בוחרים סיווג להוצאה

סיווג קובע איך ההוצאה תירשם במערכת. הוא עשוי לכלול חשבונות והגדרות הכרה שהכין האחראי על הנהלת החשבונות.

מסווגים הוצאה

1. פתחו את ההוצאה.
2. חפשו בבורר הסיווגים את הקטגוריה המתאימה.
3. בחרו סיווג שמתאים למסמך.
4. בדקו סכומים ואת הסבר הרישום, אם הוא מוצג.
5. שמרו והמשיכו בתהליך האישור.

הסיווג חסר

בקשו מאחראי הנהלת החשבונות לבדוק את סיווגי הוצאות של הלקוח. אל תבחרו קטגוריה לא קשורה רק כדי להעלים שגיאה.

לאחראי הנהלת החשבונות

בתיק הלקוח, הנהלת חשבונות ← סיווגי הוצאות מציג טבלה של כל הסיווגים. סננו לפי שם או סטטוס, או בחרו סיווג חדש. לחיצה על שורה פותחת את דף הפרטים: שם, סוג תנועה ופתרון החשבונות המשתנים. שמירה חוזרת לדף הפרטים; מחיקה מחזירה לטבלה.

גם הלשונית סיווגי הוצאות בתיק הלקוח מציגה את כל הסיווגים, כולל עמודת סעיף 6111 של כרטיס ההוצאה. לחיצה על שורה פותחת את עורך הסיווג בחלונית צד, בלי לעזוב את הטבלה. בתחתית העורך, כרטיסי החשבון של הסיווג מציג את הכרטיסים שהסיווג רושם אליהם: אפשר לשנות שם את סעיף 6111, או לבחור עריכת כרטיס כדי לעדכן שם, קוד מיון ופרטים נוספים. שינוי כזה נשמר מיד בכרטיס עצמו, ולכן חל על כל סיווג ורישום שמשתמשים בו.

מתחת לטבלה, סוגי הכנסות אחרות מציג את סוגי ההכנסות האחרות (מענקים, ריבית) שנרשמו ב־SmartBill. כל סוג נזקף לכרטיס ההכנסה שמופיע לצדו: עד שבוחרים כרטיס, זה הכרטיס שמפתחו זהה למפתח הסוג, וסוג לא ממופה אם אין כזה. בחירת כרטיס חלה על כל ההכנסות מהסוג שעוד לא נרשמו, ולא משתנה בסנכרון הבא.

סוגי תנועה עובדים באותו אופן: טבלה של כל המתכונים, ואז דף פרטים לקוד, שם ושורות החובה והזכות. שינוי אחוזים או שיוך חשבונות משפיע על רישום העבודה בהמשך.

בהגדרות המשרד, תבניות ספרים הן תיקים לדוגמה שהמבנה שלהם (קודי מיון, כרטיסי חשבון, סוגי תנועה וסיווגי הוצאות) מועתק ללקוחות חדשים. בדקו שהתבנית מתאימה לשיטת הנהלת החשבונות של הלקוח לפני שימוש בה.

הוספת תבניות מוכנות מוסיפה תבניות מלאות לפי סוג העסק: עוסק מורשה, עוסק פטור וחברה בע״מ. מה בתבנית? מציג את הסיווגים, הכרטיסים וסוגי התנועה לפני ההוספה. סוג עסק שכבר יש לו תבנית במשרד מסומן כבר קיימת במשרד ולא נוסף שוב. אחרי ההוספה עורכים את התבנית כמו כל תבנית, ורק מנהלים ובעלים יכולים להוסיף.

כשפותחים לקוח חדש ובוחרים התחלה מברירת מחדל או מהעתקה, מקור המבנה נבחר מראש לפי סוג הישות של הלקוח: התבנית של אותו סוג אם יש כזו, אחרת תבנית ברירת המחדל של שיטת הנהלת החשבונות. אפשר לבחור מקור אחר לפני היצירה.