עובדים בתיק לקוח

לקוח הוא העסק או האדם שהמשרד מנהל. איש קשר הוא האדם שמולו מתקשרים. ללקוח אחד יכולים להיות כמה אנשי קשר.

פותחים תיק לקוח

1. בחרו לקוחות.
2. חפשו לפי שם הלקוח, מספר מזהה או שם של איש קשר, או השתמשו במסננים הזמינים.
3. בחרו את הלקוח כדי לפתוח את התיק שלו.
4. עברו לאזור הדרוש: משימות, קבצים, שיחות, איסוף מידע, הנהלת חשבונות או דוחות.

בתוצאות החיפוש מופיעים קודם לקוחות שהשם או הפרטים שלהם מתאימים, ואחריהם לקוחות שנמצאו לפי איש קשר (שם, אימייל, טלפון או ת.ז.). אפשר להקליד טלפון בכל צורה, למשל 050-1234567. העמודה איש קשר ראשי מראה את איש הקשר של כל לקוח. כשלקוח נמצא לפי איש קשר אחר, מתחת מופיע נמצא לפי ושמו.

מסך הסקירה מחולק לפי נושא. בעמודה הרחבה מופיע העסק עצמו: מצב פיננסי, פרטי העסק, פרופיל מס ודיווח והנהלת חשבונות. בעמודה הרחבה מופיע גם זמן עבודה. בעמודה הצרה מופיע הקשר של המשרד עם הלקוח: בטיפול המשרד, פעילות אחרונה ואנשי קשר. לכל אזור יש כפתור עריכה משלו.

בטיפול המשרד

כאן רואים את הסטטוס של הלקוח, את האחראי, את היעד הבא, אם הלקוח מקושר לסמארטביל ואת התגיות שלו. כדי להחליף אחראי, בחרו את שמו ובחרו חבר צוות אחר מהרשימה. השינוי נשמר מיד.

כשיש ללקוח חשבון SmartBill, מצב ב-SmartBill מראה איפה הוא עומד: נשלחה בקשת גישה (ממתינים שעסק שכבר עובד ב-SmartBill יאשר גישה למשרד), עוד לא הוזמן (החשבון פתוח; שלחו את ההזמנה מחיבורים או מרשימת הלקוחות), נשלחה הזמנה (ממתינים שהלקוח יצטרף), ההזמנה פגה (שלחו אותה שוב מחיבורים), בניסיון עם תאריך הסיום, משלם, בחסות (ואם המשרד שלכם משלם), ממתין לתשלום, התוכנית הסתיימה או הגישה בוטלה. עמדו עליו כדי לראות פרטים. אם הלקוח מבטל בסמארטביל את הגישה של המשרד, הקישור של הלקוח מוסר והסנכרון שלו נעצר; כל מה שתיעדתם כאן נשמר.

ברשימת הלקוחות אותו מצב מופיע בעמודה SmartBill, והמסנן מצב ב-SmartBill מצמצם את הרשימה לפיו.

פעילות אחרונה וזמן עבודה

פעילות אחרונה מראה מה קרה אצל הלקוח ב-30 הימים האחרונים, מהחדש לישן: מי עבד עליו, כמה זמן ועל איזה סוג עבודה, אילו משימות הושלמו, ומתי נשלחה בקשת מידע או התקבלה תשובה. לחיצה על שם משימה פותחת אותה.

זמן עבודה מראה כמה זמן הושקע בלקוח בתקופה שנבחרה, לפי סוג עבודה ולפי עובד. איך נמדד זמן העבודה.

הנהלת חשבונות

באזור הנהלת חשבונות מופיעות שיטת הנהלת החשבונות, מצב הספרים ומזהה החברה בחשבשבת. בחרו לספרים כדי לפתוח אותם. אם הספרים טרם הוקמו, מי שמורשה לכך רואה הקמת הספרים.

קוראים את המצב הפיננסי

באזור מצב פיננסי בחרו תקופה: מתחילת השנה, חודשיים אחרונים, 12 חודשים או מותאם. הסכומים מחושבים מהמסמכים שבתיק, בלי קשר לשירות שממנו הגיעו.

• הכנסות ברוטו כוללות חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה והכנסות אחרות, ומפחיתות חשבוניות זיכוי. אצל עוסק פטור ועמותה נספרות קבלות.
• הצעות מחיר, הזמנות וחשבוניות עצמיות לא נספרות כהכנסה. המע״מ של חשבונית עצמית נכלל במע״מ לתשלום.
• הוצאות ברוטו כוללות הוצאות בטיוטה והוצאות רשומות, לפי תקופת הדיווח שלהן, ואם אין לפי תאריך המסמך. בהוצאה רשומה נספרים המע״מ והסכום שהוכרו ברישום.
• טיוטות הכנסה שלא אושרו ומסמכים מבוטלים לא נספרים.

מהכרטיסים הכנסות ברוטו והוצאות ברוטו אפשר לעבור ישר להכנסות או להוצאות.

מתחת לסכומים, הכנסות מול הוצאות לפי חודש מציג כל חודש בתקופה, גם חודש בלי מסמכים. בתקופה מותאמת של יותר מחמש שנים הוא מציג כל שנה. עמדו על חודש כדי לראות את שני הסכומים שלו. פירוט מסים צפויים מציג את המע״מ לתשלום ואת המקדמות, והסכום של כל אחד כתוב לידו.

אם מופיע צמצם תקופה, בתקופה יש יותר מסמכים ממה שאפשר לסכם בבת אחת. בחרו תקופה קצרה יותר לפני שמסתמכים על הסכומים.

מעדכנים פרטים

באזור פרטי העסק בחרו עריכה, בדקו את הפרטים ועדכנו לפי הצורך. כתובת רשומה, העסקת עובדים ורכבים בעסק מגיעים מסמארטביל ומופיעים רק כשיש להם ערך. בדקו היטב את השם הרשמי ואת מספר הזיהוי לפני השמירה.

פרופיל מס ודיווח

באזור פרופיל מס ודיווח שבמסך הסקירה מופיעים הערכים שדוחות המע״מ, המקדמות, התאמות המס והדוחות השנתיים של הלקוח משתמשים בהם: דיווח מע״מ, דיווח מפורט (PCN874), דיווח מקדמות מס הכנסה, גובה מקדמת מס הכנסה, מקדמה חודשית לביטוח לאומי, ניכוי במקור, מספר תיק במס הכנסה ותיק ניכויים.

1. בחרו עריכה.
2. עדכנו את הערכים. ממלאים מספר תיק במס הכנסה רק אם הוא שונה ממספר העוסק, למשל כשבני זוג מנהלים תיק משותף.
3. בחרו שמירה.

כשהלקוח מקושר ל-SmartBill, השינוי נשמר קודם ב-SmartBill ואחר כך במשרד. אם SmartBill לא זמין, לא נשמר דבר ומופיעה הודעה. נסו שוב בעוד רגע. לקוח שלא מקושר ל-SmartBill נשמר במשרד בלבד. שדה עם ערך לא תקין מסומן באדום ומוסבר מתחתיו.

רק מי שמנהל את הגדרות הנהלת החשבונות של הלקוח יכול לערוך. אותה הגדרת PCN874 מופיעה גם בהגדרות תיק, ושינוי באחד המקומות מתעדכן בשני.

מקדמות לאורך זמן

גובה מקדמת מס הכנסה ומקדמה חודשית לביטוח לאומי מציגות את הערך של היום. מקדמת מס הכנסה היא אחוז מהמחזור או סכום שנתי קבוע, ומקדמת ביטוח לאומי היא סכום חודשי. הערכים האלה לא נערכים בעריכה: לכל אחד מהם יש היסטוריה משלו, כך שערך חדש לא משנה את מה שהיה בתקופות קודמות.

1. ליד הערך בחרו עדכון והיסטוריה.
2. במס הכנסה בחרו אחוז מהמחזור או סכום שנתי קבוע.
3. הקלידו את הערך, ובהחל מחודש בחרו את החודש שממנו הוא חל. לערך של שנת מס חדשה בחרו את ינואר. אי אפשר לבחור חודש עתידי.
4. בחרו שמירה.

הערך הראשון של לקוח חל על כל התקופות, ולכן לא מתבקש חודש. בהיסטוריה מופיע כל שינוי עם המקור שלו, ובלפי חודשים אפשר לראות כל שנה חודש אחרי חודש, כפי שדוח של אותו חודש קורא אותה. כדי לתקן ערך שהוקלד בטעות בחרו תיקון בשורה שלו. החודש נשאר, ולכן כדי להעביר שינוי לחודש אחר מסירים אותו ומוסיפים חדש. הסרה מחזירה לחודשים שלו את הערך שקדם לו. אי אפשר להסיר את הערך היחיד: עדכנו אותו ל-0 אם אין מקדמה.

כשהלקוח מקושר ל-SmartBill, שינוי באחוז או בסכום החודשי של היום נשמר גם ב-SmartBill, וערך ששונה ב-SmartBill מופיע כאן כשינוי מאותו חודש. סכום שנתי קבוע נשמר במשרד בלבד.

אזור כספי מבקש הגדרה

מנהל משרד או אחראי הנהלת חשבונות צריך להשלים את ההגדרה הכספית. עד אז אפשר להמשיך לעבוד באזור הכללי של תיק הלקוח.

מדריכים קשורים: הוספת לקוח, קישור אנשי קשר, הגדרת הנהלת חשבונות.