מגדירים הודעות במשרד

הגדרת הודעות במשרד מיועדת לבעל המשרד או למנהל. המסך הגדרות ← הודעות מחולק ללשוניות: אימייל, WhatsApp, SMS, חלוקת שיחות, צוות, תזכורות ללקוחות והסרות. חיבור ספק SMS עדיין לא זמין. בלשונית SMS אפשר ליצור שולח לדוגמה לתרגול, וההודעות ממנו לא נשלחות באמת. ליד מונחים טכניים יש סימן שאלה שמסביר אותם.

כתובת השליחה של המשרד באימייל

לכל משרד יש תיבת SmartBill מוכנה, למשל cohen-cpa@office.smartbill.co.il, בלי שום הגדרה. המיילים יוצאים בשם המשרד, ותשובות הלקוחות נכנסות למסך ההודעות.

1. בלשונית אימייל, בכתובות שליחה, לחצו על סמל העריכה ליד תיבת SmartBill.
2. שנו את שם השולח (בדרך כלל שם המשרד) או את הכתובת. כך יופיע אצל הלקוח מראה את התוצאה.
3. לחצו שמור. אם הכתובת תפוסה, בחרו שם אחר.

אם התיבה הוסרה, לחצו הפעלת התיבה כדי להחזיר אותה.

שולחים מהדומיין של המשרד (לא חובה)

כדי שהמיילים ייצאו מהכתובת של המשרד, למשל office@cohen-cpa.co.il, צריך חשבון ב-Resend (שירות לשליחת מיילים) שבו הדומיין של המשרד מאומת.

1. לחצו שליחה מהדומיין שלכם.
2. מלאו שם השולח, כתובת השולח ומפתח API של Resend. סימן השאלה ליד המפתח מסביר איפה יוצרים אותו.
3. לחצו בדיקה ושמירה. המערכת בודקת את המפתח מול Resend. אם הדומיין חסר או לא מאומת, תופיע הודעה שמסבירה מה לתקן.
4. כדי לראות אם מייל נמסר או חזר, לחצו הגדרה ליד תשובות ועדכוני מסירה ועקבו אחרי השלבים. השלב הזה לא חובה.

מחברים מספר WhatsApp

כל משרד מחבר מספר WhatsApp Business משלו. צריך מישהו עם הרשאת ניהול בחשבון Meta Business של המשרד.

1. בלשונית WhatsApp, לחצו חיבור מספר.
2. מלאו את פרטי המספר מ-Meta, מהמסך WhatsApp Manager ואז API Setup. סימני השאלה ליד השדות מסבירים איפה מוצאים כל ערך.
3. לחצו המשך. בשלב 2 מוצגות כתובת ה-Callback ואסימון האימות. הדביקו אותם ב-Meta לפי השלבים במסך, ולחצו סיימתי ב-Meta.

אם לא השלמתם את שלב 2, המספר מסומן הודעות נכנסות עדיין לא מחוברות: אפשר לשלוח, אבל תשובות הלקוחות לא יגיעו. לחצו השלמת החיבור כדי לקבל פרטים חדשים ולהדביק אותם ב-Meta.

הסכמה להודעות WhatsApp

Meta מחייבת הסכמה לפני שהמשרד פותח שיחת WhatsApp. במקום לסמן הסכמה לכל איש קשר, בעל המשרד או מנהל מאשרים פעם אחת:

1. בלשונית WhatsApp מצאו את הסכמה להודעות WhatsApp.
2. ודאו שלקוחות המשרד אכן הסכימו לקבל הודעות שירות ב-WhatsApp, למשל במכתב ההתקשרות.
3. לחצו אני מאשר/ת. המסך יציג מי אישר ומתי. אפשר לבטל בביטול האישור.

אחרי האישור, תבניות שירות יכולות לפתוח שיחה עם אנשי קשר של לקוחות פעילים. תבניות שיווקיות ורשימות תפוצה נשלחות רק לאנשי קשר שהסכימו בעצמם, כלומר כתבו למשרד ב-WhatsApp או השיבו לתבנית. מי שמשיב “הסר” לא יקבל עוד הודעות.

יוצרים תבנית WhatsApp

1. בתבניות WhatsApp לחצו תבנית חדשה. העורך נפתח על כל המסך, עם התצוגה המקדימה בצד.
2. בבמה להתחיל? בחרו הודעה מוכנה, למשל בקשת מסמכים ומידע, בקשת השלמה, תזכורת להשלמה או דוח מוכן לעיון, או הודעה ריקה. הודעה מוכנה מגיעה עם השדות שמתמלאים לבד, עם דוגמאות ל-Meta ועם שם. הודעות של דוח שנתי, הצהרת הון ומסמך לחתימה מופיעות רק במשרד שיש לו אותם.
3. בשם התבנית תנו שם שהצוות יזהה. השם הטכני ש-Meta מקבלת נוצר לבד, ואפשר לשנות אותו בשינוי.
4. ערכו את גוף ההודעה. שדות מופיעים בהודעה כתגיות עם שם, למשל שם פרטי של איש הקשר:
   • הוספת שדה מכניס במקום הסמן שדה מהמערכת, שמתמלא לבד בכל שליחה.
   • ערך שכותבים בשליחה מכניס מקום שמי ששולח כותב בו, למשל סכום. תנו לו שם במה כותבים כאן?.
   • לחיצה על תגית משנה מה ממלא אותה, את הדוגמה שלה ל-Meta, או מסירה אותה מההודעה.
   • הכפתורים בסרגל מסמנים טקסט כמודגש, נטוי או עם קו חוצה, ומוסיפים אימוג׳י.
5. בסוג ושפה בחרו שירותי או שיווקי ואת שפת ההודעה. ההסבר מתחת מתאר מה מתאים לכל סוג.
6. בתוספות אפשר להוסיף שורת כותרת, שורת סיום וכפתורים (הוספת כפתור: תשובה מהירה, קישור, התקשרות או העתקת קוד). בהודעה שיווקית הוספת שורת הסרה כותב שורה עם דרך להסרה.
7. בצד, התצוגה המקדימה מראה את ההודעה עם הדוגמאות. שדות מראה במקומן מה ימלא כל מקום. ברשימת בדיקה לאישור מופיע מה ש-Meta בודקת: מה שמסומן באדום צריך לתקן לפני השליחה, ומה שמסומן בכתום עלול לגרום לדחייה.
8. לחצו שמור טיוטה, או שלח ל-Meta ואשרו.

Meta בודקת תבנית בדרך כלל תוך כמה דקות ועד 24 שעות. אחרי האישור אי אפשר לשנות את הנוסח.

מנהלים תבניות קיימות

• הרשימה מציגה את כל התבניות עם השם, הסטטוס והנוסח. בחרו תבנית כדי לראות בצד איך היא נראית עם דוגמאות ומה ממלא אותה בשליחה. אפשר לסנן לפי מאושרות, בתהליך או דורשות טיפול.
• בתבנית ש-Meta דחתה מופיע הסבר של הסיבה במילים פשוטות. לתקן ולשלוח שוב פותח אותה לעריכה.
• סנכרן מ-Meta מעדכן סטטוסים ותבניות שנוצרו ישירות ב-Meta.
• בתבנית מאושרת אי אפשר לשנות את הנוסח. מיפוי משתנים משנה את השם שלה במשרד ואת השדות שממלאים אותה, ונשמר בשמור מיפוי. כדי לשנות נוסח, בחרו שכפול לתבנית חדשה.
• מחיקה של תבנית שנשלחה ל-Meta יכולה להסיר אותה גם מ-Meta. אחרי מחיקה כזו אי אפשר להשתמש באותו שם במשך 30 יום.

מי מקבל שיחה חדשה

כשלקוח או שולח לא מוכר כותב למשרד, השיחה עוברת לעובד אחד שאחראי לענות. בלשונית חלוקת שיחות קובעים איך. כל שינוי נשמר מיד, ורק בעלים ומנהלים יכולים לשנות.

1. הודעה מלקוח עוברת לאחראי על הלקוח: כשמופעל, הודעה מלקוח מגיעה לאחראי עליו. כשהאחראי לא במשרד (לא החתים כניסה), מי שבמשרד מחליף אותו, והשיחה חוזרת לאחראי כשהוא מחתים כניסה. לקוח בלי אחראי מתחלק כמו כל שיחה אחרת.
2. בשולח שלא נמצא באנשי הקשר בחרו מה קורה עם מי שכותב ולא נמצא אצלכם: נשאר לא מוכר, הצעה ליצור ליד (בצד השיחה מופיע כפתור צור ליד), או נוצר ליד אוטומטית (כל שולח חדש הופך לאיש קשר ולליד בלוח הלידים, באחריות מי שקיבל את השיחה, גם כשזו הודעת זבל).
3. בכל שאר השיחות בחרו בתורנות בין העובדים, כדי שכל שיחה חדשה תעבור לעובד שהכי הרבה זמן לא קיבל שיחה, או נשארות במאגר המשותף, כדי שהשיחות יחכו בלי שיוך וכל עובד יוכל לקחת אותן.
4. במי בתורנות בחרו רק מי שהחתים כניסה או כל העובדים ברשימה. כשאף אחד לא החתים כניסה, השיחה מחכה במאגר ועוברת לראשון שמחתים כניסה.
5. בהעובדים שמקבלים שיחות השאירו את כל העובדים במשרד, או כבו ובחרו עובדים. עובדים ברשימה רואים גם שיחות נכנסות שאינן של לקוח, כמו שולחים לא מוכרים ולידים, גם כשהן משויכות למישהו אחר.
6. בלקוח נחשב ללא מענה אחרי בחרו כמה זמן לקוח יכול לחכות לתשובה, מרבע שעה ועד יום. אחרי הזמן הזה השיחה מסומנת באדום, מופיעה לבעלים ולמנהלים בללא מענה, והאחראי מקבל התראה.

בכל שיחה, בצד המסך, איך השיחה שויכה מסביר למי היא עברה ולמה: אם השולח מוכר, למי הגיע התור ומי לא החתים כניסה.

ערוץ כל המשרד

כל המשרד היא שיחת צוות שכל חברי המשרד נמצאים בה, גם מי שיצטרף בהמשך. היא נוצרת לבד בפעם הראשונה שמישהו פותח את לשונית צוות במסך ההודעות.

1. בלשונית צוות, בכרטיס ערוץ כל המשרד, שנו את שם הערוץ אם צריך.
2. במי יכול לפרסם בחרו כל חברי המשרד, או בעלים ומנהלים כדי להפוך אותו לערוץ הודעות: כולם קוראים ומגיבים באימוג׳י, ורק בעלים ומנהלים כותבים.
3. כדי להסתיר את הערוץ מכולם, כבו את הערוץ פעיל ואשרו. ההודעות נשמרות, ואפשר להפעיל אותו שוב מאותו מקום.
4. לחצו שמור שינויים.

אותן הגדרות פתוחות גם מתוך הערוץ עצמו: לחצו על ⋯ ובחרו ניהול הערוץ. רק בעלים ומנהלים יכולים לשנות אותן.

תזכורות ללקוחות

בלשונית תזכורות ללקוחות קובעים את ברירת המחדל לתזכורות האוטומטיות: המתג תזכורות אוטומטיות לבקשות חדשות, ותדירות (תזכורת ראשונה אחרי, ואז כל, עד). לחצו שמור. השינוי חל על בקשות שנשלחות מעכשיו. חזרה לברירת המחדל מחזירה יומיים, כל שלושה ימים, עד חמש תזכורות.

ב-WhatsApp, אחרי 24 שעות בלי הודעה מהלקוח אפשר לשלוח רק תבנית שמטא אישרה. לכל מספר WhatsApp מופיע אם יש לו תבנית תזכורת. אם אין, לחצו יצירת תבנית מומלצת: התבנית נשלחת לאישור של מטא, ובדרך כלל מאושרת תוך דקות. עד שהיא מאושרת, תזכורות מחוץ לחלון יוצאות במייל. כל תבנית שירות שכל המשתנים שלה ממולאים מהמערכת, ואחד מהם הוא הקישור, משמשת לתזכורות.

המייל נשלח לפי התבנית תזכורת אוטומטית בלשונית אימייל, ואפשר לערוך אותה שם. השדות על מה ההודעה ומה עוד חסר ללקוח ממולאים לבד בכל תזכורת.

מי שביקש לא לקבל הודעות

בלשונית הסרות מופיעים אנשים שהמשרד לא ישלח להם בערוץ שבו ביקשו. מי שעונה “הסר” נוסף אוטומטית. כדי להוסיף ידנית, הזינו טלפון או אימייל, בחרו ערוץ ולחצו הוספה. סמל הפח מחזיר את האפשרות לשלוח לו.

תבניות אימייל

בתבניות אימייל מופיעים האימיילים שהמשרד שולח ללקוחות. תבניות מובנות מגיעות מוכנות: קישור לפורטל, בקשת מסמכים ומידע, שיתוף דוח, תזכורת והודעה כללית. תבניות המשרד הן תבניות שיצרתם בעצמכם. בחרו תבנית כדי לראות בתצוגה המקדימה איך היא נראית עם נתוני דוגמה. רק מנהלי המשרד יכולים לערוך תבניות.

1. בחרו עריכה בתבנית קיימת, שכפול כדי להתחיל מעותק, או תבנית חדשה. העורך נפתח על כל המסך: משמאל התצוגה המקדימה, ובראש המסך הכפתורים לשמירה ולבדיקה.
2. תנו לתבנית שם ובחרו שימוש. תבנית של קישור לפורטל, בקשת מסמכים ומידע או שיתוף דוח חייבת לכלול את כפתור הקישור, כי היא נשלחת עם קישור אישי ללקוח.
3. כתבו את הנושא ואת תוכן האימייל כמו במעבד תמלילים. סמנו טקסט כדי להדגיש או להוסיף קישור, והקלידו / כדי להוסיף כותרת, רשימה, קו מפריד, כפתור או תמונה. בתפריט של / עוברים בין האפשרויות בחיצים ובוחרים ב-Enter. תמונה אפשר להוסיף גם בכפתור תמונה, בהדבקה או בגרירה: PNG, JPEG, GIF או WebP. תמונה גדולה מוקטנת אוטומטית; קובץ GIF צריך להיות עד 900KB.
4. כדי להכניס פרט שמשתנה אצל כל לקוח, לחצו הוספת שדה ובחרו, למשל, שם פרטי של איש הקשר או שם הלקוח. השדה מופיע כתגית ומתמלא בשליחה. בתפריט יש גם קבוצות מהדוח השנתי, מהצהרת ההון ומהמסמך לחתימה, למשל שנת המס, התאריך האחרון לדיווח או מי מטפל בתיק. שדות כאלה מתמלאים רק כששולחים מתוך התיק המתאים (למשל השאלון של דוח שנתי) וכשהערך מוגדר בו. בשליחה ממקום אחר תופיע אזהרה שחסר להם ערך. תבנית תזכורת אוטומטית לא יכולה להשתמש בהם.
5. בדקו את התצוגה המקדימה ואת הבדיקות שמתחתיה. שליחת בדיקה אליי שולחת את האימייל עם נתוני דוגמה לכתובת שלכם, כדי לראות אותו בתיבת דואר אמיתית. לסיום לחצו שמירת תבנית.

לוגו המשרד מופיע בראש כל אימייל שהמשרד שולח; בלי לוגו מופיע שם המשרד. מגדירים אותו בהגדרות ← כללי, וכפתור שינוי הלוגו בראש תבניות האימייל מוביל לשם. ראו לוגו המשרד.

עריכה של תבנית מובנית שומרת גרסה של המשרד, שמסומנת נערכה. החזרה למקור מוחקת את השינויים ומחזירה את הנוסח המקורי. מחיקה של תבנית משרד לא משנה אימיילים שכבר נשלחו.

שולחים אימייל ללקוח

אימייל נשלח מתיבת דואר מחוברת של המשרד. אפשר לשלוח מתוך שיחת אימייל (שלח תבנית דוא״ל), ומהמסכים ששולחים קישור ללקוח, כמו שליחת הצהרת הון או בקשת מסמכים.

1. בדקו את אל ואת שליחה מ, ובחרו תבנית. התבניות שמתאימות למסך מופיעות ראשונות.
2. ערכו את הנושא ואת התוכן לפי הצורך. השינויים חלים רק על האימייל הזה, והתבנית לא משתנה. התגיות מציגות את הערכים של הנמען.
3. בדקו בכך הלקוח יקבל את האימייל את האימייל המלא, גם בתצוגת נייד.
4. אם מופיעה אזהרה, למשל שחסר ערך עבור שדה, תקנו אותה. שליחה זמינה רק כשהכול מוכן והתצוגה המקדימה מציגה את הגרסה האחרונה.
5. כדי לראות את האימייל כפי שהלקוח יראה אותו, לחצו שליחת בדיקה אליי. הבדיקה נשלחת רק אליכם, עם הערכים של הנמען.

מנהלים יכולים לבחור שמירה כתבנית כדי לשמור אימייל שכתבו כתבנית חדשה.

שולחים ללקוח ב-WhatsApp ובאימייל

במסכים ששולחים ללקוח קישור, כמו חתימה על הצהרת הון או בקשת מסמכים, שליחה ללקוח פותח מסך אחד לכל הערוצים:

1. בחרו איש קשר. תחת איך לשלוח מופיעים WhatsApp ואימייל, עם המספר או הכתובת. ערוץ שאין לו ערוץ מחובר מסומן ולא ניתן לבחירה.
   • ללקוח בלי אנשי קשר נפתח מיד טופס איש קשר חדש, עם הטלפון והאימייל של הלקוח אם הם שמורים. איש הקשר נשמר בכרטיס הלקוח ונבחר לשליחה. אפשר להוסיף איש קשר חדש גם מתוך החיפוש.
   • לאיש קשר בלי טלפון או אימייל מופיע הוספת טלפון או הוספת אימייל בתוך הערוץ. הפרט נשמר בכרטיס איש הקשר, גם לשליחות הבאות, והערוץ מסומן.
2. הערוץ שבו איש הקשר מקבל הודעות בדרך כלל מסומן מראש. סמנו את שני הערוצים כדי לשלוח בבת אחת.
3. ב-WhatsApp, כשהשיחה פתוחה, כותבים הודעה חופשית (הנוסח מוכן עם הקישור). הוספת שדה מעל ההודעה מכניס ערך, למשל שנת המס, במקום הסמן. כשחלון 24 השעות סגור, שולחים תבנית מאושרת. התבנית שמתמלאת כולה לבד נבחרת מראש (כששולחים קישור, רק תבנית שכוללת אותו), ואפשר לבחור אחרת. השדות מתמלאים מהמערכת: איש הקשר, המשרד, הקישור, על מה ההודעה (למשל הדוח השנתי 2025) ומה עוד חסר ללקוח. שדה שאין לו כאן ערך מסומן, ואותו ממלאים ביד. התבנית עצמה מופיעה בתצוגה המקדימה.
4. באימייל בוחרים תבנית ועורכים אותה כמו בשליחת אימייל רגילה. כששולחים מתוך תיק, למשל שאלון של דוח שנתי, בהוספת שדה מופיעים גם הפרטים שלו: שנת המס, טופס הדוח, התאריך האחרון לדיווח, תאריך היעד של המשרד והמטפל/ת. בהצהרת הון: השנה, התאריך שההצהרה נכונה אליו, המועד האחרון להגשה והמטפל/ת. במסמך לחתימה: שם המסמך. מופיעים רק פרטים שמוגדרים בתיק.
5. בודקים את התצוגה המקדימה של כל ערוץ ולוחצים שליחה. אם ערוץ אחד נכשל, רק הוא נשאר מסומן כדי לנסות שוב.

עובד לא יכול לנהל ערוץ

ניהול ערוצים דורש הרשאות מתאימות. בקשו מבעל המשרד לבדוק את התפקיד שלו.

לשיחות יומיומיות עברו למדריך ההודעות.