מסדרים את המשימות שלי

המשימות שלי מרכזות משימות ששויכו אליכם. זו רשימת העבודה האישית שלכם. פרויקט משותף יכול לכלול משימות של כמה אנשים.

בוחרים אילו משימות לראות

ליד הכותרת יש שלוש אפשרויות:

אפשרות	מה מוצג
הוקצו לי	משימות שאתם האחראים עליהן. כאן מסדרים אותן במקטעים ובוחרים בין סקירה, רשימה, לוח ויומן.
יצרתי	משימות שיצרתם ושהאחראי עליהן הוא מישהו אחר, או שעדיין אין להן אחראי.
במעקב	משימות של אחרים שצורפתם אליהן כעוקבים, או שהוזכרתם בהן וקיבלתם גישה, ושלא אתם יצרתם.

כל משימה מופיעה באחת מהשלוש בלבד. יצרתי ובמעקב מוצגות כרשימה, מקובצת לפי האחראי, כך שרואים מה נמצא אצל כל אחד. הן כוללות משימות פתוחות ומשימות שהושלמו מתחילת השבוע. שורת המספרים והסינון פועלים בהן כמו בהוקצו לי.

ביצרתי, הכפתור + ליד שם של עובד פותח משימה חדשה שמשויכת אליו.

מתכננים את היום

1. פתחו את המשימות שלי.
2. הביטו בשורת המספרים שבראש העמוד: כל הפתוחות, להיום, באיחור, השבוע, ממתינות ללקוח ו־הושלמו השבוע.
3. לחצו על מספר כדי לראות רק את המשימות שמאחוריו. לחיצה נוספת מחזירה את הרשימה המלאה.
4. פתחו משימה וקראו את התיאור והתגובות העדכניים.
5. השלימו אותה, סמנו שהיא ממתינה ללקוח או עדכנו את התאריך והפרטים לפי הצורך.

מה סופר כל מספר

מספר	מה נכלל
כל הפתוחות	כל המשימות שעוד לא הושלמו, עם תאריך יעד או בלי.
להיום	משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן היום.
באיחור	משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן עבר. משימה שממתינה ללקוח אינה נספרת באיחור.
השבוע	משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן מהיום ועד סוף השבוע.
ממתינות ללקוח	משימות שסימנתם שהן מחכות לתשובה או לחומר מהלקוח.
הושלמו השבוע	משימות שסיימתם מתחילת השבוע.

מסננים את הרשימה

לחצו על סינון ובחרו לפי מה לצמצם: לקוח, פרויקט, סוג עבודה, תאריך יעד, סטטוס, עדיפות או איש קשר. אפשר לשלב כמה מסננים. כל מסנן פעיל מופיע כתגית ליד הכפתור, ולחיצה על ה־X שלה מסירה אותו.

כדי למצוא משימה לפי מילה, הקלידו בתיבה חיפוש משימות… שליד הכפתור. החיפוש בודק את הכותרת, התיאור, הלקוח ואיש הקשר והאחראי.

הסינון נשמר בשבילכם, כך שהרשימה נפתחת באותו מצב גם בפעם הבאה, וגם במחשב אחר. הוא אינו משנה את מה שעובדים אחרים רואים.

בוחרים עמודות

בתצוגת הרשימה אפשר להציג את הלקוח, סוג העבודה, תאריך היעד, הסטטוס, העדיפות, הזמן שהושקע והפרויקטים. פתחו את תפריט העמודות כדי להציג, להסתיר ולסדר אותן.

מעבירים טיפול לעובד אחר

שנו את האחראי למשימה, אם מדיניות המשרד מאפשרת זאת. המשימה תופיע ב־המשימות שלי של האחראי החדש. אם אתם יצרתם אותה היא עוברת אצלכם ליצרתי, ואם לא, היא נשארת אצלכם בבמעקב כל עוד אתם עוקבים אחריה. הוספת עוקב אינה משייכת אליו את המשימה: הוא יראה אותה בבמעקב.

משימה חסרה

בדקו את האחראי, את המסננים הפעילים ואת הצגת המשימות שהושלמו. אם מספר בשורת המספרים מסומן, הרשימה מציגה רק את המשימות שלו. משימה שאינה משויכת אליכם עוד מופיעה ביצרתי או בבמעקב, וייתכן שהיא זמינה גם בפרויקט שלה. ביצרתי ובבמעקב, משימה שהושלמה לפני תחילת השבוע כבר אינה מוצגת. אם מופיעה שם ההודעה שהרשימה ארוכה מכדי להציג את כולה, מוצגות רק המשימות החדשות ביותר: סגרו משימות שהסתיימו כדי לראות את השאר.

מדריכים קשורים: יצירת משימה, עבודה משותפת ומשימות המשרד.