כניסה למערכת ומעבר בין משרדים

מקבלים את ההזמנה

1. פתחו את ההזמנה שהמשרד שלח לדוא״ל שלכם.
2. עברו את שלבי הכניסה עם אותה כתובת דוא״ל.
3. השלימו אימות דוא״ל אם המסך מבקש זאת.
4. בדקו שנפתח המשרד הנכון.

אם הגעתם למסך הקמה במקום למשרד שלכם, בקשו מהמנהל לבדוק את החברות שלכם לפני יצירת משרד חדש.

פותחים משרד חדש

מי שנרשם בלי הזמנה מגיע למסך פתיחת משרד, בארבעה שלבים. רק שם המשרד חובה.

1. כתבו את שם המשרד ובחרו המשך. אפשר לשנות אותו אחר כך.
2. סמנו את התוכנות שעבדתם איתן עד היום, בארבעה תחומים: הנהלת חשבונות לעצמאים, הנהלת חשבונות לחברות, דוחות שנתיים לעצמאים ודוחות שנתיים לחברות. בכל תחום אפשר לסמן כמה תוכנות, או אחר ולכתוב את שמה. אפשר להשאיר תחום ריק, וגם לבחור דילוג.
3. סמנו את סוגי העסקים שהמשרד מטפל בהם: עוסק מורשה, עוסק פטור, חברה בע״מ. לכל סוג נוצרת תבנית ספרים מלאה, ומה בתבנית? מציג את הסיווגים, הכרטיסים וסוגי התנועה שבה לפני שיוצרים אותה.
4. בחרו מי משלם על חשבון ה-SmartBill של לקוח חדש: הלקוח משלם, אחרי תקופת ניסיון חינם (ברירת המחדל, בלי עלות למשרד) או המשרד משלם. למשרד חדש עדיין אין מכסה לשלם ממנה, ולכן גם אם בוחרים שהמשרד משלם, לקוחות חדשים מתחילים בתקופת ניסיון חינם עד שמסדירים אותה מול SmartBill. ראו התוכנית והשימוש.
5. בחרו פתיחת המשרד.

התבניות הן נקודת התחלה בלבד. עורכים, מוסיפים ומוחקים אותן בהגדרות, תבניות ספרים. ראו סיווגי הוצאות ותבניות ספרים.

עוברים בין משרדים

בחרו בסמל המשרד שבראש הפס הצר שבצד המסך, ואז במשרד הרצוי. לכל משרד לקוחות ועבודה משלו. אם לקוח מוכר לא מופיע, בדקו איזה משרד פעיל.

אחרי שבוחרים משרד, הדף נטען מחדש בתוך המשרד שנבחר ונשאר באותו אזור, למשל ברשימת הלקוחות. אם הייתם בתוך לקוח מסוים, תגיעו לרשימה של אותו אזור, כי הלקוח שייך למשרד הקודם. אם מופיעה הודעה שההחלפה נכשלה, נסו שוב.

פותחים משרד נוסף

כל מי שכבר עובד במשרד יכול לפתוח משרד נוסף, למשל כשמנהלים שני משרדים נפרדים.

1. בחרו בסמל המשרד שבראש הפס הצר שבצד המסך.
2. בחרו הוספת ארגון נוסף.
3. הקלידו את שם הארגון ובחרו יצירת ארגון.

הדף נטען מחדש בתוך המשרד החדש, ואתם הבעלים שלו. המשרד החדש נפרד לגמרי, עם לקוחות, צוות והגדרות משלו, ושום דבר לא מועתק מהמשרד הקודם. כדי לחזור למשרד הקודם, בחרו בו מאותו תפריט.

משרד נוסף נפתח בלי תבניות ספרים. כדי להוסיף אותן, פתחו בהגדרות את תבניות ספרים ובחרו הוספת תבניות מוכנות.

אם מופיעה הודעה שנפתחו היום יותר מדי משרדים עם כתובת המייל שלכם או עם הדומיין שלה, נסו שוב מחר או פנו אלינו ונפתח את המשרד עבורכם. אם היצירה נכשלה מסיבה אחרת, בחרו שוב יצירת ארגון באותו חלון ועם אותו שם: המערכת ממשיכה מאותה נקודה ולא פותחת משרד כפול.

יוצאים מהמערכת

פתחו את תפריט המשתמש ובחרו התנתקות, במיוחד במחשב משותף.

המשרד מושהה?

אם במקום המשרד מופיע מסך “המשרד מושהה”, SmartBill השהתה את הפעילות של המשרד הזה. המסך מציג את הסיבה כשהיא קיימת. פנו לתמיכה כדי להחזיר את הגישה, או פתחו משרד אחר שאתם חברים בו מאותו מסך.

החיבור לחשבון נקטע?

כשהאינטרנט נקטע לרגע, מופיע בראש המסך פס “החיבור נותק. מתחברים מחדש…” והעבודה נשארת פתוחה. כשהחיבור חוזר, הפס נעלם מעצמו.

אם גם החיבור לחשבון נקטע, מופיע במקום המשרד המסך “משחזרים את החיבור לחשבון…”. המערכת ממשיכה לנסות ברקע, וכשהחיבור חוזר המשרד נפתח שוב מעצמו, בלי ללחוץ על כלום.

אם זה לא מסתדר תוך כמה שניות, מופיע המסך “החיבור לחשבון נקטע” עם נסו שוב והתחברות מחדש. גם אז המערכת ממשיכה לנסות ברקע. בחרו נסו שוב אחרי שהאינטרנט חזר, או התחברות מחדש אם התנתקתם בחלון אחר או שהחיבור לא חוזר. שינויים שעוד לא נשמרו במסך שהיה פתוח עלולים ללכת לאיבוד.

לא מצליחים להיכנס?

בדקו את כתובת הדוא״ל, השתמשו באפשרויות השחזור שמציע מסך הכניסה, או בקשו מהמנהל לבדוק את ההזמנה. אין לשלוח לאחרים סיסמה או קוד כניסה.