מבקשים מידע מלקוח
- המשרדמכינים ושולחים
בוחרים מסמכים, בודקים את הבקשה ושולחים את הקישור.
- הלקוחעונים ומעלים
הלקוח פותח את הקישור ומשלים את המידע המבוקש.
- המשרדבודקים מה התקבל
בודקים את התשובה ומבקשים החלפה אם צריך.
מכינים את הבקשה
קישור לחלק: מכינים את הבקשה- פתחו איסוף מידע והתחילו בקשה חדשה.
- בחרו בקשת קבצים או שליחת שאלות.
- בחרו לקוח אחד, כמה לקוחות או קול קורא פתוח.
- בחרו לקוח ונמען לפי הצורך. הנמען אופציונלי. WhatsApp דורש איש קשר מקושר ושיחה מתאימה.
- הוסיפו מסמכים או שאלות. אפשר להתחיל מתבנית טופס שפורסמה.
- עד שיוצרים את הבקשה אפשר לחזור לכל שלב: לוחצים חזרה, או על שלב שהושלם בראש החלון.
בוחרים נמען, או מוסיפים אותו במקום
קישור לחלק: בוחרים נמען, או מוסיפים אותו במקוםבשדה נמען מחפשים לפי שם, אימייל או טלפון. אנשי קשר של הלקוח מופיעים ראשונים. אנשי קשר של לקוחות אחרים מופיעים תחת אנשי קשר נוספים במשרד, ובחירה באחד מהם מקשרת אותו גם ללקוח הזה.
אם האדם לא קיים עדיין, בחרו איש קשר חדש. מה שהקלדתם בחיפוש ממלא מראש את השם, האימייל או הטלפון. כשללקוח אין אנשי קשר בכלל, מופיע מתחת לשדה הכפתור הוסף איש קשר. איש הקשר החדש נשמר, מקושר ללקוח ונבחר כנמען. כדי לשלוח בלי נמען, בחרו ללא איש קשר.
דף בנק לחודש יולי
- לקוח
- סטודיו נוגה
- הוראות
- נא להעלות את דף הבנק המלא של יולי.
מציינים מסמך ותקופה. עד השליחה אפשר לחזור ולשנות.
מוכנים לשיתוף
- הפעולה הבאה
- להדביק את הקישור בהודעה
- נמען
- איש הקשר המתאים של הלקוח
העתקת הקישור אינה שליחה. בודקים את הנמען לפני השיתוף.
קובץ הגיע
- בדיקה
- לפתוח את המסמך
- החלטה
- לאשר או לבקש החלפה
קובץ שהתקבל עדיין דורש בדיקה לפני שהדרישה הושלמה.
מסבירים ללקוח מה לענות ומה לצרף
קישור לחלק: מסבירים ללקוח מה לענות ומה לצרףלכל שאלה ולכל מסמך אפשר להוסיף הסבר ללקוח קצר וקישור להסבר מלא, לדף באתר שלכם או בכל אתר אחר. הלקוח רואה את ההסבר רק כשהוא לוחץ על סימן המידע ליד השאלה, כך שהטופס נשאר נקי.
כששאלה מבקשת קובץ, הקובץ משתמש כברירת מחדל באותו הסבר כמו השאלה. כדי לתאר את הקובץ עצמו, למשל איזה טופס ואיפה מוצאים אותו, כבו את אותו הסבר כמו לשאלה בשלב מסמכים וכתבו הסבר נפרד. ב־WhatsApp ההסבר והקישור נשלחים מתחת לשאלה.
שולחים
קישור לחלק: שולחיםבשלב שליחה לבקשה ללקוח אחד:
- העתקת קישור מעתיקה קישור מאובטח לטופס, כדי להדביק אותו בהודעה שלכם. העתקת קישור לבדה אינה שולחת אותו, אבל התזכורות האוטומטיות יוצאות גם במקרה הזה.
- שליחה ב-WhatsApp או שליחה במייל פותחות את מסך שליחה ללקוח עם הקישור: בוחרים איש קשר, בודקים את התצוגה המקדימה ושולחים.
- מילוי בצ׳אט WhatsApp מופיע בשאלון כשללקוח יש שיחת WhatsApp מתאימה. הלקוח עונה בצ׳אט, שאלה אחרי שאלה.
- סיום יוצר את הבקשה אם עוד לא נוצרה, ופותח את דף הבקשה. אפשר לשלוח את הקישור משם גם אחר כך.
השאלון נחשב לנשלח רק כשהקישור יצא ללקוח: כשההודעה ב-WhatsApp או במייל נשלחה בפועל, או כשהעתקתם את הקישור (ואז כתוב הקישור הועתק והתאריך). פתיחת מסך השליחה וסגירתו בלי לשלוח לא משנות דבר, והשאלון ממשיך להציג ממתין לך ולשלוח את השאלון ללקוח.
הפעולה הראשונה יוצרת את הבקשה, והפעולות הבאות משתמשות באותו קישור. מרגע זה השלבים הקודמים נעולים: הלקוח אולי כבר קיבל את הקישור.
לכמה לקוחות, יצירת בקשה והעתקת קישור יוצרת בקשה לכל לקוח ומעתיקה את כל הקישורים. לקול קורא פתוח היא יוצרת קישור פתוח אחד ומעתיקה אותו.
בקשות קבצים בלבד משתמשות בקישור לטופס מאובטח.
אחרי השליחה
קישור לחלק: אחרי השליחהפתחו את הבקשה ובדקו מצב והתקדמות. כדי לשנות את השאלות, לחצו בדף הבקשה על עריכת השאלון. הקישור שהלקוח כבר קיבל מציג את השאלות המעודכנות, ותשובות שהתחיל למלא נשמרות. עריכה מאוחרת של התבנית אינה משנה בקשה שכבר נשלחה.
מרגע השליחה המערכת מזכירה ללקוח להשלים, עד שהוא שולח את הטופס. ראו תזכורות אוטומטיות ללקוח.
אחרי שהלקוח ענה, השאלון כולו לא נשלח שוב: בקשת השלמה מבקשת ממנו רק את מה שתבחרו, עכשיו או ביום שתבחרו. ראו מבקשים מהלקוח את מה שחסר.
ממשיכים: בודקים מה חזר מהלקוח.