ייבוא נתונים מתוכנה קודמת

פתחו ייבוא נתונים מתפריט הלקוח, בקבוצה חיבורים (הדף זמין גם לפני השלמת ההגדרות הפיננסיות), מההגדרות הפיננסיות או מאינדקס החשבונות. קובץ אחד יכול להכיל מבנה, יתרות, פקודות ומסמכים, ולכן הייבוא אינו חלק מתפריט הנהלת החשבונות. לייבוא של כמה תיקים בבת אחת פתחו ייבוא נתונים באזור תפעול. בעלים, מנהלי המשרד או בעלי הרשאת בקר בספרי הלקוח יכולים לייבא מבנה ולנהל את השיוכים; ייבוא פקודות יומן דורש הרשאת ייבוא, ורישומן דורש הרשאת רישום.

אינדקסים גדולים מעובדים בקבוצות קטנות; מספר כרטיסי הלקוחות או הספקים אינו מוגבל ל־500. אפשר לגרור אינדקס של 10,000 כרטיסים בלי לפצל את הקובץ ידנית. בייבוא המשרדי הקבוצות רצות לאחר בדיקת ההסבה. בבדיקה מתוך תיק לקוח מוצג האינדקס המלא בטבלה אחת עם גלילה. החיפוש והמסננים חלים על הקובץ כולו. בדקו את הבחירות ואשרו פעם אחת; כל החלקים יעובדו אוטומטית עם חיווי התקדמות. השאירו את העמוד פתוח בזמן העיבוד. אם הוא נקטע, פתחו את הייבוא השמור מתוך ייבואים אחרונים לבדיקה ולהמשך; כרטיסים שכבר יובאו ישויכו מחדש. אם העלאת הקובץ הראשונית נקטעה, בחרו שוב את הקובץ המקורי. קובצי MOVEIN ריקים אינם חוסמים אינדקס HESHIN שמצורף אליהם.

בחירת נקודת ההתחלה

ספרים חדשים: בחרו ברירות מחדל או העתיקו מלקוח שהשלים הגדרות. לא נדרש ייבוא.
מעבר מתוכנה אחרת: ביצירת לקוח בחרו יצירת לקוח וייבוא מבנה, או פתחו ייבוא נתונים לפני השלמת ההגדרות הפיננסיות. האינדקס המיובא הופך למבנה הפתיחה עם המפתחות שלו. תבנית אופיס אינה מתווספת לאינדקס. בהמשך תוכלו לבחור כרטיסים לרישום אוטומטי, או לאשר יצירה של הכרטיסים החסרים בסקירה. השלימו הגדרות פיננסיות אחרי החלת האינדקס.
ספרים קיימים: הכרטיסים, קודי המיון, סוגי התנועה והסיווגים הנוכחיים נשמרים. כרטיסים ישנים משויכים לכרטיסים נוכחיים או נוספים במפורש.

גרירת קובץ הייצוא

עמוד ייבוא הנתונים של הלקוח עם אזור הגרירה ובחירת הקבצים. — צילום מהמערכת · סביבת הדגמהגררו את קובץ הייצוא אל העמוד או בחרו קבצים. אופיס מזהה את הפורמט בעצמו. כל הרשומות בצילום בדויות.

גררו את קובץ הייצוא מהתוכנה הקודמת אל העמוד, או לחצו בחירת קבצים. אופיס מזהה את הקובץ בעצמו:
- מבנה אחיד: קובץ ZIP הייצוא המלא שמכיל גם INI.TXT, או BKMVDATA.ZIP / BKMVDATA.TXT יחד עם INI.TXT המתאים לו. אפשר להעלות ולבדוק גם את קובץ הנתונים בלי INI. אם INI חסר או אינו מזהה שנה תקינה, בדקו את שנת הנהלת החשבונות בתוכנה המקורית ולחצו על אישור שנת הנהלת החשבונות לפני הייבוא. שנה מוצעת מגיעה מתאריכי התנועות ודורשת אישור; התאריכים עשויים להיות שונים משנת הנהלת החשבונות. השנה המאושרת נשמרת עם הייבוא לניסיונות חוזרים ומבדילה בין פקודות שמספריהן חוזרים בשנים שונות. שינוי השנה דורש אישור מחדש. קובץ אינדקס בלבד ללא פקודות אינו דורש אישור שנה. כל תוכנת הנהלת חשבונות רשומה בישראל מפיקה ייצוא במבנה אחיד.
- חשבשבת: HESHIN (עם PRM למבנה מותאם), MOVEIN.DAT או MOVEIN.DOC עם MOVEIN.PRM, או ZIP שמכיל אותם. אם ב־ZIP יש כמה קובצי תנועות, בחרו אחד.
- תוכנת שכר: קובץ MOVEIN.DAT של פקודת השכר שתוכנת שכר כמו מיכפל מייצאת לחשבשבת, בלי PRM. ראו ייבוא פקודת שכר.
- גיליון: גיליון אינדקס עם העמודות accountKey ו־name (אפשר גם role, sortCode, currency, taxRepCode6111), גיליון פקודות עם מזהה פקודה, מזהה שורה, תאריך, מפתח חשבון וחובה או זכות, או גיליון מסמכים עם תאריך, סכום וספק או לקוח (למשל דוח ההוצאות של Morning). עמודות שאופיס לא מזהה ניתן לשייך על המסך, ובמה יש בקובץ אפשר לקרוא את הגיליון כמסמכי הוצאות, כמסמכי הכנסות או כפקודות יומן.
- קובץ אופיס: קובץ מבנה מלא או קובץ פקודות ב־JSON שיוצא מאופיס.
קראו את זה מה שמצאנו בקובץ. המקור מזוהה מהקובץ כשאפשר: המבנה האחיד מציין את התוכנה ואת מספר העוסק. בחרו במקור קיים לייצוא נוסף של אותו תיק, או תנו שם למקור חדש. קבצים ללא זיהוי, כמו גיליונות, מציעים את המקור האחרון של הלקוח.
סמנו מה לייבא. אינדקס חשבונות מציג את מספר הכרטיסים וקודי המיון. יתרות פתיחה מציג כמה כרטיסים נושאים יתרה, את סכומי החובה והזכות ואם הם מאוזנים. פקודות יומן מציג את מספר הפקודות, השורות וטווח התאריכים. מסמכים מציג כמה מסמכי הכנסות והוצאות מכיל הייצוא במבנה אחיד או גיליון המסמכים.
בחרו מאיזה תאריך עובדים על התיק באופיס? עד התאריך הזה ייובאו יתרות פתיחה בלבד; מהתאריך הזה ייובאו הפקודות עצמן. ברירת המחדל היא תחילת התקופה בקובץ. הזזת התאריך קדימה מקפלת את הפקודות המוקדמות לתוך היתרות, כך ששום דבר לא נספר פעמיים.

מסך זה מה שמצאנו בקובץ עם סיכום האינדקס, היתרות, הפקודות והמסמכים ותאריך המעבר. — צילום מהמערכת · סביבת הדגמהאחרי הגרירה מופיע סיכום הקובץ. כאן תאריך המעבר הוא 1 ביולי 2025, ולכן פקודה אחת לפני התאריך נכנסת ליתרות. סטודיו נוגה הוא עסק בדוי.

כשנבחר מקור קיים, הפקודות נבדקות מול הספרים לפני כל תצוגה מקדימה: פקודות שכבר יובאו מהמקור הזה מוסרות ונספרות, ופקודות שתוכנן השתנה מאז שיובאו נשארות ומסומנות לבדיקה. המספר בשורת התאריך מציג כמה פקודות ייובאו בפועל. פקודה מזוהה רק לפי מזהה המקור שלה; פקודות שרק חולקות תאריך וסכומים הן הנהלת חשבונות רגילה ומיובאות כמו כל פקודה אחרת.

היתרות מגיעות מרשומות החשבונות של הייצוא במבנה אחיד (B110) או מגיליון מאזן בוחן עם מפתח חשבון, שם, ועמודת יתרה או עמודות יתרת חובה ויתרת זכות. מאזן בוחן נלקח לתאריך שנבחר. התאריך אינו יכול להיות מוקדם מתחילת הנתונים בקובץ.

כשכמה שורות באינדקס חולקות מפתח חשבון אחד, כפי שקורה בייצוא מהנהלת חשבונות חד־צידית שבה כל הלקוחות יושבים תחת כרטיס לקוחות אחד, הסיכום מציג את המפתחות האלה. ברירת המחדל, כרטיס אחד לכל מפתח, מביאה את השורות ככרטיס אחד בשם שתקלידו; שאר השורות נשארות בחוץ. כרטיסים נפרדים שומר כל שורה ונותן לשורות הנוספות מפתחות ממוספרים כמו 42000/2, שאפשר לשנות בבדיקה. הייבוא של כמה תיקים בבת אחת משתמש בכרטיס אחד לכל מפתח.

בפתיחת ספרים חדשים אשרו את שיטת הנהלת החשבונות ואת מטבע הבסיס בסיכום הקובץ לפני ההמשך. בספרים חדשים השאירו את אינדקס חשבונות מסומן; יתרות, פקודות יומן ומסמכים ממתינים להשלמת ההגדרה. אם הקובץ מכיל רק היסטוריה, השלימו תחילה את ההגדרות הפיננסיות ואז פתחו אותו מחדש. הדבר נדרש גם אם ייבוא קודם פתח את הספרים אך ההגדרות הפיננסיות עדיין לא הושלמו. בספרים קיימים המטבע נקבע לפי ספרי הלקוח. אם הקובץ מציין מטבע בסיס אחר, תופיע אזהרה לפני ההמשך. ייצוא במבנה אחיד יכול לכלול בכל תנועה גם סכומים במטבע הבסיס וגם סכומים במטבע חוץ. אופיס שומרת את שני הסכומים כפי שנרשמו ומציגה את סכום מטבע החוץ לצד סכום מטבע הבסיס בבדיקה ובהיסטוריית הכרטיס. קוד מטבע חוץ עם סכום אפס אינו חוסם תנועה רגילה במטבע הבסיס. סכום מטבע חוץ שאינו אפס חייב לכלול קוד מטבע; אופיס אינה ממציאה שערי המרה או צדדים נגדיים חסרים.

קובץ תנועות יכול להיות עד 256 MiB, בלי הגבלה על מספר השורות. הייבוא רץ ברקע בחלקים, כך שאפשר לסגור את הדף בזמן שהוא נמשך. חשבשבת רושמת ממשקי שכר, הפקדות צ’קים וממשקים דומים כתנועות חד־צדדיות, שהאיזון שלהן נאכף ברמת המנה ולא ברמת התנועה. מנה מאוזנת של תנועות כאלה מקובץ במבנה אחיד מיובאת כפקודת יומן אחת, פקודה לכל תאריך כשכל תאריך מאוזן בפני עצמו; אחרת הפקודה נושאת את התאריך המאוחר במנה וכל שורה מוקדמת יותר שומרת את התאריך שלה בתיאור. מנה ארוכה מ־500 שורות, כמו יום שלם של קבלות והפקדות כרטיסי אשראי, מתחלקת לכמה פקודות בנקודות שבהן היתרה המצטברת מתאפסת, כך שכל פקודה מאוזנת בפני עצמה. מנה שיש בה רצף של יותר מ־500 שורות בלי שהיתרה מתאפסת נשארת כתנועות חד־צדדיות לבדיקה. פקודות חד־צדדיות או לא מאוזנות אחרות עדיין דורשות בדיקה, גם כשנתוני המטבע שלהן מלאים. שורות מקור בסכום אפס נשמרות בפרטי הייבוא המקוריים בלי ליצור תנועות בספרים.

איך האינדקס משתלב בתיק

אין מדיניות לבחור. כל שורה באינדקס מטופלת באותו אופן, בין שספרי הלקוח ריקים ובין שהם כבר פעילים:

הגדרה שכבר שויכה מהמקור הזה בעבר נבחרת מראש לאותו יעד.
קוד מיון או סיווג הוצאה ששמו תואם בדיוק הגדרה נוכחית אחת (גם כשהשם נבדל רק בגרשיים או שמור הפוך בייצוא ישן) נבחר מראש אליה. סוג תנועה נבחר מראש רק כשמתכון הרישום שלו זהה בדיוק, שורה לשורה, לסוג תנועה נוכחי אחד.
כרטיס לקוח או ספק מותאם דרך הצד הנגדי שלו: מספר זיהוי ששייך בדיוק לצד נגדי נוכחי אחד מצרף אליו את הכרטיס, וכרטיס הצד הנגדי באותו תפקיד ומטבע נבחר מראש; כרטיס במטבע שאין לצד הנגדי כרטיס בו נוצר עליו. בלי מספר זיהוי מוצע צד נגדי חדש, וצד נגדי נוכחי עם אותו שם מוצג כהצעה לבחירתכם.
כל כרטיס אחר שחולק את המפתח או את השם עם כרטיס נוכחי ממתין להחלטתכם, וההצעה מוצגת ראשונה. כרטיס שאין דומה לו נוצר.
כרטיס שנוצר שומר את מפתח המקור שלו. כשהמפתח כבר בשימוש בתיק, או שאינו מפתח תקין, הבדיקה מציגה לפני האישור את המפתח שיתקבל במקומו, מתוך המספור של קוד המיון.

בדיקת השיוך

הבדיקה מציעה פתרונות לבעיות מקור מזוהות. כרטיסים שנראים כעותקים פגומים מציג כרטיסים תקינים תואמים ומספרי שורות בקובץ. הפעולה החרגת העותקים האלה מוצעת רק כאשר לעותק יתרות אפס, אין אליו הפניות מתנועות בייצוא שנבדק, וקיים כרטיס תקין תואם יחיד שנשאר בייבוא. פתחו הצגת ההתאמות ושורות המקור לבדיקת הראיות. שדות המקור נשמרים; ההחרגה היא בחירת בדיקה שתחול רק באישור הייבוא. בטיוטות ישנות יש לבחור שוב את הקובץ המקורי כדי לקבל את המידע הזה.

כששמות סיווגים כפולים, הבדיקה מציגה את כרטיסי המקור בעלי אותו שם ומציעה שמות נפרדים הכוללים את המפתחות שלהם. שימוש בשמות נפרדים שומר על סיווגים נפרדים ועל הגדרות הרישום שלהם. אם הם צריכים לשתף סיווג, בחרו בדיקה / בחירת שיוך כדי לבדוק את הפרטים ולשייך לסיווג קיים. שם זהה לבדו אינו גורם למיזוג הטיפול החשבונאי.

כל שורה מציגה את המפתח והשם הישנים, את סוג ההגדרה, פעולה ואת היעד באופיס. בקובץ חוזר, הגדרות שמעולם לא שויכו מסומנות בחדש, וחדשים מהקובץ הקודם מציג רק אותן; כל מה ששויך בעבר שומר את היעד השמור, עם אזהרה כשהמקור שינה את השם. הפעולות הן שיוך לקיים, הגדרה חדשה, לא לייבא וטרם הוחלט. שורה שטרם הוחלט בה מונעת את החלת המנה. דורשים החלטה מציג רק את השורות האלה, ואישור הצעות מקבל בבת אחת את כל ההתאמות החד־משמעיות. מסנני הסוג והפעולה מצמצמים את הטבלה עוד, למשל לכרטיסי חשבון שטרם הוחלט בהם; קביעה לשורות המוצגות נותנת אז לכל שורה בטבלה המסוננת את אותה פעולה בצעד אחד, למשל הגדרה חדשה לכולן. בחירת שיוך לקיים ממלאת כרטיס רק כשיש בדיוק כרטיס נוכחי אחד עם אותו מפתח או אותו שם; כל שורה אחרת נשארת פתוחה עד שתבחרו לה יעד. רשימת היעדים מתחילה בכרטיסים המסומנים מוצע: אותו מפתח, אותו שם, שם חופף ולבסוף אותו תפקיד. שם חופף או תפקיד משותף הם רמז בלבד, ולכן בדקו כרטיס כזה לפני שתבחרו בו. החיפוש מוצא שמות ומפתחות ישנים ונוכחיים.

בטבלת כרטיסי החשבון מוצגים גם חשבון ראשי (התפקיד החשבונאי) וקוד מיון, כולל ההגדרות שנבחרו לכרטיס חדש. בשורת הגדרה חדשה אפשר לשנות את ההגדרות ישירות ברשימות הבחירה בטבלה. אותן בחירות מופיעות גם בפרטי השורה, עם כותרות שדות שנשארות גלויות. ברשימת קוד המיון בחרו באפשרות של התוכנה הקודמת כדי לחזור לשיוך מהמקור. שורות שמשויכות לכרטיסים קיימים מציגות את ההגדרות הנוכחיות שלהם בלי לשנות אותן. מפתחות ארוכים מקוצרים בשלוש נקודות; רחפו מעל המפתח להצגתו המלאה או גררו את גבול העמודה כדי להרחיב אותה.

טבלת בדיקת השיוך עם מפתחות הייצוא ופעולת הגדרה חדשה לכל שורה. — צילום מהמערכת · סביבת הדגמהבייבוא ראשון לתיק חדש כל השורות הן הגדרה חדשה. מפתחות הדלק 620 ו־621 מופיעים כאן כמו בייצוא. סטודיו נוגה הוא עסק בדוי.

לדוגמה, שייכו את מפתחות הדלק הישנים 620 ו־621 לכרטיס הדלק הנוכחי 7310. שניהם יירשמו לכרטיס נוכחי אחד. שיוך שומר את הגדרות היעד; הגדרה חדשה מקבלת את פרטי המקור.

התלויות נבדקות: כרטיס חדש צריך את קוד המיון שלו, סוג תנועה חדש צריך את הכרטיסים שלו, וסיווג חדש צריך את סוג התנועה ואת משתני החשבון. הבעיה מופיעה לצד השורה המושפעת.

שמירת טיוטה שומרת את ההחלטות; הטיוטה מופיעה תחת ייבואים אחרונים וניתן לפתוח אותה מאוחר יותר. כשהכול מוכן בחרו בדיקת השפעה, עברו על הרשימה המלאה ואשרו. התוצאות מציגות כל שיוך שנשמר, הגדרה חדשה או החרגה. בפתיחת ספרים חדשים בחרו השלמת ההגדרות הפיננסיות בתוצאות. ההגדרה נפתחת בתוך עמוד הייבוא על האינדקס שיובא. בלשונית כרטיסים לרישום אוטומטי אפשר לבחור כרטיסים קיימים לרישום מע״מ, יתרות פתיחה והפרשים. אפשר גם לדלג על הבחירה, לעבור לסקירה, לבדוק את הכרטיסים שייווצרו ולבחור המשך ויצירת הכרטיסים החסרים. כרטיסים שכבר נבחרו נשמרים. כדי לבחור כרטיסים מהתוכנה הקודמת, בחרו חזרה לבחירת כרטיסים קיימים. השלימו את הדרישות הנותרות; הייבוא ימשיך ליתרות, לפקודות או למסמכים שנבחרו. השיוך נשמר במקור וישמש בייבואים הבאים ובייבוא מסמכים.

קבלת הייבוא עם רשימת הכרטיסים שנוצרו והכפתור המשך ליתרות הפתיחה. — צילום מהמערכת · סביבת הדגמהאחרי האישור מופיעה הקבלה. האינדקס במקומו והשיוך נשמר לייבואים הבאים מאותו מקור.

תיקון שמות בעברית הפוכה

בחלק מהייצואים הישנים העברית נשמרת הפוכה, לעיתים בקידוד DOS ישן; שני המקרים נקראים כראוי. שם הפוך שמתאים לכרטיס קיים משויך אליו ומתוקן מראש. לשאר השמות השתמשו בניסיון התיקונים המוצעים לשמות שנראים הפוכים, או בהיפוך כל השמות בעברית לקובץ שלם. שורה בודדת מתקנים מפרטי השורה. טקסט המקור והמפתחות נשמרים, ושמות היעדים הקיימים אינם משתנים.

לכרטיסי לקוחות וספקים באינדקס יש עמודת צד נגדי. היא מראה אם הכרטיס מצטרף לצד נגדי קיים או יוצר חדש; שנו אותה בשורה או בפרטי השורה, שם אפשר גם ליצור כרטיס על צד נגדי קיים. צד נגדי חדש נושא את מספר העוסק, הכתובת, הטלפון והדוא“ל שהמקור שומר. לצד נגדי יש כרטיס ראשי אחד לכל תפקיד ומטבע: כרטיס שנוצר במטבע שכבר יש לו כרטיס ראשי מתווסף ככרטיס משני, וכששתי שורות בקובץ מתחרות על אותו צד נגדי, תפקיד ומטבע, אתם מסמנים איזו מהן ראשית. ייצוא במבנה אחיד מציין את תפקיד הכרטיס דרך תיאור קוד מאזן הבוחן (למשל לקוחות או ספקים); כשהתיאור כללי, התפקיד נקרא משם הכרטיס עצמו (למשל מע”מ עסקאות או משכורות) ומסומן כהצעה. כרטיסים ללא תפקיד מזוהה נוצרים ככרטיסים כלליים עם אזהרה, וניתן לקבוע להם תפקיד בפרטי השורה.

ייבוא יתרות פתיחה

אחרי החלת האינדקס בחרו המשך ליתרות הפתיחה. הבדיקה מציגה כל יתרה עם כרטיס היעד שלה, את סכומי החובה והזכות ואת כרטיס יתרות הפתיחה שמקבל את שורת הנגד. כשספרי המקור מאוזנים, הכרטיס מתאפס; אחרת ההפרש נשאר בו ואזהרה מציינת זאת. ההגדרות הפיננסיות חייבות להיות מושלמות וללקוח חייב להיות כרטיס יתרות פתיחה.

בדיקת יתרות הפתיחה עם אזהרה להשלמת ההגדרות הפיננסיות וטבלת היתרות. — צילום מהמערכת · סביבת הדגמההיתרות מאוזנות, אבל הרישום ממתין להשלמת ההגדרות הפיננסיות. קופה, הון ודלק הם כרטיסים בדויים.

אשרו בדיקת יצירת טיוטות יומן או בדיקת ייבוא ורישום. היתרות נרשמות בתאריך שנבחר כפקודות של עד 100 שורות. ייבוא חוזר של אותן יתרות מחזיר את הפקודות הקיימות; פתיחה שנייה בתאריך אחר לאותו מקור נדחית.

ייבוא פקודות יומן

אחרי היתרות בחרו המשך כדי להגיע לפקודות מהתאריך שנבחר, או גררו קובץ תנועות בהמשך. הבדיקה מציגה כל פקודה עם השורות המקוריות ויעדיהן באופיס. הסיכום סופר פקודות מוכנות, חסומות ושכבר יובאו.

הבדיקה משתמשת ברוחב סביבת העבודה הזמין. החיפוש, החשבון ומצב הבדיקה נשארים מעל הרשימה; סינון פותח את אפשרויות ההכללה, המטבע והתאריכים. סמל המידע פותח את ההסבר על הייבוא. הסיכומים של הפקודות הנבחרות וכפתורי האישור נשארים מתחת לרשימה הנגללת.
כל פקודה שנכללת חייבת להיות מאוזנת, לכל מפתח חשבון חייב להיות שיוך שמור במקור שנבחר, והתקופה שלה חייבת להיות פתוחה. ההגדרות הפיננסיות חייבות להיות מושלמות לפני ייבוא פקודות.
הקובץ המלא מוצג ברשימת פקודות אחת עם גלילה. אפשר לחפש תיאורים ואסמכתאות ולסנן לפי חשבון, טווח תאריכים, מטבע בסיס או מטבע חוץ, מצב בדיקה והכללה. הבדיקה רצה אוטומטית ברקע; פקודות שטרם נבדקו מסומנות כממתינות. תוצאות לפי מצב ושם חשבון היעד מתעדכנות עם התקדמות הבדיקה. לכלול את כל התוצאות, להוציא את כל התוצאות והוצאת פקודות חסומות חלות על כל הפקודות התואמות, גם מחוץ לאזור הנראה. הסיכומים של הפקודות הנבחרות חלים על הקובץ כולו, ללא תלות במסננים. המתינו להשלמת הבדיקה ואשרו פעם אחת. אם הבדיקה נכשלה, בחרו בדיקה חוזרת לכל הפקודות. השתמשו בה גם לאחר שינוי הגדרות ספרים במקום אחר; הייבוא הסופי בודק שוב את הפקודות.
כשפקודות היומן בקובץ אינן קריאות, הבעיות מוצגות לצד הממצאים ושאר התוכן שבקובץ (אינדקס, יתרות, מסמכים) עדיין ניתן לייבוא.
ל־MOVEIN אין מזהי פקודה, ולכן כל רשומה מזוהה לפי התוכן שלה. אותה רשומה בייצוא מאוחר יותר מזוהה כפקודה שכבר יובאה; רשומות זהות בתוך ייצוא אחד נבדלות לפי הסדר שלהן.
מפתחות חשבון שאין להם עדיין כרטיס מוצגים מעל הטבלה, כל אחד עם מספר השורות שמשתמשות בו. בוחרים כרטיס פעם אחת לכל מפתח: כל השורות שלו מתעדכנות יחד, והשיוך נשמר במקור כך שקבצים הבאים משתמשים באותו יעד. אותו מזהה עם תוכן שונה מדווח ואינו מיובא.
הפעולות הקבוצתיות ותיבת הסימון בכותרת חלות על כל התוצאות המסוננות, גם מחוץ לאזור הנראה. הבחירות נשמרות בגלילה ובשינוי מסננים.
משבצת MOVEIN שמציינת חשבון עם סכום אפס, בדרך כלל משבצת המע“מ הריקה, אינה שורה.
הנהלת חשבונות חד־צידית רושמת הכנסות והוצאות בלי חשבון נגדי, ולכן הפקודות שלה נושאות צד אחד בלבד. סיכום הקובץ סופר אותן ומסביר שבחירת הכרטיסים הנגדיים נעשית בבדיקת פקודות היומן. אפשר להמשיך מהסיכום בלי לבחור כרטיסים. בחירות להכנסות ולהוצאות שנשמרו מאותו מקור יוצגו בבדיקת הפקודות, ואפשר לשנות אותן שם. לכל פקודה שהושלמה מתווספת שורת איזון, המסומנת ככזו בבדיקה ובפקודה. פקודות שנותרו בלי כרטיס עדיין דורשות בחירה לפני הייבוא.
בחירת כרטיסים נגדיים בבדיקת הפקודות: בחרו פקודות הכנסה מסומנות, פקודות הוצאה מסומנות או כל הפקודות המסומנות, חפשו כרטיס נגדי ולחצו על החלה על … פקודות. הפעולה חלה רק על פקודות מסומנות בתוצאות הסינון הנוכחיות שיש להשלים להן שורה נגדית, ומחליפה בחירה קודמת באותן פקודות. אפשר גם לבחור כרטיס נגדי שונה בשורה של כל פקודה. אם הכרטיס עדיין לא קיים, בחרו כרטיס חדש ליד הבורר, מלאו את פרטיו וצרו אותו. אם חסרה קבוצת מיון, אפשר ליצור אותה דרך קוד מיון חדש בחלון הכרטיס; היא תיבחר בלי לאבד את פרטי הכרטיס שכבר הזנתם. בבחירה קבוצתית הכרטיס החדש נבחר בבורר ואפשר להחיל אותו על הפקודות; ביצירה מתוך פקודה הוא משויך אליה מיד. בהכנסות מוצע כרטיס לקוח ובהוצאות כרטיס ספק, ואפשר לשנות זאת בחלון היצירה. שורת האיזון תופיע בטבלה והבדיקה תרוץ שוב. בדקו את הכרטיס והסכום לפני אישור הייבוא. פקודות שכבר יובאו אינן משתנות. בבחירת פקודות הכנסה או הוצאה אפשר לסמן להשתמש בכרטיס הזה להכנסות בקבצים הבאים מהמקור הזה (או להוצאות) לפני ההחלה. הבחירה תישמר לאותו סוג פקודות בקבצים הבאים; פקודות אחרות בקובץ הנוכחי ישמרו על הבחירה שלהן. שיוך פרטני אינו משנה בחירות שנשמרו לקבצים הבאים. תקופה סגורה, כרטיס לא זמין ובעיות אחרות עדיין דורשות טיפול.
קובץ zip של ממשק חשבשבת שנושא בתוכו ייצוא במבנה אחיד, כפי שרמפלוס מייצאת, נקרא כייצוא במבנה אחיד. ניב MOVEIN/PRM המזוהה של רמפלוס נתמך גם הוא: הסכומים נקראים באגורות ועמודות החשבון הראשי והמע״מ נקראות בנפרד. כששני הפורמטים זמינים עדיף המבנה האחיד, ששומר את זהות העסק ואסמכתאות מלאות יותר. ייבוא חוזר של אותן תנועות רמפלוס בפורמט האחר משתמש בזהויות השמורות.

אשרו בדיקת יצירת טיוטות יומן או בדיקת ייבוא ורישום. הייבוא רץ מכאן ברקע, מנה אחר מנה, ואפשר להמשיך למסמכים או לעזוב את העמוד. ייבוא תנועות בעמוד הייבוא מציג כל הרצה עם ההתקדמות והתוצאה: כמה פקודות יובאו, כמה כבר היו, כמה הוחרגו וכמה דולגו. פקודה שנכשלת בבדיקה בזמן הייבוא, למשל מפתח שעדיין אין לו כרטיס או תקופה נעולה, מדולגת ומופיעה ברשימה עם הסיבה, השורה שנכשלה והכרטיס שאליו הצביעה; שאר הקובץ אינו מתעכב. אחרי תיקון הסיבה, ניסיון חוזר למדולגות מייבא רק את הפקודות שברשימה. אם הרשימה מסומנת כחלקית בגלל ריבוי שגיאות או פירוט השורות שנכשלו, תקנו את הסיבות והעלו שוב את קובץ המקור כדי לנסות מחדש את כל הפקודות שדולגו. פקודות שכבר יובאו מזוהות ונשארות ללא שינוי. פרטי הייבוא המקוריים בפקודה שומרים את קובץ המקור, המפתחות הישנים, התיאורים והסכומים.

ייבוא פקודת שכר

תוכנת השכר (למשל מיכפל) מייצאת כל חודש את פקודת השכר לחשבשבת כקובץ MOVEIN.DAT, בלי קובץ PRM. גררו אותו לעמוד ייבוא נתונים של הלקוח. אופיס מזהה אותו לפי המבנה שלו ולא לפי שם הקובץ, ומציג פקודת שכר מתוכנת שכר. קובץ MOVEIN של חשבשבת עצמה ממשיך להיקרא כקובץ חשבשבת.

כל שורה בקובץ היא רכיב שכר: משכורת, נסיעות, ביטוח לאומי, סוציאליות, ניכויים, או שכר נטו של עובד. הסכומים נקראים באגורות, וסימן מינוס הופך את הצד. שורת הכותרת של תוכנת השכר ושורת הסיום (תשיעיות) מדולגות.
רכיב שתוכנת השכר רשמה לו כרטיס נרשם לכרטיס הזה, בצד החובה או הזכות שבו הופיע. לרכיב בלי כרטיס (בדרך כלל ההתחייבויות: ביטוח לאומי לשלם, קופות, שכר נטו לעובד) שם הרכיב משמש כמפתח, ומשייכים אותו פעם אחת. הקובץ אינו מציין את הצד של רכיב כזה, ולכן הוא נרשם בזכות. רכיב שלילי, כמו ביטול אגורות, עובר לצד החובה רק אם כך הפקודה מתאזנת.
הקובץ כולו נרשם כפקודת יומן אחת בתאריך הערך שלו, בשם פקודת שכר והחודש. פקודה שאינה מאוזנת מוצגת כשגיאה כבר בקריאת הקובץ. קובץ שמכיל רק הוצאות, בלי צד הזכות, נרשם כמו פקודה חד־צדדית: את הכרטיס הנגדי בוחרים בבדיקת פקודות היומן. פקודה ארוכה מ־100 שורות, למשל כשלכל עובד שורת נטו משלו, מתפצלת לכמה פקודות שכל אחת מאוזנת דרך כרטיס מעבר, מעבר שכר. משייכים אותו פעם אחת, ויחד הפקודות מאפסות אותו.
פקודת השכר נשמרת במקור משלה, ממשק שכר, ולא במקור של התוכנה הקודמת. תוכנת השכר מוגדרת עם מספרי הכרטיסים של הספרים, ולכן בייבוא הראשון כל מפתח שזהה למספר של כרטיס קיים משויך אליו אוטומטית; כרטיסים חדשים לא נוצרים. אם נשאר מפתח בלי כרטיס, למשל עובד שהקובץ מציין בשמו בלי מספר כרטיס, הפקודה מדולגת ובדיקת פקודות היומן נפתחת מעצמה עם המפתחות לשיוך (אחר כך אפשר לחזור אליה מטיפול בפקודות שדולגו בעמוד הייבוא). בחרו כרטיס לכל מפתח ואשרו ייבוא ורישום. השיוכים נשמרים, והקבצים של החודשים הבאים נרשמים בלי לעצור. עובד חדש מופיע כמפתח חדש שצריך לשייך.
אותו קובץ שמיובא שוב מזוהה כפקודה שכבר נמצאת בספרים ואינו נרשם פעמיים. קובץ מתוקן לאותו חודש הוא פקודה חדשה; אם הפקודה הקודמת כבר נרשמה, תקנו אותה לפני ייבוא הקובץ המתוקן.
שורה שאינה במבנה, בלי תאריך תקין, עם סכום שאינו ספרות או בלי כרטיס ובלי שם רכיב מוצגת עם מספר השורה שלה. ייצאו שוב את פקודת השכר מתוכנת השכר.

ייבוא מסמכים

כשהייצוא מכיל מסמכים, בחרו מה הם:

כבר נרשמו בתוכנה הקודמת: ברירת המחדל כשפקודות יומן מיובאות באותה מנה. המסמכים מיובאים כמסמכים בלבד, לדיווח מע“מ, חיפוש וביקורת; הם לעולם אינם נכנסים לתור הרישום.
לרשום מחדש באופיס: מסמכים מהתאריך שנבחר נכנסים לתהליך הרישום הרגיל עם הסיווגים של אופיס. מסמכים מוקדמים יותר מכוסים ביתרות הפתיחה ומדולגים.

מסמכי הכנסות והוצאות מיובאים כיוון אחד בכל פעם, והשלב רץ מעצמו: כל כיוון נבדק ומיובא ברגע שאפשר, והתוצאה שלו נשארת מוצגת בזמן שהכיוון הבא רץ. מפתח הצד הנגדי של כל מסמך חייב להיות משויך לכרטיס לקוח או ספק מהמקור הזה; הבדיקה מציגה מפתחות שאינם משויכים, וייבוא אינדקס החשבונות מאותו מקור פותר אותם. מסמכים מבוטלים וסוגי רשומות שאינם מסמכים (הזמנות, תעודות משלוח, מלאי) מדולגים עם סיבה. ייבוא חוזר של אותם מסמכים משאיר אותם ללא שינוי.

כשבוחרים לרשום באופיס, התיבה לרשום את המסמכים בספרים מיד מסומנת כברירת מחדל: כל מסמך נרשם בפקודת יומן מיד עם הייבוא, הכנסות לפי סוג המסמך והוצאות לפי הסיווג שלהן. הוצאה בלי סיווג, או מסמך שלא ניתן לרשום (למשל בתקופה נעולה), נשארים טיוטה ברישום מסמכים, והסיכום בסוף הייבוא מציג כמה נרשמו וכמה נשארו כטיוטות. חשבונית מס/קבלה נרשמת יחד עם התשלום שהיא מציינת. בלי הסימון המסמכים עוברים לרישום מסמכים כטיוטות.

גיליון מסמכים

גיליון שכל שורה בו היא מסמך (תאריך, סכום וספק או לקוח) נקרא כמסמכים ולא כפקודות. ספק בגיליון הופך אותו למסמכי הוצאות ולקוח למסמכי הכנסות; אפשר לשנות זאת במה יש בקובץ. בדקו את שיוך העמודות בטבלה. הצגה מציגה כל שורה כפי שתיובא, ושורות שאינן מסמך (למשל שורת סיכום) מוצגות עם הסיבה ואינן מיובאות.

ספקים ולקוחות: נמצאים לפי מספר העוסק ואחר כך לפי השם, ונוצרים עם כרטיס ספק או לקוח כשאינם קיימים.
סיווגי הוצאה: כל סיווג שבקובץ מופיע ברשימה עם מספר המסמכים שלו. סיווג שיש לו סיווג הוצאה באופיס באותו שם נבחר מראש; לשאר בחרו סיווג, או השאירו אותו והמסמכים שלו יישארו טיוטות. הבחירה נשמרת במקור ומשמשת בייבואים הבאים ממנו.
Morning (חשבונית ירוקה): דוח ההוצאות מזוהה לפי שמות העמודות, גם אם הסדר שלהן השתנה. הסיווג נקרא מתיאור חשבון הוצאה; מפתח החשבון, קוד 6111 וקוד המיון זהים בכל השורות בדוח הזה ואינם משויכים. הסכום המוכר והמע״מ המוכר נשמרים במסמך. אם Morning ישנה עמודה, השיוך שלה מוצג ריק ואפשר לבחור אותו בטבלה.

כיוון ללא מסמכים מתאימים מדולג ללא ייבוא. השלב ממתין רק כשהבדיקה משאירה אפס מסמכים מוכנים או כשהייבוא נכשל: בדקו את הסיבות המוצגות ואז בחרו המשך לייבוא הוצאות או סיום הייבוא; המסמכים האלה נשארים ללא ייבוא.

כשחסרים שיוכים מהמקור, בדיקת המסמכים מציגה את שם המקור, מספר השורות המושפעות ובחירה עם חיפוש של סיווג הוצאה או כרטיס צד נגדי. בחרו יעד מתאים, או בחרו במפורש להשאיר את קבוצת המסמכים בחוץ. אפשר להחזיר מסמכים שהוחרגו לפני הייבוא. קישורי הניהול נפתחים בלשונית חדשה כדי לשמור על מסך הבדיקה. המשך ללא ייבוא השלב הזה משאיר את כל מסמכי השלב הנוכחי ללא ייבוא. כרטיסים שמזוהים כהתחשבנות מע״מ או חו״ז בעלים אינם משוחזרים כחשבוניות הוצאה.

מה התנועות מוסיפות

ייצוא במבנה אחיד שמכיל פקודות יומן אומר יותר ממה שהאינדקס שלו אומר, והייבוא קורא אותו:

סוגי תנועה וסיווגי הוצאה. כרטיסי הוצאה מזוהים המשמשים כשורה הראשית של תנועה הופכים לסיווגי הוצאה, על סוג תנועה של רכישה שמשקל המע״מ שלו תואם למע״מ שנצפה מול אותו כרטיס: הכרה מלאה, שני שלישים לרכב, ללא מע״מ למשכורות. שורת המע״מ של הסוג מצביעה על כרטיס מע״מ התשומות שבקובץ. הם מופיעים בבדיקת השיוך כהגדרות חדשות, עם סיכום כמו “3 סוגי תנועה · 7 סיווגי הוצאה שנקראו מהתנועות”, ואפשר לשייך, לשנות שם או להחריג אותם כמו כל שורה אחרת.
מסמכים של הנהלת חשבונות חד־צידית. כשהספרים רושמים הכנסות והוצאות כתנועות חד־צידיות והייצוא לא מכיל רשומות מסמכים, כל תנועה כזו נקראת כמסמך: הנטו מהכרטיס הראשי, המע״מ מכרטיס המע״מ, האסמכתא כמספר המסמך, והסיווג של כרטיס ההוצאה. בתנועה נתמכת שמאוזנת מול כרטיס לקוח או ספק, הכרטיס הזה מצוין כצד הנגדי. המסמכים האלה מיובאים כמסמכים בלבד, כי פקודות היומן נושאות את ההשפעה החשבונאית שלהם. רשומות מסמכים מפורשות מקבלות עדיפות. בהיעדרן משוחזרים רק מבני תנועות נתמכים של הכנסות והוצאות; העברה בנקאית או תנועת מע״מ בלבד אינן הופכות לחשבונית.

ייבוא כמה תיקים בבת אחת

כמה תיקים בבת אחת (מגיעים אליו גם מעמוד הייבוא המשרדי) מקבל ZIP אחד לכל תיק, או אוסף קובצי MOVEIN/HESHIN נפרדים של תיק אחד.

גררו את הייצואים. מספרי העוסק משמשים להתאמה ללקוחות קיימים. כשייצוא במבנה אחיד כולל שם, מספר עוסק ושיטת הנהלת חשבונות, מוצעת יצירת לקוח אוטומטית; בדקו את סוג הישות לפני האישור. קבצים נפרדים ללא זהות עסק דורשים בחירת לקוח או לקוח חדש. בקובץ מבנה אחיד שחסרה בו שנת INI תקינה, אשרו את שנת הנהלת החשבונות ברשימת הקבצים לפני הכללתו בבדיקת הייבוא.
בחרו הרצת תיקים מוכנים כדי לפתוח את בדיקת ההסבה. בדקו את שורות החשבונות, התפקידים ושיעורי ההכרה המוצעים, סוגי התנועה, הסיווגים, ההכנסות וההוצאות ההיסטוריות ושורות היומן. מוצגים סוג הנהלת החשבונות שהמקור הצהיר עליו ומספר התנועות הנושאות צד אחד בלבד. לתנועות האלה יתווספו הכרטיסים הנגדיים המוצגים להכנסות ולהוצאות; שיוכים נגדיים שכבר נשמרו ישמשו שוב.
השאירו את אפשרות SmartBill מסומנת ליצירה או שימוש בחברה המקושרת ולהעברת הסיווגים, הלקוחות, הספקים וההיסטוריה בייבוא ידני. כרטיס שנוצר מקבל את סעיף 6111 מהקובץ; כשאין בקובץ סעיף, את הסעיף שהמשרד נתן לכרטיסים באותו שם בתיקים אחרים, אחרת את הסעיף ששם הכרטיס מצביע עליו (למשל כיבוד, טלפון נייד או דלק עם מספר רכב), ורק בהיעדר אלה את ברירת המחדל לפי תפקידו. הכל מוצג וניתן לעריכה בסקירה, עם אזהרה שאומרת מאיפה הגיע הסעיף, וכרטיס הוצאה שנשאר בשונות (3690) מסומן לבדיקה. כששם הכרטיס מצביע על יותר מסעיף אחד (“משלוחים ונסיעות”), ניתן הסעיף שמופיע ראשון בשם, וסימון קטן +1 בסעיף מראה שיש עוד, שמוצעים בראש הרשימה שלו. שם של הוצאה שהמספר שלו צמוד לכרטיסי ההכנסה (עבודות חוץ שיושבות בין ההכנסות להוצאות) לא מקבל תפקיד ומסומן, כי ייתכן שזו הכנסה: בחרו לו תפקיד, או השאירו אותו ככרטיס כללי ותקנו אחר כך. כרטיס שנשאר ללא סעיף נשאר ללא שיוך. בשלב זה לא נשלחת הזמנה ללקוח.
בחרו אישור וייבוא. השאירו את העמוד פתוח בזמן ביצוע השלבים. התוצאה לכל תיק תופיע בהרצות קודמות. תיק שדורש החלטה ממתין בזמן שהקבצים האחרים ממשיכים. המשך פותח את מסך הייבוא המפורט שלו תחת אותו ייבוא קובץ ואותו מקור. המקור נשאר קבוע בזמן ההמשך; בחרו ייבוא נוסף כדי להתחיל ייבוא נפרד. אפשר לנסות שוב הרצה שנכשלה; לאחר יציאה מהסשן גררו שוב את אותם הקבצים כדי לשחזר את ההרצה.

לקוחות חדשים נוצרים ללא אינדקס ברירת מחדל. אחרי החלת האינדקס, הרצה ממתינה אם ההגדרה הפיננסית לא הושלמה. פתחו את הגדרות הלקוח, בדקו את האינדקס שיובא, בחרו כרטיסים לרישום אוטומטי או צרו את החסרים בסקירה וסיימו את ההגדרה לפני ניסיון חוזר של ההרצה. שלבים שהושלמו משמשים שוב. הגדרות לקוח קיים נשמרות. תאריך המעבר כברירת מחדל הוא תאריך היתרות בקובץ, תחילת התקופה או תאריך התנועה הראשונה. מסמכים היסטוריים שפקודות היומן שלהם מיובאות נשמרים כראיות ואינם נרשמים שוב. שחזור מתנועות אינו כולל חשבוניות מקוריות ואינו מעיד על תשלום. תנועות מע״מ בלבד ותנועות שלא ניתן לזהות בבטחה כהכנסה או הוצאה נשארות פקודות יומן. העברת ההיסטוריה ל-SmartBill נפרדת מהרישום ביומן; כשל בהעברה אינו מבטל את שלבי אופיס שהושלמו, וניסיון חוזר משתמש ברשומות שכבר נוצרו.

עמוד הייבוא המשרדי עם אזור הגרירה והכפתור הרצת תיקים מוכנים. — צילום מהמערכת · סביבת הדגמהפותחים ייבוא נתונים באזור תפעול, או כמה תיקים בבת אחת מעמוד הלקוח. בלי קבצים הכפתור נשאר על אפס תיקים מוכנים.

תפקידים שהמשרד קבע לכרטיס מקור בלקוח אחד, למשל איזה כרטיס הוא מע“מ תשומות, מוצעים בקבצים של לקוחות אחרים מאותה תוכנה לכרטיס עם אותו מפתח ואותו שם, מסומנים באזהרה כדי שיישארו גלויים. מפתח זהה עם שם אחר אינו מקבל הצעה, כי תוכנות רבות ממספרות את הכרטיסים מחדש בכל לקוח.

גם בלי מפתח משותף, כרטיס ששמו זהה לכרטיסים של המשרד בתיקים אחרים, מכל תוכנה, מקבל את התפקיד שיש לרובם ואת סעיף 6111 שיש לרובם. סעיף שונות (3690) שנשאר בכרטיס כברירת מחדל אינו נחשב החלטה של המשרד ואינו מוצע. מה שתקנו בכרטיס אחרי הייבוא משמש מעתה את הייבוא הבא.

שימוש בסיווגי המקור בייבוא מסמכים

באשף ייבוא המסמכים בחרו את המקור כדי להשתמש בשיוכי הסיווגים השמורים שלו. השלימו שיוכים חסרים בייבוא נתונים קודם. מסמכים שמזהים צד נגדי חייבים לספק גם את מפתח החשבון המקורי שלו, משויך לכרטיס ספק או לקוח ראשי פעיל במטבע המסמך.

תיקון ייבוא של קובץ

בעמוד ייבוא הנתונים, בחרו בדיקת תיקון לצד הייבוא. פקודות שנרשמו אינן נמחקות: התיקון יוצר פקודות סטורנו מקושרות ושומר את הפקודות המקוריות, הקבצים ותיעוד הביקורת. ניתן לבדוק גם ייבוא ישן יותר, בלי לבטל ייבואים מאוחרים.

הזינו סיבת התיקון. בחרו שימוש בתאריך המקורי של כל רשומה, או תאריך סטורנו אחר בתקופה פתוחה.
אפשר לבקש גם בדיקת העברה לארכיון של כרטיסים ללא שימוש שנוצרו בייבוא. כרטיסים קיימים, הגדרות משותפות ותיעוד המקור נשמרים.
בחרו עצירת העיבוד והכנת בדיקה. פעולה זו עוצרת את המשך הייבוא; היא אינה משנה רשומות שנקלטו. כדי להמשיך ייבוא שנעצר, התחילו ייבוא חדש של הקובץ; בדיקות הכפילויות נשמרות.
בדקו את הרשומות, הסכומים, התאריכים והפעולות המוצעות. הרחיבו פקודות כדי לבדוק את שורותיהן, וטענו רשומות נוספות לפי הצורך.
בחרו את כל הרשומות המוצעות או רשומות שלמות מסוימות, ואז אשרו את מספר התיקונים שנבדקו. ניתן לבחור עד 500 רשומות פרטניות; בחירת כל הייבוא מטופלת ברקע.

לא ניתן לבחור שורת חובה או זכות בודדת. יתרות פתיחה מתוקנות כקבוצה שלמה. כאשר ייצוא כולל מסמכים ותנועות ללא קישור פרטני מהימן, התיקון דורש את כל הקבוצה הכספית יחד.

מסמכים שיובאו בטעות יכולים להיות מוחרגים מדוחות רק בתאריכם המקורי ובתקופה פתוחה שלא הוגשה או ננעלה. המסמך והמקור נשמרים; זו אינה הפקת מסמך זיכוי או ביטול במערכת המקור. מסמכים עם רישום מקומי, סנכרון חיצוני, תשלום, התאמה או דוח שהוגש דורשים בדיקה בתהליך המתאים. החסימה מוצגת לפני הביצוע. אין למחוק תלות כדי לכפות תיקון.

כרטיסים עם שימוש או הגדרה נדרשת נשארים פעילים. אם ביקשתם העברה לארכיון ונמצאה חסימה, הכינו בדיקה חדשה ללא אפשרות זו או בחרו רק רשומות שעומדות בתנאים.

התוצאות מציגות אילו תיקונים הושלמו ואילו רשומות נשמרו או נחסמו. אם הרשומות השתנו במהלך העבודה, התיקון נעצר; פעולות שהושלמו נשמרות. בחרו הכנת בדיקה חדשה כדי לבדוק את מה שנותר. אישור חוזר אינו יוצר סטורנו כפול. ייבוא חוזר רגיל אינו מחזיר אוטומטית רשומות שכבר תוקנו.

פתחו היסטוריית תיקונים כדי לעיין בבדיקות קודמות ובתוצאותיהן. לאחר השלמת תיקון של ייבוא פקודות בלבד, בדיקת טיוטות חלופיות מכינה עותקים מקושרים לפקודות המקור שתוקנו. בדקו את השורות והתאריכים לפני האישור, ואז ערכו ורשמו את הטיוטות בפקודות היומן. יצירת הטיוטות אינה משפיעה על היתרות. קבלת הייבוא המקורית נשארת מזוהה ככפולה, ובקשות חוזרות משתמשות בטיוטה החלופית הקיימת. החלפת ייבוא משולב של מסמכים ותנועות מחייבת את תהליך המסמכים.

נדרשת הרשאה חשבונאית לביצוע סטורנו; העברה לארכיון מחייבת גם הרשאת הגדרות. ייבואים שבוטלו בשיטה הישנה מוצגים כהיסטוריה ישנה לבדיקת התמיכה; אי אפשר להמשיך במחיקה.

כשהבדיקה עוצרת את הייבוא

ב־HESHIN כותרת אורך הרשומה מזוהה אוטומטית. קובץ ה־PRM התואם יכול לציין אורך, להכיל אפס או להתחיל ישירות במיקומי השדות. כשלא מצוין אורך, כל שורות הנתונים חייבות להיות באותו רוחב והשדות חייבים להיכנס לתוכו. העלו יחד את קובצי ה־DAT וה־PRM המקוריים; אין צורך לערוך את הכותרת ידנית.

בייבוא MOVEIN סכומי הרישום בשקלים נשמרים ב־ILS, וסכומי החובה והזכות במטבע חוץ נשמרים בנפרד לצדם. שער ההמרה אינו מחושב מחדש. מזוהים קודי מטבע תקניים והסימנים $ (USD), € (EUR) ו־£ (GBP). סכום מטבע חוץ שאינו אפס עם קוד מטבע חסר או לא מזוהה דורש תיקון. ייבוא זה דורש כרגע תיק שמטבע הבסיס שלו הוא ILS.

ב־MOVEIN, אורך רשומה שגוי מציין שהנתונים והמבנה אינם תואמים; צרפו את ה־PRM התואם. עמודות חובה או זכות שאינן בשימוש ומכילות אפס מתקבלות, ושורת הפתיחה המזוהה מדולגת כשהיא השורה הראשונה בקובץ MOVEIN.DAT רגיל. סכום שאינו אפס ללא חשבון מציין מיקומי שדות לא תואמים; ייצאו שוב את הנתונים וה־PRM יחד. קובץ מבנה אחיד שמכיל רק הגדרות חשבונות מציע את האינדקס בלבד ולא פקודות יומן; השיגו ייצוא עם רשומות B100 או את קובץ MOVEIN של התוכנה לתנועות.

פתרו את הבעיה המוצגת בשורה, או החריגו את ההגדרה ואת ההגדרות התלויות בה. אם יעד או שיוך השתנו אחרי התצוגה המקדימה, בדקו מחדש. גרירה חוזרת של הגדרות שלא השתנו משתמשת בהחלטות השמורות; הגדרות מקור שהשתנו דורשות החלטה חדשה. המשיכו להגדרות פיננסיות כשלאינדקס ראשוני עדיין חסרות דרישות.

בתצוגה המקדימה מצוין השלב במפורש: הכנסות תחילה ולאחר מכן הוצאות, אם נמצאו שתיהן. מוצגת הרשימה המלאה של הרשומות המוכנות לייבוא, ובנפרד רשומות בכיוון האחר, מסמכים מבוטלים ומסמכים לפני תאריך ההתחלה שנבחר. רשומות שלא ניתן לזהות בוודאות כמסמכים מוצגות בקבוצה נפרדת לבדיקה; בדקו את המקור לפני שתקבעו שהיסטוריית המסמכים מלאה. אי-הכללתן אינה מעידה על כשל בייבוא פקודות היומן. פתחו קבוצה וגללו לבדיקת כל הרשומות; התצוגה אינה מוגבלת ל-20 רשומות. ההסבר על מסמכים היסטוריים מבהיר שהשלב הזה אינו רושם שוב את ההשפעה החשבונאית שלהם.

קודי מיון ומספרי מסמכים במבנה אחיד נקראים ללא אפסים מובילים שהוסיף המייצא, כך ש-“000000000000200” הוא קוד המיון “200” בכל מקום, כולל שיוך וייבוא חוזר. כשבקובץ מופיע שם חד-משמעי לקוד המיון, הוא מוצג בבדיקה. תיאורי פקודות שנקראו ממבנה אחיד כוללים את שתי האסמכתאות המספריות ללא ריפוד באפסים, ואסמכתה שמכילה רק אפסים מושמטת.

סנכרון אוטומטי ל-SmartBill

בתיק שמקושר ל-SmartBill, הכנסות והוצאות שיובאו נכנסות אוטומטית לתור הסנכרון, גם בייבוא ממסך הלקוח. חיבור תיק לאחר הייבוא מוסיף לתור גם את המסמכים שכבר יובאו אליו. לאחר הכניסה לתור, השליחה ממשיכה גם כשסוגרים את העמוד. בודקים רשומות ממתינות וכשלים בשינויים יוצאים שבפרטי החיבור; לאחר תיקון רשומה שנכשלה, מנסים שוב משם. סיום הייבוא באופיס אינו אומר שכל הרשומות כבר התקבלו ב-SmartBill.

בייבוא תנועות יומן בלבד, אופיס משחזר הכנסות והוצאות רק מתנועות שנרשמו בספרים, עם תפקיד ברור של הכנסה או הוצאה וסכומים מדויקים. יתרות פתיחה, העברות, טיוטות ותנועות שאינן חד-משמעיות נשארות באופיס. הרשומות עוברות ל-SmartBill כהיסטוריה בייבוא ידני; הייבוא אינו מפיק חשבוניות חדשות ואינו מסיק פרטי תשלום.

בהנהלת חשבונות חד-צידית, אופיס משתמש בלקוח או בספק שכבר משויך לרשומה, כולל צד נגדי מזוהה שנבחר בייבוא תנועות. כשאין צד כזה, נעשה שימוש בלקוח כללי מ-Office או בספק כללי מ-Office ב-SmartBill, ואם אינם קיימים הם נוצרים. בהנהלת חשבונות כפולה נדרש לקוח או ספק מזוהה, ללא שימוש בצד כללי כתחליף.

אופיס שומר על הסיווג ועל הגדרות הרישום המקוריים כש-SmartBill מחזיר סיווג שנשלח מאופיס. שינויים סותרים דורשים בדיקה. שליחת היסטוריה תומכת כעת בשקלים בלבד; רשומות שאינן נתמכות מוצגות ככשלים בשינויים היוצאים.