.
מזהה המס של הלקוח	מספר הזהות או הח.פ.
המייל של הלקוח, הטלפון של הלקוח	פרטי ההתקשרות מכרטיס הלקוח.
השם של אחד החותמים	השם של מי שנבחר לחתום במקום הזה. כך גם מייל וטלפון.
שם המשרד	שם המשרד שלכם.
שם מי ששולח	מי ששולח את המסמך לחתימה.
תאריך השליחה	היום שבו המסמך נשלח.

הערכים נקראים ברגע השליחה ונכתבים כפי שהיו באותו יום. שינוי מאוחר בכרטיס הלקוח לא משנה מסמך שכבר נשלח.

שדות שמתמלאים מעצמם עובדים גם במסמך רגיל, לא רק בתבנית.

שולחים מסמך מתבנית

1. לחצו מסמך חדש, מהרשימה או מדף של לקוח.
2. תחת מתחילים מ בחרו תבנית, ובחרו את התבנית ואת הלקוח.
3. לחצו יצירת המסמך.

מדף התבנית אפשר ללחוץ מסמך חדש מהתבנית.

המסמך נפתח כטיוטה עם כל השדות. איש הקשר הראשי של הלקוח כבר נבחר למקום הראשון. אם יש מקומות נוספים, בחרו מי חותם בכל אחד מהם. אפשר לשנות כל דבר בטיוטה בלי להשפיע על התבנית.

אם חסר בכרטיס הלקוח ערך ששדה צריך, למשל מזהה מס, הרשימה לפני השליחה אומרת מה חסר. משלימים אותו בכרטיס הלקוח, או משנים את השדה להמשרד מקליד וכותבים את הערך.

כשהכל מוכן, שולחים לחתימה.

שולחים לכמה לקוחות בבת אחת

אותו מסמך לעשרות לקוחות, למשל ייפוי כוח בתחילת שנה, שולחים במהלך אחד:

1. לחצו מסמך חדש ותחת למי בחרו כמה לקוחות.
2. תחת לקוחות הוסיפו את הלקוחות, עד 50 בכל פעם.
3. העלו את קובץ ה-PDF ולחצו המשך לסימון השדות. הקובץ נשמר כתבנית ונפתח לעריכה, עם הלקוחות שבחרתם. ממקמים את השדות. אם התבנית כבר קיימת, בחרו תחת מתחילים מ את תבנית ובחרו אותה.
4. לחצו שליחה ל-N לקוחות. לפני האישור מופיעה רשימת הלקוחות: מי חותם אצל כל לקוח ולאיזו כתובת נשלח הקישור, ומי מהם יישאר טיוטה ולמה. בדקו ואשרו.

כל לקוח מקבל מסמך משלו, ממולא מהכרטיס שלו. איש הקשר הראשי של הלקוח חותם, והקישור האישי נשלח אליו במייל מתיבת המשרד, בנוסח של תבנית המייל מסמך לחתימה. מאותו רגע הוא מקבל גם תזכורות אוטומטיות עד שהוא חותם.

שמירה כטיוטות יוצרת את המסמכים בלי לשלוח, כדי לעבור על כל אחד לפני השליחה.

מסמך שלא יכול לצאת בשלמותו נשאר טיוטה, ובסיום מופיעה רשימה של הלקוחות האלה עם הסיבה: ללקוח אין איש קשר ראשי, לאיש הקשר אין כתובת מייל, חסר בכרטיס ערך ששדה צריך, או שבתבנית יש יותר ממקום אחד לחותם. פתיחת הטיוטה מביאה אתכם למסמך, ושם משלימים ושולחים כרגיל.

שליחה לכמה לקוחות מתחילה תמיד מתבנית, כי את השדות ממקמים פעם אחת. אם יש לכם רק קובץ PDF, צרו ממנו תבנית קודם.

נעילה בקוד גישה בתבנית

נעילה בקוד גישה שמפעילים בתבנית חלה על כל מסמך שנוצר ממנה, ואפשר לכבות אותה בטיוטה של מסמך מסוים. בשליחה לכמה לקוחות המיילים יוצאים כרגיל, ואת הקוד של כל חותם מוסרים מתוך המסמך שלו. על קישור פתוח הנעילה לא חלה: כל מי שמחזיק בקישור יכול לחתום, ואפשר לבקש ממנו לאמת את כתובת המייל שלו.

משנים או מוחקים תבנית

שינוי בתבנית חל על מסמכים חדשים בלבד. מסמך שכבר נוצר ממנה שומר את מה שלקח.

מחיקת התבנית נמצאת בתפריט פעולות נוספות. מסמכים שכבר נוצרו ממנה לא נפגעים.

כל חברי המשרד יכולים להשתמש בתבניות ולערוך אותן, ולכן תבנית צריכה להכיל רק מה שמתאים לכל לקוח.