מנהלים לקוחות וספקים של עסק

המשרד שלכם מנהל לקוח. הלקוחות והספקים של אותו עסק מופיעים בתוך סביבת העבודה הכספית שלו.

מוצאים לקוח או ספק של העסק

1. פתחו את תיק הלקוח הנכון.
2. בחרו לקוחות וספקים בניווט של התיק או של הנהלת החשבונות.
3. חפשו לפי שם, מספר זיהוי או מפתח חשבון.
4. פתחו רשומה ובדקו את פרטיה לפני עריכה או קישור מסמך.

ברשימה מופיע לכל לקוח וספק מפתח החשבון של הכרטיס שלו בהנהלת החשבונות, ובעמודה מפתחות במערכות אחרות המפתחות שהכרטיס מוכר בהם בתוכנה אחרת (למשל חשבשבת), עם שם המערכת. לקוח או ספק שעוד לא נרשם בספרים מופיע בלי מפתח.

מוסיפים או מתקנים פרטים

השתמשו בפעולת ההוספה או העריכה הזמינה. בכרטיס יש:

• שם, מספר מזהה ותפקיד (לקוח, ספק או שניהם)
• בעריכת כרטיס קיים, הנהלת חשבונות: מפתח החשבון והמפתחות במערכות אחרות (ראו בהמשך)
• איש קשר: שם איש קשר, אימיילים (כמה כתובות מופרדות בפסיק), טלפון ופקס
• כתובת: רחוב ומספר, עיר, מיקוד ומדינה
• תנאי תשלום ובנק: תנאי התשלום, קוד בנק, סניף ומספר חשבון
• הערות
• בעריכת ספק: ברירות המחדל להוצאות שלו

בחלק הנהלת חשבונות מתקנים את מפתח החשבון של הכרטיס, ומוסיפים, משנים או מסירים מפתחות שהכרטיס מוכר בהם במערכת אחרת. השינויים נשמרים יחד עם שאר הכרטיס בלחיצה על שמור. מפתח חשבון שכבר שייך לכרטיס אחר לא יישמר, וכך גם מפתח שכבר משויך לכרטיס אחר באותה מערכת. ללקוח או ספק שעוד אין לו כרטיס בספרים אפשר להזין את המפתח שהכרטיס יקבל; בלי מפתח, המפתח הפנוי הבא ייקבע אוטומטית. מפתח ראשון במערכת הוא זה שמשמש בייצוא אליה. מפתח חדש במערכת אחרת מתחיל במפתח הפנוי הבא אחרי האחרון שהמערכת נתנה לספק (או ללקוח), ומתחתיו מופיע המפתח האחרון, למשל מפתח הספק האחרון בחשבשבת: 30004. נספרים רק מפתחות של מספרים בלבד, באורך הנפוץ ביותר, כדי שמפתח חריג לא יזיז את הטווח; מפתח שכבר קיים במערכת מדולג. אפשר לשנות את המפתח המוצע לפני השמירה, והוא נשמר רק בלחיצה על שמור. רק מי שמורשה לשנות את אינדקס החשבונות יכול לערוך את המפתחות; אחרים רואים אותם לקריאה בלבד.

אותו כרטיס נפתח גם כשיוצרים ספק חדש מתוך הוצאה, כך שאפשר להזין כתובת ופרטי קשר כבר שם. מתוך הוצאה אפשר גם לפתוח את הכרטיס של ספק קיים: בכפתור העיפרון שליד שדה ספק, או בעיפרון שבשורת הספק ברשימת הבחירה. הימנעו מיצירת רשומה נוספת רק בגלל הבדל קטן בשם המוצג.

מספר הזיהוי נשמר כספרות בלבד, ומספר קצר מתשע ספרות מושלם באפסים מובילים. לכן אותו מספר בכתיב שונה אינו יוצר רשומה נוספת, והמערכת מסרבת לשמור מספר שכבר שייך לרשומה פעילה אחרת. שינוי שם של לקוח או ספק מעדכן גם את כרטיסי החשבון שעדיין נושאים את שמו הקודם; כרטיס שקיבל שם משלו נשאר כפי שהוא.

רשומות שמגיעות מחיבור

פרטים מסוימים עשויים להגיע מ־SmartBill או ממקור אחר. קראו הודעות על חיבור או הבדלים לפני שינוי מידע שיובא.

ספק בספרים אינו בהכרח איש קשר במשרד שאפשר לשלוח לו הודעה. השתמשו באנשי קשר לפרטי תקשורת וקשרים.