מנהלים את הצוות

הצוות נמצא בתפריט תפעול. לחיצה על צוות פותחת מתחתיו את העמודים שלו: חברי צוות, קבוצות ועבודת הצוות. חבר צוות שאינו מנהל רואה את הרשימה, את הקבוצות ואת העבודה שלי.

חברי צוות

לכל אדם בטבלה מופיעים:

• תפקיד: תיאור חופשי של מה שהוא עושה במשרד, למשל “מנהלת חשבונות”. התפקיד מוצג בלבד ולא משנה שום הרשאה. אם לא הוזן תפקיד מופיע קו.
• הרשאה: מה מותר לו לעשות במשרד. לכל הרשאה צבע משלה.
• סטטוס: פעיל, או לא פעיל אחרי שהוסר מהמשרד.
• פעילות אחרונה: מתי השתמש באפליקציה לאחרונה. ריחוף מעל הזמן מציג תאריך ושעה מדויקים. קו אומר שעדיין לא נרשמה פעילות.

אפשר לחפש לפי שם, אימייל או תפקיד, ולסנן לפי הרשאה ולפי סטטוס.

הרשאות

• בעלים: כל מה שמנהל מערכת יכול, וגם לנהל בעלים אחרים.
• מנהל מערכת: רואה את כל הלקוחות, מזמין ומנהל את הצוות ומשנה את הגדרות המשרד. לא יכול לשנות או להסיר בעלים.
• חבר צוות: רואה את הלקוחות שהוא אחראי עליהם, שהוא פתח בעצמו או שקיבל אליהם גישה. עם גישה לכל הלקוחות הוא רואה את כולם, בלי להפוך למנהל.

כדי שחבר צוות יראה לקוח נוסף, תנו לו גישה ללקוח הזה. אין צורך להפוך אותו למנהל.

לקוחות שחבר צוות פותח

• מי שפותח לקוח חדש הופך לאחראי עליו, אלא אם בחר אחראי אחר. גם אז הלקוח נשאר פתוח לו, כדי שיוכל להמשיך מיד, למשל לייבוא נתונים.
• מי שעובד על לקוח (האחראי, מי שקיבל אליו גישה, ומי שיש לו גישה לכל הלקוחות) עושה בו את כל עבודת הנהלת החשבונות: ייבוא, הגדרות, קליטה, רישום וסגירת תקופה. גישה לצפייה בלבד מאפשרת לראות בלי לשנות.
• להעביר לקוח לאחראי אחר או למחוק אותו יכולים רק האחראי עליו, מנהלי מערכת ובעלים. אחראי קודם ממשיך לראות את הלקוח, ואפשר להסיר לו את הגישה מגישה ללקוחות בפרופיל שלו.

מזמינים עובד

1. בחברי צוות לחצו הזמן חבר צוות.
2. הזינו את כתובת האימייל של העובד.
3. בחרו הרשאה: חבר צוות או מנהל מערכת.
4. לחבר צוות בחרו גישה ללקוחות: בלי גישה עדיין, כל הלקוחות, או לקוחות נבחרים.
5. לחצו שלח הזמנה.

ההזמנה מופיעה בהזמנות ממתינות עד שהעובד נכנס עם אותה כתובת אימייל.

שולחים הזמנה שוב או מבטלים אותה

פתחו את תפריט הפעולות בכרטיס ההזמנה תחת הזמנות ממתינות:

• שליחה מחדש: אחרי אישור, העובד מקבל שוב את אימייל ההזמנה. להזמנה שתוקפה פג (מסומנת פג תוקף) נשלחת הזמנה חדשה במקומה, עם אותה הרשאה ואותה גישה ללקוחות.
• ביטול ההזמנה: אחרי אישור, הקישור שנשלח מפסיק לעבוד וההזמנה יורדת מהרשימה. אם טעיתם בכתובת או בהרשאה, בטלו והזמינו שוב.

אם העובד כבר הצטרף, ההזמנה פשוט יורדת מהרשימה. אם הוא קיבל אותה ממש עכשיו, מופיעה הודעה שההצטרפות עדיין מסתיימת. נסו שוב בעוד דקה.

מנהלי מערכת ובעלים מנהלים הזמנות. רק בעלים מנהלים הזמנה של בעלים.

עורכים פרטים, משנים הרשאה או מסירים

פתחו את תפריט הפעולות בשורה של האדם, או את פעולות בפרופיל שלו:

• עריכת פרטים: שם ותפקיד.
• שינוי הרשאה: בוחרים את ההרשאה החדשה מהרשימה.
• הסרה מהמשרד: אחרי אישור, האדם לא יכול יותר להיכנס למשרד. המשימות והלקוחות המשויכים אליו נשארים כמו שהם, ואפשר להזמין אותו שוב בהמשך.

אי אפשר לשנות את ההרשאה של עצמכם או להסיר את עצמכם, ורק בעלים יכולים לשנות או להסיר בעלים.

פרופיל חבר צוות

מנהלים לוחצים על שורה בטבלה כדי לפתוח את הפרופיל.

בלשונית סקירה מופיעות המשימות הפתוחות שלו, הלקוחות שבבעלותו, השיחות הפתוחות ושיחות הטלפון האחרונות. כל רשימה פותחת את מה שמוצג בה:

• משימה נפתחת בחלונית המשימה באותו מסך. משימה באיחור מסומנת באדום, ותגית צבעונית מסמנת משימה בעדיפות גבוהה או דחופה.
• לקוח נפתח בכרטיס הלקוח.
• שיחה נפתחת בחלון צ׳אט בתחתית המסך.

לחיצה על אחד המספרים בראש העמוד, או על צפה בהכל בכרטיס, מעבירה לרשימה המלאה. בלשונית עבודה מופיעה העבודה שלו בחודש שנבחר, כמו בעבודת הצוות.

קבוצות

קבוצה מאפשרת לשתף פרויקט עם כמה אנשים בבת אחת. היא לא משנה הרשאות ולא נותנת גישה ללקוחות.

• כל הצוות היא קבוצה אוטומטית. כל חבר צוות פעיל נמצא בה, מי שמצטרף למשרד נוסף אליה ומי שמוסר יוצא ממנה, ולכן אי אפשר לערוך אותה.
• כדי ליצור קבוצה לחצו קבוצה חדשה, תנו לה שם, סמנו את החברים ולחצו צור.
• בכרטיס של קבוצה רואים מי בה ועם כמה פרויקטים היא משותפת. עריכת חברים פותחת את אותו חלון לשינוי השם והחברים.
• אי אפשר למחוק קבוצה שמשותפת עם פרויקט. הסירו אותה קודם מהפרויקטים.

רק מנהלים יוצרים, עורכים ומוחקים קבוצות.

עבודת הצוות

העמוד מציג למנהלים את החודש שנבחר. עוברים בין חודשים בחיצים, או לוחצים על החודש כדי לבחור אחר.

• בראש העמוד: נוכחות כוללת, הזמן שמשויך ללקוחות, זמן שלא שויך ללקוח, ומספר הנושאים שדורשים תשומת לב.
• חברי הצוות: לכל אחד נוכחות, הזמן על לקוחות וחלקו מהנוכחות, משימות פתוחות ובאיחור, הלקוחות העיקריים ונושאים לבדיקה. לחיצה על שורה פותחת את לשונית עבודה בפרופיל שלו.
• דורש תשומת לב: הנושאים מקובצים לפי סוג ולפי חבר צוות: משימות באיחור, לקוח בבעלותו בלי עבודה, עבודה על לקוח שלא משויך אליו, נוכחות בלי פעילות, ורוב היום לא שויך ללקוח. כל פריט פותח את הלקוח או את חבר הצוות.
• הלקוחות שקיבלו הכי הרבה זמן.

חבר צוות שאינו מנהל רואה כאן העבודה שלי: הנוכחות שלו לצד הזמן שנרשם על לקוחות, על עבודה פנימית ועל שום דבר, פירוט שנפתח מלקוח לסוג עבודה, למשימה ולרישומים, גרף נוכחות לפי יום ולאן הלך הזמן. דוחות זמן העבודה.

הזמנים הם הערכה לפי השימוש באפליקציה בזמן שהשעון פועל. הם לא שעות עבודה ולא משמשים לשכר.

כשעובד עוזב

הסירו אותו מהמשרד, ואז העבירו לאחרים את הלקוחות והמשימות הפתוחות שלו.

מדריכים קשורים: מדווחים נוכחות, מי יכול לראות ולשנות דברים?.