מכינים דיווחים תקופתיים

כל דיווח תקופתי (מע״מ, מקדמות מס הכנסה, ניכויים, ביטוח לאומי) עובר את אותם ארבעה שלבים: הכנה, אישור לקוח, דווח והושלם. השלב נקבע לפי מה שקרה בפועל: נשלח ללקוח, הלקוח אישר, דווח, שולם. אין צורך לשנות סטטוס ביד.

איפה רואים את הדיווחים

• דוחות בתפריט הראשי: כל הדיווחים של המשרד. בראש הדף יש אריחים לפי מה שצריך לעשות עכשיו: בהכנה, לשלוח לאישור, ממתין ללקוח, הלקוח דחה, לדווח, לוודא תשלום והושלמו. לחיצה על אריח מסננת את הרשימה.
• הדוחות שלי: רק הדיווחים שהאחריות עליהם שלכם.
• בעמוד הלקוח, תחת דוחות > דיווחים > דיווחים תקופתיים: הדיווחים של הלקוח הזה, תקופה אחרי תקופה. גם לקוח בלי הנהלת חשבונות במערכת מגיע לכאן.

בסוף שורת הסינון בוחרים תצוגה:

• רשימה: שורה לכל דיווח, עם לקוח, דיווח, תקופה, שלב, הצעד הבא, סכום, מועד ואחראים. דיווח שעבר מועדו מסומן עבר מועד הדיווח, ודיווח קרוב למועד מסומן בכמה ימים נשארו.
• לפי לקוח: שורה לכל לקוח ותקופה ועמודה לכל סוג דיווח, כדי לראות במבט אחד איפה כל לקוח עומד.
• לוח: עמודה לכל שלב. אין גרירה: דיווח עובר שלב כשקורה לו משהו.

לחיצה על שורה פותחת את הדיווח בחלון צד. פתיחת עמוד הדיווח בראש החלון פותחת אותו בעמוד מלא תחת הלקוח. בשניהם מופיע אותו תוכן.

אפשר לסמן כמה שורות ולשייך אחראי ראשי או אחראי משנה לכולן, או לבחור שליחה לאישור כדי לשלוח לכמה לקוחות ברצף (ראו אישור לקוח). ייצוא ל-Excel מוריד את השורות שמוצגות עכשיו, כולל השלב והצעד הבא.

מה יש בדיווח

1. הכותרת: הלקוח, מועד הדיווח, אחראי וממלא מקום, תדירות (חודשי או דו-חודשי), והמתג מאשר דיווחים לפני הגשה. בדיווח מע״מ יש גם דיווח מפורט (PCN874).
2. השלבים ומתחתם הצעד הבא: משפט אחד שאומר מה לעשות עכשיו ואצל מי הכדור, וכפתור לפעולה. אפשר להוסיף צעד ידני לשלב, למשל “לבקש דפי בנק”; הוא מופיע כצעד הבא עד שמסמנים אותו.
3. מה מדווחים: הסכומים העיקריים (למשל לתשלום או להחזר) ומאיפה הם באו: מחושב מהספרים, הוזן ידנית, מגיליון שיובא ועוד. הטופס המלא פותח את כל שורות הדיווח לעריכה.
4. אישור הלקוח, דיווח לרשויות ומה קרה: היסטוריה של כל מה שקרה לדיווח, ההודעות וההערות.

מאיפה מגיעים הסכומים

מע״מ ומקדמות של לקוח שהנהלת החשבונות שלו במערכת מחושבים מהספרים כשהדיווח נפתח. חישוב מחדש מהספרים מעדכן אותם אחרי שינוי בספרים. מתחת לסכומים מופיעות הערות שכדאי לבדוק, למשל הוצאות שעוד לא נרשמו או פקודות יומן בלי מסמך. ההערות לא חוסמות: אפשר לתקן ולחשב שוב, או להמשיך כמו שזה. רק דבר שבלעדיו אין דיווח עוצר את העבודה, למשל לקוח בלי שיעור מקדמה.

בעמודי הספרים של הלקוח (מע״מ ומקדמות תחת דוחות מהספרים) הכפתור הדיווח של התקופה מוביל לדיווח של אותם תאריכים.

ניכויים וביטוח לאומי מוזנים ידנית.

אחרי השליחה הסכומים נשמרים

ברגע שהדיווח נשלח ללקוח, הסכומים שלו נשמרים כפי שהם. אם הספרים משתנים אחר כך, מופיעה ההודעה הספרים השתנו מאז שהדיווח נשלח עם הסכום שנשלח והסכום שבספרים עכשיו. עדכון הדיווח מחשב שוב, מבטל את מה שהלקוח התבקש לאשר, ומחזיר את הדיווח לשליחה.

דיווח שלא מגישים החודש

בתפריט פעולות נוספות בוחרים לא מדווח החודש (למשל כשאין פעילות). הדיווח יוצא מהעבודה של התקופה ואפשר להחזיר אותו. הסרה מהתקופה מוחקת אותו מהרשימה, ואפשרית רק כל עוד לא דווח.

יוצרים תקופה ומייבאים חובות דיווח

בראש דוחות נמצאים תקופה חדשה, ייבוא חובות דיווח, סנכרון לקוחות והוספת לקוח. ייבוא חובות דיווח, סנכרון לקוחות והוספת לקוח זמינים כשנבחרה תקופה אחת במסננים.

קובץ חובות דיווח ב־CSV או Excel אפשר להעלות בחלון תקופה חדשה או בייבוא חובות דיווח. בטבלת הגיליון בוחרים גיליון ושורת כותרות וממפים עמודות, כולל אחראי ראשי ואחראי משנה. אחרי המיפוי התאמת שמות עובדים מאשרת את שמות העובדים מהקובץ. חברות שאינן במערכת מופיעות בנפרד, וצור לקוחות ותקופה יוצר אותן יחד עם הדיווחים. מספרי עוסק לא תקינים מסומנים, ואפשר לתקן אותם במקום.

ממשיכים: אישור לקוח ודיווח לרשויות.