היום הראשון שלכם במערכת

ברוכים הבאים ל־SmartBill Office. כאן המשרד מרכז פרטי לקוחות, משימות, מסמכים ודוחות.

המסלול הראשון שלכם במערכת

1. 1
   המשרד שלכם

   אחרי הכניסה, בדקו את שם המשרד.

2. 2
   העבודה שלכם

   פתחו את המשימות שלי כדי למצוא את הפעולה הבאה.

3. 3
   תיק לקוח

   פתחו לקוחות, בחרו את העסק ובדקו את שמו.

מתחילים

1. פתחו את SmartBill Office והיכנסו עם כתובת הדוא״ל שאליה המשרד שלח הזמנה.
2. בדקו את שם המשרד: עמדו על סמל המשרד שבראש הפס הצר שבצד המסך. אם אתם חברים בכמה משרדים, בחרו בסמל ובחרו במשרד שבו תרצו לעבוד.
3. באזור עבודה, פתחו את המשימות שלי כדי לראות את העבודה ששויכה אליכם.
4. פתחו לקוחות ובחרו לקוח כדי להיכנס לתיק שלו.
5. השתמשו בחיפוש שבחלק העליון כדי למצוא לקוח, איש קשר או משימה.

לוח הבקרה: מאיפה מתחילים את היום

לוח בקרה (באזור עבודה) מרכז את מה שמחכה לכם:

• המשימות שלי: משימות פתוחות לפי מועד, עם מספר המשימות שבאיחור ושל היום. בחירה במשימה פותחת אותה במקום. הכפתור + בראש הכרטיס פותח משימה חדשה שמשויכת אליכם, בלי לעזוב את לוח הבקרה.
• ממתינות לתשובה: שיחות עם לקוחות שבהן הלקוח כתב אחרון ועדיין לא ענו לו, מי שמחכה הכי הרבה זמן למעלה. זמן ההמתנה מסומן באדום כשהלקוח מחכה יותר מהזמן שהמשרד קבע. בחירה בשיחה פותחת אותה בחלון צף.
• בשבילך: הודעות מחברי הצוות, אזכורים, תשובות של לקוחות ועדכונים במשימות שלכם. נקודה מסמנת מה עוד לא ראיתם.
• פרויקטים: הפרויקטים שעודכנו לאחרונה. הכפתור + בראש הכרטיס פותח פרויקט חדש.

בעלים ומנהלי מערכת רואים כברירת מחדל את כל המשרד: משימות המשרד, כל ההודעות שמחכות לתשובה (גם כאלה שלא שויכו לאף אחד), וכרטיס הצוות עם מה שפתוח, באיחור ולהיום אצל כל אחד. המתג כל המשרד / שלי בראש הדף מצמצם לעבודה שלכם, והמערכת זוכרת את הבחירה.

תמונת מצב למנהלים

בתצוגת כל המשרד מופיעים בראש הדף ארבעה כרטיסים קטנים:

• משימות: כמה פתוחות, כמה באיחור וכמה להיום, בכל המשרד.
• צוות: כמה מחברי הצוות נמצאים עכשיו בעבודה, לפי שעון הנוכחות.
• עומס: כמה עובדים צברו 5 משימות באיחור ומעלה.
• פרויקטים: כמה פרויקטים דורשים תשומת לב, כי יש בהם משימות באיחור או שלא הייתה בהם פעילות 7 ימים.

מתחתיהם, דורש תשומת לב מרכז את מה שכדאי לבדוק, ומציג רק שורות שיש בהן משהו:

• משימות באיחור של יותר מ־3 ימים.
• עובדים עם יותר מ־15 משימות פתוחות.
• משימות ללא תאריך יעד.
• פרויקטים עם עבודה פתוחה שלא הייתה בהם פעילות 7 ימים.
• משימות שממתינות ללקוח.

לחיצה על מספר או על שורה פותחת את הפירוט: המשימות, העובדים או הפרויקטים שמאחוריהם. בחירה במשימה פותחת אותה, וכשסוגרים אותה חוזרים לרשימה.

משימה שממתינה ללקוח אינה נספרת באיחור, גם אם תאריך היעד שלה עבר. היא מופיעה בשורה משלה.

משימות פרטיות של אחרים נספרות במספרים אבל לא מוצגות, אלא אם בעל המשרד הפעיל את ההגדרה בעלים ומנהלי מערכת רואים את כל המשימות.

מבינים איפה נמצאים

הפס הצר בצד המסך מעביר בין אזורי העבודה של המשרד, והתפריט שלידו מציג את המסכים של האזור שנבחר. בתוך תיק לקוח, התפריט מציג את המשימות, הקבצים, ההודעות והעבודה הכספית של אותו לקוח.

לפני שמשנים משהו, בודקים את שם הלקוח בחלק העליון.

המשרד לא מופיע?

בקשו ממנהל המשרד לבדוק את ההזמנה ואת החברות שלכם במשרד. היכנסו עם אותה כתובת דוא״ל שקיבלה את ההזמנה. יצירת משרד חדש מיועדת למי שמקים את סביבת העבודה של המשרד.

ממשיכים: מכירים את המסכים או יוצרים משימה ראשונה.