מכינים ייצוא לחשבשבת

מכינים את הייצוא

1. פתחו דוחות ← חשבשבת, או את אזור חשבשבת בתיק הלקוח.
2. בחרו חברה ותקופה.
3. בדקו הגדרות ייצוא, שיוך חשבונות ובחירת מסמכים.
4. בדקו את התצוגה המקדימה ופתרו בעיות שמופיעות.
5. הפיקו והורידו את קובצי הייצוא הזמינים.

בקשו מאחראי הנהלת החשבונות לאשר את השיוכים לפני הייצוא הראשון או אחרי שינוי חשבונאי.

מפתחות חשבון לייצוא

אפשר להשתמש באינדקס חיצוני גם כשהספרים נוצרו באופיס או בסמארטביל ולא בוצע ייבוא מקבצים.

1. פתחו את אינדקס החשבונות, פתחו כרטיס ובחרו פרטים.
2. תחת מפתחות במערכות חיצוניות, בחרו הוספת מפתח.
3. בחרו אינדקס קיים או יצירת אינדקס חיצוני. הזינו שם, תוכנה ומזהה חברה או תיק בתוכנה. השתמשו באותו אינדקס עבור שאר הכרטיסים של הלקוח.
4. הזינו מפתח חשבון חיצוני ושמרו. אפסים בתחילת המפתח נשמרים; המפתח באופיס אינו משתנה.
5. אם כמה מפתחות באותו אינדקס משויכים לכרטיס אחד, ערכו את המפתח הרצוי וסמנו שימוש במפתח זה לייצוא לאינדקס. שאר המפתחות נשארים זמינים לייבוא.

רק בעלי המשרד, מנהלי המשרד או בעלי הרשאת בקר בהנהלת החשבונות יכולים לנהל את המיפויים. אי אפשר לשייך לכרטיס נוסף מפתח שכבר משויך באינדקס. עריכה או הסרה של מפתח שיובא משפיעה גם על ייבוא עתידי; הסרת מפתח אינה מוחקת את הכרטיס או את תנועותיו.

בדוח חשבשבת של הלקוח, מפתחות חשבון לייצוא מציע את המפתחות של אופיס ואת האינדקסים החיצוניים שנשמרו. בחרו אינדקס והכינו את הייצוא. בדקו את טבלת המפתחות באופיס ובמערכת החיצונית לפני בחירה בהורדת קובץ הייצוא. מפתחות חסרים, בחירה לא חד־משמעית, מפתחות יעד כפולים או מפתחות שחורגים מאורך השדה בחשבשבת חוסמים את ההורדה. תקנו את הכרטיסים המתאימים והכינו את הייצוא מחדש. מפתח אופיס לא יחליף מפתח חיצוני חסר.

המפתחות שנבחרו משמשים באופן עקבי בפקודות היומן, באינדקס החשבונות ובקובצי הבנק. נדרש מיפוי רק לכרטיסים שמשמשים בייצוא שנבחר; ייצוא אינדקס החשבונות כולל את כל הכרטיסים הפעילים.

דוח הלקוח אינו דורש חיבור לסמארטביל. הזינו את מזהה החברה בחשבשבת כאשר תתבקשו. קובצי ההפעלה דורשים גם הגדרות הפעלה של המשרד; אפשר לייצא קובצי נתונים ללא קובצי הפעלה.

אחרי ההורדה

בדקו שהקובץ שייך לחברה ולתקופה הרצויות. הורדה אינה הוכחה שהקובץ נקלט בחשבשבת. בדקו שם את התוצאה כחלק מתהליך העבודה של המשרד.