בודקים פרטים שנקראו אוטומטית

המערכת יכולה לקרוא קובץ הוצאה או מסמך הכנסה סרוק ולהציע פרטים למילוי. במסך הפעולה עשויה להיקרא OCR — קריאת טקסט ממסמך או מתמונה.

מסמכי הכנסה נקראים כשמעלים אותם בדף הכנסות, ונבדקים במסך בדיקת מסמכי הכנסה; ראו בודקים מסמכי הכנסה. הוצאות, הכנסות ומסמכים לדוח השנתי (טופסי 106 ו-867, ספח תעודת זהות) משתמשים באותה מכסת קריאה חודשית של המשרד.

בזמן שהמסמך נקרא

בראש ההוצאה מופיעה הודעה קוראים את המסמך… עם הזמן שעבר, ועל הקובץ עובר פס סריקה. השדות שהקריאה עשויה למלא מסומנים בקו מהבהב.

אפשר להתחיל להקליד מיד. מה שתקלידו נשמר, והקריאה לא דורסת אותו. בסיום הקריאה היא ממלאת רק שדות ריקים או שדות שעדיין מכילים את ערך ברירת המחדל.

בודקים את התוצאה

1. קראו את ההודעה בראש ההוצאה: כמה שדות מולאו מהמסמך וכמה מחכים לבדיקה.
2. ליד כל שדה מופיע סימן:
   • ניצוץ ירוק: השדה מולא מהמסמך.
   • וי כפול: הערך תואם למסמך.
   • סימן כתום: במסמך כתוב ערך אחר, או שהקריאה לא יכלה למלא את השדה.
3. לחצו על הסימן כדי לראות מה נכתב במסמך, באיזה ביטחון, ולמה הערך מולא או לא מולא. אם במסמך כתוב ערך אחר מזה שהוזן, אפשר ללחוץ להשתמש בערך מהמסמך.
4. כשהמסמך כולל מיקום, העבירו את העכבר על שדה כדי לראות היכן הוא כתוב בקובץ.
5. השוו את הספק, התאריכים, מספר המסמך והסכומים לקובץ, ותקנו טעויות.

קריאה מוצלחת אינה אישור של ההוצאה.

ספק, מטבע וסכומים

• ספק: הקריאה מחפשת ספק קיים לפי מספר העוסק ואחר כך לפי השם. כשאין ספק תואם והקריאה מצאה גם את שם הספק וגם מספר עוסק ישראלי תקין שהיא די בטוחה בו, נוצר ספק חדש עם הכתובת, האימייל והטלפון מהמסמך. אחרת, כשנקרא שם הספק (למשל בחשבונית מחו״ל, או כשהקריאה לא הייתה בטוחה במספר העוסק), מתחת לשדה הספק מופיע ליצור ספק מפרטי המסמך, שפותח כרטיס ספק מלא מראש. בכרטיס של ספק קיים הקריאה ממלאת רק כתובת, אימייל וטלפון שעדיין ריקים.
• מטבע: מסמך במטבע חוץ נקלט במטבע שלו, עם השער היציג של בנק ישראל לתאריך המסמך.
• סכומים: הסכומים ממולאים רק כשהם מסתכמים. בחשבונית שמציגה סכום לפני מע״מ וסכום כולל בלי שורת מע״מ, המע״מ מחושב כהפרש ביניהם, ולכן הוא 0 רק כששני הסכומים שווים. חשבונית מספק נקלטת כחשבונית מס, חשבונית מס / קבלה או חשבונית זיכוי, גם כשהספק מחו״ל או כשלא כתוב עליה ״חשבונית מס״; המע״מ שלה תלוי בספק, כמתואר בסעיף הבא.
• מסמך עם סכום אחד בלבד: כשבמסמך מופיע רק הסכום הכולל (או רק הסכום לפני מע״מ), שאר הסכומים מחושבים לפי סוג המסמך והספק. חשבונית מספק בלי מספר עוסק ישראלי (ספק מחו״ל), חשבונית שאינה חשבונית מס, וקבלה לא מזכות במע״מ תשומות, ולכן המע״מ 0 והסכום לפני מע״מ שווה לסה״כ. בחשבונית מס מספק ישראלי המע״מ מחושב לפי השיעור הרגיל בתאריך המסמך. כשסוג המסמך לא ידוע, הסכומים לא מושלמים. באיך מולאו השדות הסכומים האלה מסומנים כמחושבים, עם הסיבה.
• סיווג: הקריאה מזהה את סוג ההוצאה (למשל פרסום ושיווק) ומחפשת את הסיווגים של הלקוח שכרטיס ההוצאה שלהם מדווח בשורת טופס 6111 המתאימה. כשמתאים סיווג אחד, וההוצאה עוד לא מסווגת, הוא נבחר. כשמתאימים כמה סיווגים, מתחת לשדה הסיווג מופיעים הסיווגים המתאימים, ובוחרים אחד בלחיצה. כשאף סיווג לא מתאים, מופיעה שורת 6111 שחיפשנו. ללקוח עם יותר מ-500 סיווגים הקריאה לא בוחרת סיווג. סיווג שבחרתם או שנקבע בברירות המחדל של הספק לא מוחלף.
• מסמך שמופנה לעסק אחר: כשהמסמך מופנה למספר עוסק אחר מזה של הלקוח, מופיעה אזהרה. ודאו שהמסמך שייך ללקוח הנכון.

מה הקריאה משנה ומה היא משאירה

• מה שהזנתם נשאר: ערך שהקלדתם, גם כשיצרתם את ההוצאה ידנית, לא מוחלף. הקריאה מציגה לידו מה כתוב במסמך, ואפשר לקחת אותו בלחיצה.
• ערכי ברירת מחדל מתמלאים: שדה שעדיין מחזיק את ברירת המחדל (חשבונית מס, המטבע של הלקוח) מתמלא מהמסמך.
• ברירות המחדל של הספק קודמות: שדה שברירות המחדל של הספק קבעו נשאר כפי שהן קבעו. כשהקריאה מוצאת ספק אחר מבעבר, הסיווג, אמצעי התשלום ושאר ברירות המחדל של הספק הקודם מוחזרים, וחלות ברירות המחדל של הספק החדש.
• מטבע וסכומים הולכים יחד: כשמישהו קבע את הסכומים או את השער, או כשהקריאה לא מצאה סכומים שיחליפו אותם, המטבע נשאר כפי שהוא.
• הקריאה החדשה קובעת: כשמסמך נקרא שוב, קריאה ישנה שמסתיימת מאוחר יותר לא משנה דבר.
• אחרי אישור לא משתנה דבר: קריאה שמסתיימת אחרי שההוצאה אושרה, או כשהמשרד לא יכול לבצע שינויים, לא משנה דבר. מה שנמצא בה עדיין מופיע באיך מולאו השדות.

רואים איך מולאו השדות

לחצו איך מולאו השדות בראש ההוצאה:

• לפי שדה: לכל שדה מוצגים הערך הנוכחי ומי קבע אותו (אתם, הקריאה, ברירת המחדל של הספק, סנכרון או ייבוא), מה נכתב במסמך, מה נעשה בזה, וכל השינויים.
• ציר זמן: אותו מידע לפי סדר הזמנים, מהחדש לישן.

כל מה שנקרא במסמך מציג את כל השדות שהקריאה החזירה.

שולחים כמה הוצאות יחד

1. ברשימת ההוצאות סמנו את השורות הרצויות.
2. לחצו הפעל OCR.
3. בחלון האישור בדקו מה יישלח ומה ידולג — למשל הוצאה בלי קובץ, הוצאה שאינה טיוטה, או קובץ שכבר נקרא.
4. לחצו שלח N ל-OCR רק אם יש הוצאות כשירות.
5. בדקו את התוצאה של כל הוצאה. הוצאות שנשלחו עדיין בתהליך קריאה; לצד הוצאות שדולגו מופיעה הסיבה שלא נשלחו.

הפעולה משתמשת במכסת הקריאה החודשית של המשרד. הוצאות בלי קובץ נשארות ברשימה אבל לא נשלחות.

לא נקראו פרטים

ייתכן שהאפשרות אינה פעילה במשרד, שהמכסה החודשית נוצלה או שהקובץ עדיין בעיבוד. קראו את הסיבה המוצגת. אפשר למלא פרטי הוצאה ידנית אם הפעולה זמינה לכם.

מנסים שוב אחרי כשל

אם זמינה פעולה להרצת OCR מחדש, בדקו קודם את הקובץ ואז נסו שוב. ניסיון נוסף עשוי להשתמש במכסת המשרד. קובץ מקורי ברור יותר בדרך כלל מועיל יותר מניסיונות חוזרים עם תמונה לא קריאה.

מנהלים יכולים לבדוק שימוש וקריאות שנכשלו ב־הגדרות ← קריאת מסמכים (OCR). יומן הקריאות מציג כל מסמך שהמשרד שלח לקריאה, עם סוג המסמך; לחצו על שורה כדי לראות מה נקרא, או פתחו את המסמך שאליו הוא שייך.