קוראים פקודות יומן ויתרות

פקודת יומן מתעדת תנועה חשבונאית. הספר הראשי מרכז את התנועות לפי חשבון.

בודקים פקודה

1. פתחו הנהלת חשבונות ← פקודות יומן בתיק הלקוח.
2. סננו לפי כמה סטטוסים בבת אחת, ולפי טווח תאריכים: השנה, שנה שעברה, חודש אחרון, או טווח מותאם. בלי סינון מוצגות כל הפקודות. לחצו על עמודת תאריך כדי למיין מהחדש לישן או מהישן לחדש.
3. בחרו את הפקודה המתאימה.
4. בדקו תאריך, תיאור, מסמכים מקושרים, חשבונות וסכומי חובה וזכות.
5. בדקו אם זו טיוטה או פקודה שנרשמה בספרים.

יוצרים פקודה ידנית

1. בחרו פקודת יומן חדשה.
2. הזינו תאריך במקלדת (dd/mm/yyyy) או בחרו מהלוח, ותיאור אם צריך. בכל שורה בחרו כרטיס והזינו חובה או זכות. כשיוצאים מהסכום הוא מוצג עם מפרידי אלפים.
3. כשהחובה והזכות מאוזנים בחרו שמירת טיוטה. הרישום בספרים הוא פעולה נפרדת.

בודקים חשבון

פתחו את אינדקס החשבונות — רשימת הכרטיסים לפי מפתח, שם, קוד מיון וחשבון ראשי. אפשר לסנן לפי כמה קודי מיון וכמה חשבונות ראשיים, או לעבור בין תצוגה מקובצת לרשימה. בחרו חשבון כדי לראות את הכרטסת שלו. ברירת המחדל היא מתחילת השנה; אפשר לשנות את התקופה או למיין לפי תאריך. היתרה בראש הכרטיס היא לכל הזמן. עברו על התנועות שמרכיבות אותה, ולא רק על הסכום הכולל.

בראש הכרטסת מופיעים השם, מפתח החשבון והיתרה. בלשונית פרטים אפשר לראות את המהות, החשבון הראשי, קוד המיון, שיטת ההתאמה, הצד העסקי אם יש, סעיף 6111, ומפתחות מקור מייבוא (למשל מפתח אחר בחשבשבת). מפתח האופיס אינו משתנה.

עורכים כרטיס

1. בכרטסת בחרו עריכת כרטיס.
2. אפשר לשנות שם, קוד מיון (או קוד מיון חדש), חשבון ראשי, סעיף 6111, שיטת התאמה, וצד עסקי כשהחשבון הראשי הוא לקוח, ספק, עובד, בנק או רשות מס. סעיף 6111 נבחר מרשימת חיפוש של סעיפי רווח והפסד והמאזן בטופס 6111. אותה רשימה מופיעה גם ביצירת כרטיס חדש.
3. שינוי החשבון הראשי משנה גם את המהות בדוחות, כולל תנועות שכבר נרשמו לכרטיס. כרטיסי מערכת וכרטיסים כלליים שומרים על החשבון הראשי.
4. אם יש פריטים פתוחים, אי אפשר לבטל את שיטת ההתאמה לפני שסוגרים אותם.
5. הזינו סיבה, ואם שיניתם קוד מיון גם תאריך בתוקף מ־, ואשרו שמירה.

מעבירים כרטיסים בין קודי מיון

קוד מיון הוא קבוצת המיון של הכרטיס. מפתח החשבון אינו משתנה בהעברה.

1. באינדקס החשבונות סמנו כמה כרטיסים. אפשר לסמן קבוצה שלמה בתיבת הסימון של כותרת קוד המיון.
2. בשורת הכותרת של הטבלה בחרו העברה לקוד מיון כדי להעביר לקבוצה קיימת, או יצירת קוד מיון והעברה כדי ליצור קבוצה חדשה ואז להעביר אליה את המסומנים.
3. בדקו בתצוגה המקדימה לאן כל כרטיס יעבור. כרטיסים שכבר נמצאים ביעד לא ישתנו.
4. הזינו סיבה ותאריך בתוקף מ־ ליומן הביקורת, ואשרו העבר.
5. כדי לפצל כרטיסים בין שתי קבוצות, העבירו קבוצה אחת, ואז סמנו את היתר והעבירו שוב.

טיוטות ופקודות שנרשמו

אפשר לבדוק טיוטה לפני רישומה. רישום בספרים דורש שהבדיקות החשבונאיות יעברו.

פקודה שנרשמה מתקנים בתהליך הביטול המותר, ולא בשכתוב המקור. פקודת היפוך רושמת תנועה נגדית ושומרת את ההיסטוריה. בקשו מאחראי הנהלת החשבונות לטפל בכך.

טיוטה מיובאת שבוטלה דרך תיקון ייבוא נשמרת במצב בוטלה ואינה משפיעה על היתרות. הפקודה המקורית ופקודת הסטורנו המקושרת נשארות שתיהן במחזורי החשבון; סכומיהן מתקזזים.

טיוטה חלופית מקושרת לפקודה המקורית שתוקנה. פתחו את הטיוטה ובחרו עריכה כדי לבדוק את התאריך, החשבונות והסכומים במטבע הבסיס ובמטבע החוץ, ואז שמירת טיוטה. יש להשאיר את התאריך בשנת המנה; בחרו את השנה הרצויה בהכנת הטיוטות החלופיות. השמירה אינה רושמת את הפקודה. בדקו את הפקודה השמורה לפני בחירת פעולת הרישום.

תקופות נעולות או סגורות יכולות לחסום שינויים. בדקו את מצב התקופה לפני ניסיון נוסף.

היסטוריה מיובאת

פקודות היסטוריות שיובאו דרך תיק מקור משתמשות בחשבונות ובקבוצות הנוכחיים. פתחו פקודה כדי לראות את פרטי הייבוא המקוריים לצד שורות היומן. שינוי שיוך מאוחר יותר אינו מעביר שורות אלה. ייבוא פקודות היסטוריות.