תזכורות אוטומטיות ללקוח

כששולחים ללקוח בקשת מידע (שאלון, מסמכים או שניהם), הצהרת הון לחתימה או מסמך לחתימה, המערכת מזכירה לו מעצמה עד שהוא משלים. אין צורך להפעיל דבר: התזכורות מתחילות ברגע ששולחים.

מתי נשלחות תזכורות

ברירת המחדל: תזכורת ראשונה אחרי יומיים, ואז כל שלושה ימים, עד חמש תזכורות.
התזכורות נשלחות בימים א׳-ה׳ בין 9:00 ל-19:00 ובשישי עד 13:00. לא בשבת ולא בחגים, וערב חג נחשב כמו שישי.
כשהלקוח עובד על הבקשה (שומר תשובות, מעלה קבצים או כותב לכם), התזכורת הבאה נדחית.
כשיש לתיק מועד אחרון לדיווח, נשלחות גם תזכורות שבוע, שלושה ימים ויום לפני המועד.
התזכורת האחרונה אומרת ללקוח שזו האחרונה ושתפנו אליו באופן אישי.
אחרי התזכורת האחרונה מגיעה אליכם התראה נשלחו כל התזכורות והלקוח עדיין לא השלים בפעמון לתשומת לבך.
ברגע שהלקוח שולח את הטופס או חותם, התזכורות נעצרות.
במסמך לחתימה כל חותם מקבל תזכורות משלו, עם הקישור שלו, עד שהוא חותם. אם חותם סירב או שביטלתם את החתימה, התזכורות של כולם נעצרות. מי שחותם דרך קישור פתוח לא מקבל תזכורות, כי המשרד לא שלח לו דבר.

מה התזכורת אומרת

כל תזכורת מפרטת מה עוד חסר: כמה שאלות לא נענו, אילו מסמכים חסרים, ואיזה קובץ צריך להחליף ולמה. היא כוללת את המועד האחרון, אם יש, ואת אותו קישור שהלקוח כבר קיבל. הקישור ממשיך לעבוד 14 יום אחרי כל תזכורת.

בסוף כל תזכורת, בכל ערוץ, יש ללקוח קישור להפסקת התזכורות של הבקשה הזו.

כשהלקוח מפסיק את התזכורות

הקישור פותח דף שמסביר ללקוח מה המשמעות: הבקשה עצמה לא מתבטלת והמשרד עדיין צריך את מה שחסר, לא יישלחו עוד תזכורות על הבקשה הזו בשום ערוץ, עיכוב עלול לגרום לפספוס מועדים מול הרשויות, והמשרד יקבל הודעה. משם הלקוח יכול להשלים מיד, או ללחוץ הפסקת התזכורות.

כשהלקוח מפסיק:

מגיעה התראה הלקוח ביקש להפסיק את התזכורות האוטומטיות בפעמון לתשומת לבך.
הבקשה מסומנת הלקוח הפסיק את התזכורות, ובחלונית התזכורות כתוב שהבקשה עדיין פתוחה.
לא יוצאות תזכורות, גם אם תשלחו את הבקשה שוב. גם שלח תזכורת עכשיו לא זמין.
ההחלטה מה עושים בידיים שלכם: לפנות ללקוח באופן אישי, או, אם הוא הסכים, ללחוץ הפעל מחדש.

הבקשה עצמה ממשיכה כרגיל: הלקוח יכול להשלים אותה בכל רגע מאותו קישור.

באיזה ערוץ

התזכורות יוצאות בערוצים שבהם שלחתם את הבקשה. שלחתם במייל, הן יוצאות במייל. שלחתם במייל וגם ב-WhatsApp, כל תזכורת יוצאת בשניהם. אם רק העתקתם את הקישור ושלחתם אותו בעצמכם, התזכורות יוצאות בערוץ שאיש הקשר מעדיף, אם יש לו בו כתובת: WhatsApp או מייל.

אפשר לשנות את הערוצים בכל בקשה, בלאן נשלחות התזכורות (ראו בהמשך). שלחתם את הבקשה שוב בערוץ נוסף? גם הוא מתווסף.

ב-WhatsApp, כשהלקוח כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, נשלחת הודעה רגילה.
אחרי 24 שעות, WhatsApp מאפשר לשלוח רק תבנית שמטא אישרה. אם יש למשרד תבנית תזכורת, היא נשלחת.
אם אף ערוץ שבחרתם לא יכול לשלוח את התזכורת (למשל אין ללקוח מייל, או שאין תבנית WhatsApp מאושרת), היא יוצאת בערוץ אחר שזמין ללקוח, ובמה קרה עד עכשיו כתוב (במקום הערוצים שנבחרו).
אם אף ערוץ לא עובד (אין טלפון או מייל, הלקוח ביקש לא לקבל הודעות), תקבלו התראה לא ניתן לשלוח ללקוח תזכורת אוטומטית.

רואים ומשנים תזכורות של בקשה

בבקשה עצמה, ליד עריכת השאלון, מופיע הכפתור תזכורת הבאה עם המועד. בהצהרת הון בשלב חתימת הלקוח הוא מופיע בראש התיק. במסמך לחתימה הוא מופיע בשורה של כל חותם שעוד לא חתם. לחיצה עליו פותחת חלונית בצד המסך:

שלח תזכורת עכשיו: מראה את התזכורת כפי שתצא עכשיו, ואחרי שלח עכשיו היא יוצאת מיד, גם מחוץ לשעות השליחה.
השהה והמשך: עוצרים ומחזירים את התזכורות.
דחה עד: הלקוח ביקש זמן? בוחרים תאריך, והתזכורת הבאה תצא בו.
כבה לבקשה הזו: אין תזכורות לבקשה הזו, גם אם תשלחו אותה שוב.
מה נשלח ללקוח: מתי נשלחה הבקשה, מי שלח אותה ובאילו ערוצים, עם קישור לשיחה.
לאן נשלחות התזכורות: מתג לכל ערוץ, עם הכתובת של איש הקשר. כל תזכורת יוצאת בכל ערוץ שמופעל, גם האחרונה. ערוץ שאין לאיש הקשר כתובת בו, או שאינו מחובר למשרד, אי אפשר להפעיל, וכתוב למה.
שינוי תדירות: תדירות אחרת רק לבקשה הזו.
כך תיראה התזכורת הבאה: ההודעה כפי שהלקוח יקבל אותה ולאיזו כתובת, בכל ערוץ: המייל עצמו, או הודעת ה-WhatsApp (התבנית המאושרת, אם חלון 24 השעות יהיה סגור). כשיש כמה ערוצים, בוחרים ביניהם למעלה.
מה קרה עד עכשיו: כל תזכורת שנשלחה ובאיזה ערוץ, מה לא נשלח ולמה, ומי מהמשרד שינה משהו. האחרונות מופיעות למעלה; הצג עוד פותח את השאר.

בשיחה עם הלקוח, תזכורת שהמערכת שלחה מסומנת תזכורת אוטומטית.

כל התזכורות במקום אחד

תזכורות ללקוחות בתפריט עבודה, תחת תקשורת, מרכז את כל התזכורות של המשרד. בתיק לקוח, תזכורות בתפריט הלקוח מציג רק את התזכורות שלו. למעלה מופיעים מספר התזכורות הפעילות, כמה יוצאות היום, כמה דורשות טיפול וכמה נשלחו בשבוע האחרון. לחיצה על מספר פותחת את הרשימה שלו.

קרובות: התזכורות הפעילות, לפי מועד התזכורת הבאה.
דורשות טיפול: בקשות שנשלחו בהן כל התזכורות והלקוח עדיין לא השלים, ותזכורות שלא הצליחו לצאת. ליד כל אחת כתוב למה.
פעילות אחרונה: מה נשלח, באיזה ערוץ ומי מהמשרד שלח ידנית, עם קישור לשיחה.
הכול: כל התזכורות, עם סינון לפי מצב.

בכל שורה רואים את האחראי על הבקשה, את הנמען, את הערוצים שבהם יוצאות התזכורות ומי שלח את הבקשה (נשלחה על ידי; התזכורות יוצאות בשמו). בהצהרת הון מופיע מתחתיו גם האחראי המשנה. אפשר לסנן לפי אחראי ראשי ואחראי משנה, ולחפש גם לפי שם של עובד.

לחיצה על שם הבקשה פותחת אותה, ולחיצה על שם הלקוח פותחת את התזכורות שלו. בכל שורה אפשר לשלוח תזכורת עכשיו, או לפתוח את ניהול התזכורות עם כל האפשרויות שמופיעות בבקשה עצמה. כל אחד בצוות רואה רק תזכורות של לקוחות שיש לו גישה אליהם.

אחרי שבדקתם: ההשלמות

אחרי שהלקוח ענה, בקשת השלמה בראש הבקשה מבקשת ממנו שוב רק את מה שתבחרו: עכשיו, או בתזכורת שתצא ללקוח ביום שתבחרו. אם הלקוח כתב שישלח בהמשך, בחרו בעוד שבוע או בעוד שבועיים. התזכורת הראשונה יוצאת באותו יום, גם אם כיביתם קודם תזכורות לבקשה הזו, ואחריה התזכורות ממשיכות לפי התדירות. בהיסטוריה זה מופיע כתוזמנה בקשת השלמה. אפשר גם לקבוע תזכורת למשרד, שתופיע בפעמון. ראו בודקים מה חזר מהלקוח.

ברירת המחדל של המשרד

בעלי המשרד ומנהלים משנים את ברירת המחדל בהגדרות ← הודעות ← תזכורות ללקוחות: אפשר לכבות תזכורות לבקשות חדשות או לשנות את התדירות. השינוי חל על בקשות שנשלחות מעכשיו.