מעצבים ועורכים דוח להדפסה

עיצוב ועריכת דוח פותח את הדוח בעורך שבו משנים איך הוא נראה לפני שמדפיסים אותו או שומרים אותו כ-PDF: לוגו, כותרות, עמודות, גופנים, צבעים, כותרת עליונה ותחתונה והערות. הסכומים והחישובים מגיעים מהדוח עצמו ואי אפשר לשנות אותם בעורך. משתנה רק המראה.

איפה נמצא הכפתור

עיצוב ועריכת דוח מופיע ליד אפשרויות הייצוא של כל דוח שאפשר להדפיס:

• דוחות הלקוח: הכנסות, הוצאות, מע״מ, מקדמות ורווח והפסד. פתחו הורדת דוח ובחרו עיצוב ועריכת דוח. כשדוח ההתאמה למס מוצג ברווח והפסד, בוחרים אם לעצב את הדוח כולל ההתאמה למס או את רווח והפסד בלבד. ראו קוראים ומייצאים דוחות כספיים.
• השוואת הון: בתפריט ייצוא בראש ההשוואה. ראו מבצעים השוואת הון.
• גיליונות העבודה בתיק הדוח השנתי: דוח 6111, הכנסה מעסק, תיאום הוצאות, ניירות ערך, הכנסות מחו״ל, הכנסה משכירות, הפסדים מועברים (1344), פחת (1342, גם ברשימת רכוש קבוע ופחת) ובקשה להחזר מס. הכפתור נמצא ליד כפתור ההדפסה של הגיליון. ראו תיק דוח שנתי.

גם ה-PDF הרגיל של הדוח, בלי לפתוח את העורך, מודפס בעיצוב שהעורך נפתח איתו: העיצוב השמור של הדוח, ואם אין, תבנית ברירת המחדל שלכם או של המשרד, ואם אין, שפת העיצוב של המשרד. ראו תבניות ושפת העיצוב של המשרד. ייצוא ה-Excel לא תלוי בעיצוב.

העורך

העורך נפתח על כל המסך. באמצע מוצג הדוח על דף, כמו שיודפס. בראש המסך:

• ביטול וביצוע מחדש. אפשר גם Ctrl+Z (או Cmd+Z במק), ו-Ctrl+Y או Ctrl+Shift+Z לביצוע מחדש.
• הקטנה, הגדלה והתאמה למסך.
• תצוגה מקדימה מסתירה את סימוני העריכה ומציגה את הדוח בדיוק כפי שיודפס. חזרה לעריכה מחזיר לעריכה.
• הוספת רכיב מוסיף לדף כותרת, טקסט, תמונה ועוד. ראו מוסיפים רכיבים.
• התאמה לעמוד אחד מעבירה את ניצול הדף לעמוד אחד. לחיצה נוספת מחזירה לרגיל.
• שחזור מציע חזרה לעיצוב השמור האחרון, חזרה לתבנית שממנה התחלתם, או חזרה לשפת העיצוב של המשרד.
• שמירה כתבנית, שמירה, הדפסה וייצוא ל-PDF.

בצד המסך בוחרים בין עריכה מהירה לעריכה מתקדמת.

עריכה מהירה

העורך נפתח בעריכה המהירה, שמרכזת את מה שמשנים הכי הרבה:

• תבנית: בחירת תבנית או אחת משפות העיצוב (SmartBill, קלאסי, מודרני, מינימליסטי) מחליפה את העיצוב הנוכחי. ביטול מחזיר אותו. בחיפוש תבנית מקלידים חלק מהשם כדי למצוא תבנית.
• כותרת הדוח.
• לוגו: גודל הלוגו, או הוספת לוגו המשרד והעלאת לוגו כשעוד אין לוגו. עוד אפשרויות ללוגו פותח את כל ההגדרות שלו.
• עמודות: הצגה והסתרה של כל עמודה ושינוי הסדר שלהן. בדוחות שיש בהם אחוזים מופיע גם הצגת אחוזים.
• עמוד: ניצול הדף. ראו ניצול הדף וכיוון הדף.
• הוספת הערה: תיבה מודגשת להערה, הסבר או הסתייגות בתחתית הדוח.
• ייצוא ל-PDF.

עריכה מתקדמת

העריכה המתקדמת מחולקת לשבע קטגוריות:

• עיצוב כללי: גופן, גודל טקסט, צבע הטקסט, צבע הדגשה וצבע טקסט משני.
• לוגו ומיתוג: הלוגו ותמונות נוספות, הגודל שלהן, מיקום (בכותרת העמוד, בכותרת התחתונה או חופשי בעמוד), והצגה בכל העמודים או בעמוד הראשון בלבד. תמונה בכותרת העליונה או התחתונה מיושרת לימין, למרכז, לשמאל או לכל הרוחב.
• כותרות וטקסטים: הכותרת, כותרת המשנה, שורת התקופה ופרטי הלקוח. בחלקי הדוח משנים את סדר החלקים, מסתירים חלקים ומוסיפים טקסטים ביניהם.
• טבלאות ועמודות: עיצוב הטבלאות ולכל עמודה סדר, הצגה, כותרת ורוחב יחסי. ראו עיצוב טבלאות.
• כותרת עליונה ותחתונה: טקסט, רקע, קו מפריד, גובה מינימלי ומרווח פנימי. הוספת תמונת באנר מעלה תמונה שנפרסת לרוחב כל הכותרת. בכותרת התחתונה יש גם מספרי עמודים ושורת הפקה (תאריך ו-SmartBill).
• הגדרות עמוד: כיוון הדף, ניצול הדף, גודל הטקסט הקטן ביותר ושוליים.
• תבניות שמורות: בחירת תבנית, עדכון התבנית שממנה התחלתם, וקביעתה כברירת המחדל שלכם או של המשרד לדוח הזה.

מוסיפים רכיבים

לחצו הוספת רכיב בראש המסך ובחרו:

• כותרת, טקסט, תמונה או לוגו המשרד.
• קו מפריד בין חלקי הדוח, או אזור רקע צבעוני שממוקם חופשי בעמוד ונמצא מאחורי הדוח, כרקע.
• תאריך הפקה ומספר עמוד.
• פרטי המשרד ופרטי הלקוח: טקסט עם שדות שמתמלאים לבד.
• חתימה: שורת חתימה עם שם מפיק הדוח, או תמונת חתימה שמעלים.
• טבלת דוח מוסתרת: מחזירה לדוח טבלה שהסתרתם. האפשרות זמינה רק כשיש טבלה מוסתרת.

הרכיב החדש נבחר מיד וההגדרות שלו נפתחות בצד. בקו או באזור צבעוני משנים צורה, מיקום, צבעים ועובי.

עורכים ישירות על הדף

• לחצו על כל חלק בדף, למשל הכותרת, פרטי הלקוח, עמודה, הכותרת התחתונה, תמונה, טקסט או צורה, וההגדרות שלו נפתחות בצד. חזרה מחזיר לרשימה.
• גררו תמונה, טקסט או צורה שממוקמים חופשי כדי להזיז אותם, ואת הפינה שלהם כדי לשנות גודל או רוחב.
• גררו את הלוגו מהכותרת כדי לשחרר אותו למקום חופשי בעמוד.
• לחצו על כותרת עמודה כדי לשנות את שמה, וגררו את הגבול בין שתי כותרות עמודה כדי לשנות רוחב.
• מקש Delete מוחק תמונה, טקסט או צורה שבחרתם. Esc מבטל את הבחירה.

משנים או מסתירים כותרות בדוח

אפשר ללחוץ על כל כותרת של הדוח: כותרת של חלק, כותרת קבוצה בתוך טבלה או כותרת של כרטיס סיכום. בנוסח הכותרת מקלידים שם חדש, כיבוי הצגה בדוח מסתיר את הכותרת, וחזרה לנוסח המקורי מחזיר את השם של הדוח.

עיצוב טבלאות

בטבלאות ועמודות, תחת עיצוב טבלאות:

• סגנון: חשבונאית קלאסית, מודרנית, כותרות מודגשות, קווים, רשת, פסים או נקי.
• גודל טקסט, מרווח שורות, רקע הכותרות וטקסט הכותרות.
• רקע הטבלה, צבע הפסים, צבע הקווים ועובי קווים.
• הדגשת שורות סיכום וסה“כ: שורות מודגשות עם קו מעליהן, כמו בדוחות כספיים. אפשר לבחור רקע שורות הסיכום, רקע שורות סה”כ ורווח נקי וטקסט שורות סה“כ ורווח נקי.
• צבע הפסד והצגת כותרות קבוצה.

לחצו על עמודה בדף כדי לעצב אותה: יישור, גופן והדגשה. בעמודה של מספרים מופיע גם עיצוב מספרים:

• ספרות אחרי הנקודה ומפריד אלפים.
• הצגת ₪ בעמודה של סכומים.
• מספרים שליליים כ-100- או כ-(100), ומספרים שליליים בצבע ההפסד.
• חזרה לעיצוב של הדוח מבטל את השינויים במספרים. עד שמשנים משהו, סכומים בשקלים מודפסים בלי ₪, ועם אגורות לפי אגורות בטבלה. שאר המספרים מודפסים כפי שהדוח מעצב אותם.

באגורות בטבלה (בהגדרות הטבלה, ליד רשימת העמודות) בוחרים לכל טבלה: אוטומטי מציג אגורות רק כשיש בטבלה סכום עם אגורות, עיגול לשקלים מעגל את כל הסכומים, והצגת אגורות מציג תמיד שתי ספרות. עמודה שעיצבתם בה את המספרים בעצמכם שומרת על העיצוב שלה.

ניצול הדף וכיוון הדף

בהגדרות עמוד (וגם בעמוד בעריכה המהירה) בוחרים ניצול הדף:

• רגיל: העיצוב נשאר כמו שהוא, על כמה עמודים שצריך.
• חסכוני: שוליים ומרווחים צפופים יותר, כך שיוצאים פחות עמודים.
• עמוד אחד: מקטין את הדוח כך שיודפס בעמוד אחד, אבל אף פעם לא מתחת לגודל הטקסט הקטן ביותר. אם הדוח לא נכנס בעמוד אחד בגודל קריא, הוא נשאר על כמה עמודים ומופיעה הודעה.

בכיוון הדף בוחרים לפי הדוח, לאורך או לרוחב. בלפי הדוח הדף עובר לרוחב בעצמו כשטבלה לא נכנסת בו לאורך.

כשטבלה רחבה מדי לדף, הטקסט שלה קטן עד גודל הטקסט הקטן ביותר, ועמודת השמות שומרת על רוחב קריא. ברווח והפסד לפי חודשים עם אחוזים, כשהאחוזים לא נכנסים לצד הסכומים, כל אחוז מודפס מתחת לסכום שלו, כמו במסך.

שדות שמתמלאים לבד

ליד הכותרות, הטקסטים והכותרת העליונה והתחתונה יש כפתור {} (הוספת שדה שמתמלא לבד). הוא מוסיף שדה שמתמלא בכל דוח בערך הנכון: שם הלקוח, מספר עוסק / ח“פ של הלקוח, כותרת הדוח, שנת הדוח, תקופת הדוח, תאריך הפקה, שם המשרד, שם מפיק הדוח, מספר עוסק של המשרד, כתובת המשרד, טלפון המשרד, דוא”ל המשרד ואתר המשרד. כך תבנית אחת מתאימה לכל הלקוחות.

הכתובת, הטלפון, הדוא“ל והאתר של המשרד נלקחים מהגדרות המשרד > כללי > פרופיל המשרד. שדה שאין לו ערך נשאר ריק בדוח: מלאו אותו שם, או כתבו את הפרט ישירות בטקסט.

לוגו ותמונות

הוספת לוגו המשרד משתמשת בלוגו המשרד מהגדרות ← כללי. ראו לוגו המשרד. אם למשרד עוד אין לוגו, אפשר להעלות לוגו או תמונה ישירות בעורך: PNG, JPG, SVG, WebP או GIF, עד 900KB. לוגו בקובץ SVG הופך בהעלאה לתמונה חדה שמודפסת היטב גם ברוחב הדף.

הודעות בעורך

העורך מתריע כשמשהו לא ייצא טוב בהדפסה:

• טבלה רחבה מדי לדף: הסתירו עמודות או הפכו את הדף לרוחב.
• שורות או טקסטים גבוהים מעמוד שלם נחתכים: קצרו אותם או הקטינו את הטקסט.
• הכותרת העליונה, התחתונה והשוליים לא משאירים מקום לדוח: הקטינו אותם.
• תמונה או טקסט חופשיים מסתירים חלק מהדוח: גררו אותם למקום פנוי או העבירו אותם לכותרת העמוד.
• הדוח לא נכנס בעמוד אחד או הוקטן מאוד ועלול להיות קשה לקריאה: הסתירו עמודות או חלקים, או בחרו רגיל או חסכוני בניצול הדף.

הדפסה ו-PDF

1. בדקו את הדוח בתצוגה מקדימה. מה שרואים בה הוא בדיוק מה שיודפס.
2. לחצו ייצוא ל-PDF. נפתח חלון ההדפסה של הדפדפן.
3. בחרו שמירה כ-PDF במקום מדפסת ושמרו. כדי להדפיס על נייר, לחצו הדפסה ובחרו מדפסת.

הדף הוא A4. שורה לא מתפצלת בין עמודים, טבלה שממשיכה לעמוד הבא חוזרת על כותרות העמודות, ומספרי העמודים מופיעים בכותרת התחתונה.

בדקו את שם הלקוח, התקופה והסכומים בקובץ לפני ששולחים אותו.

שמירה וטיוטה

• שינויים שלא נשמרו נשמרים לבד כטיוטה, רק אצלכם. כשתפתחו שוב את העורך לאותו דוח, הם יחזרו עם הודעה שמציינת מתי נעשו. ביטול השינויים מוותר עליהם וחוזר לעיצוב השמור.
• שמירה שומרת את העיצוב של הדוח הזה: אותו לקוח ואותה תקופה (או שנת מס). כל מי שפותח את הדוח הזה בעורך מקבל את העיצוב השמור.
• עיצוב ששמרתם לא משתנה כשמשנים או מוחקים אחר כך את התבנית שממנה התחלתם.
• עובד עם הרשאת צפייה בלקוח יכול לעצב ולייצא את הדוח, אבל לא לשמור את העיצוב שלו.

תבניות

תבנית שומרת עיצוב כדי שלא תצטרכו לעצב כל דוח מאפס.

• תבניות המשרד משותפות לכל עובדי המשרד. התבניות שלי גלויות רק לכם.
• תבנית חלה על דוח מסוים או על כל הדוחות. בתבנית לכל הדוחות עוברים הלוגו, הגופנים, הצבעים והכותרת העליונה והתחתונה, והעמודות נשארות של כל דוח.
• לכל סוג דוח יכולות להיות ברירת מחדל של המשרד וברירת מחדל אישית. העורך נפתח עם העיצוב השמור של הדוח. אם אין כזה, הוא נפתח עם ברירת המחדל שלכם, ואם אין, עם ברירת המחדל של המשרד, ואם גם היא לא קיימת, עם שפת העיצוב של המשרד. ברירת מחדל לסוג הדוח קודמת לברירת מחדל לכל הדוחות.

שומרים תבנית מתוך דוח

1. בעורך לחצו שמירה כתבנית.
2. כתבו שם התבנית. מי שמורשה לשנות תבניות משרד בוחר גם למי: תבניות המשרד או התבניות שלי.
3. בחלה על בחרו את הדוח הזה או כל הדוחות.
4. שימוש בה כברירת מחדל מסומן מראש, כך שהעורך ייפתח איתה בפעם הבאה (לכל המשרד בתבנית משרד, ורק לכם בתבנית אישית). לחצו שמירת התבנית.

כדי לבחור עמודות לדוח מסוים, עצבו אותו מתוך הדוח עצמו ושמרו כתבנית משם.

שפת העיצוב של המשרד

בהגדרות ← תבניות דוחות, בשפת העיצוב של המשרד, בוחרים את המראה שכל דוח מתחיל ממנו כשאין לו עיצוב שמור או תבנית ברירת מחדל, גם ב-PDF הרגיל:

• SmartBill: הדגשה בכחול כהה, מסגרת מוצללת לפרטי הלקוח וסיכומים ברורים.
• קלאסי: גופן עם תגים, כותרת ממורכזת וטבלאות עם קווים בלי מילוי, כמו דוח כספי מסורתי.
• מודרני: כותרות טבלה בטורקיז כהה ופס טורקיז בתחתית העמוד. הלוגו נשאר על רקע לבן, כך שגם לוגו כהה נראה היטב.
• מינימליסטי: בלי מילויים ומסגרות, קווים דקים והרבה אוויר.

כל שפה מוצגת על דוח לדוגמה. לחיצה על שפה בוחרת אותה מיד לכל המשרד. דוחות ששמרתם להם עיצוב ותבניות קיימות לא משתנים. מי שמורשה לשנות תבניות משרד בוחר את השפה.

מנהלים תבניות בהגדרות

פתחו הגדרות ← תבניות דוחות. הדף מציג את תבניות המשרד ואת התבניות שלי.

1. לחצו תבנית חדשה, תנו לתבנית שם, ובחרו אילו דוחות: כל הדוחות או דוחות נבחרים. מי שמורשה לשנות תבניות משרד בוחר גם אם זו תבנית משרד או אישית.
2. יצירה ועיצוב פותח את העורך על דוח לדוגמה עם נתונים מומצאים. עצבו ולחצו שמירת התבנית.
3. בכל תבנית, עריכת העיצוב פותח אותה שוב בעורך. בפעולות נוספות נמצאים שם ודוחות, העתקה לתבניות שלי, העתקה לתבניות המשרד, קביעת ברירת מחדל לכל דוח שהתבנית חלה עליו (או הפסקת ברירת המחדל), ומחיקת התבנית.

מחיקת תבנית לא משנה דוחות שכבר עוצבו איתה. היא פשוט לא מוצעת יותר ולא משמשת כברירת מחדל.

מי יכול לשנות תבניות משרד

כברירת מחדל, רק בעלים ומנהלים יוצרים, עורכים ומוחקים תבניות משרד. בעלים ומנהלים יכולים לשנות זאת בדף תבניות דוחות, במי יכול לשנות תבניות משרד: בעלים ומנהלים או כל עובדי המשרד. כולם תמיד יכולים להשתמש בתבניות המשרד ולשמור תבניות משלהם.

כשמשהו לא עובד

• שמירה לא זמינה: יש לכם הרשאת צפייה בלבד בלקוח. אפשר להמשיך לעצב ולייצא, או לבקש מבעל המשרד הרשאה רחבה יותר.
• עריכת העיצוב של תבנית משרד לא זמינה, עם ההודעה רק מנהלי המשרד יכולים לשנות תבניות משרד: השתמשו בתבנית כמו שהיא, או לחצו העתקה לתבניות שלי ועצבו את העותק.
• התמונה לא עולה: השתמשו בקובץ PNG, JPG, SVG, WebP או GIF שקטן מ-900KB.
• לא הצלחנו לפתוח את חלון ההדפסה: נסו שוב. אם זה חוזר, רעננו את הדף. השינויים שלא נשמרו מחכים לכם כטיוטה.