קישור פתוח לחתימה

קישור פתוח מתאים כשעדיין לא יודעים מי יחתום, או כשהחותם עוד לא לקוח של המשרד: ייפוי כוח שמפרסמים למתעניינים, הסכם התקשרות ששולחים בקבוצה, טופס שעומד באתר. לא בוחרים לקוח מראש. כל מי שפותח את הקישור מקליד את שמו, חותם על עותק משלו, ואתם משייכים את החתימה ללקוח אחר כך.

כשכבר יודעים מי הלקוח, עדיף מסמך רגיל או שליחה לכמה לקוחות: הקישור נשלח אז לאיש הקשר עצמו, והוא מקבל תזכורות.

יוצרים קישור

1. פתחו מסמכים לחתימה, עברו לקישורים פתוחים ולחצו קישור פתוח חדש. אפשר גם ללחוץ מסמך חדש ולבחור תחת למי את קישור פתוח.
2. העלו קובץ PDF ותנו למסמך שם. החותמים רואים את השם הזה.
3. לחצו המשך לסימון השדות. הקובץ נשמר כתבנית עם חותם אחד ונפתח לעריכה. ממקמים את השדות כמו במסמך רגיל.
4. לחצו יצירת הקישור, אשרו, ובדף הקישור לחצו העתקת הקישור.

אם כבר יש למשרד תבנית עם חותם אחד, אפשר לבחור תחת מתחילים מ את תבנית ולבחור אותה במקום להעלות קובץ. מוצגות רק תבניות עם חותם אחד, כי מי שפותח את הקישור חותם בשם עצמו.

הקישור לוקח עותק של התבנית. שינוי מאוחר בתבנית לא משנה קישור שכבר נוצר.

שדות שמתמלאים מעצמם משם הלקוח, מזהה המס של הלקוח, המייל של הלקוח והטלפון של הלקוח מתמלאים בקישור פתוח ממה שהחותם מסר על עצמו, כי עדיין אין כרטיס לקוח לקרוא ממנו. אם שדה כזה קורא טלפון או מייל, הדף מבקש אותם מהחותם.

מה מבקשים מהחותם

בחלון יש שתי בחירות, ושתיהן כבויות בהתחלה. כשהן כבויות, החותם מקליד רק את שמו ועובר ישר למסמך.

• אימות החותם במייל: החותם מוסר גם כתובת מייל, מקבל אליה קוד בן 6 ספרות ומקליד אותו לפני החתימה. הדליקו כשחשוב לדעת שהחותם מחזיק בכתובת שמסר.
• לבקש מכל חותם מספר זהות: החותם מתבקש להזין ת.ז. או ח.פ., והמספר מופיע באישור החתימה. תבנית שיש בה שדה שמתמלא מעצמו ממזהה המס של הלקוח מבקשת את המספר בכל מקרה.

אפשר לשנות את שתיהן גם אחר כך, בראש דף הקישור. השינוי חל על מי שפותח את הקישור מעכשיו, ומי שכבר הגיע למסמך ממשיך כמו שהתחיל. כשמכבים את אימות המייל, קוד שנשלח ועוד לא הוקלד מפסיק לעבוד, והחותם ממשיך מיד בלי קוד.

מה החותם עושה

1. פותח את הקישור ומקליד שם מלא, ועוד מה שהקישור מבקש: מספר זהות או ח.פ., כתובת מייל.
2. בקישור שמאמת את המייל: מקבל למייל קוד בן 6 ספרות ומקליד אותו. הקוד תקף ל-15 דקות, ואפשר לבקש קוד חדש.
3. ממלא וחותם, בדיוק כמו במסמך שנשלח אליו אישית.

הדף לא מגלה לחותם אם הוא כבר לקוח של המשרד. מי שהתחיל ולא סיים יכול לחזור לאותו דף במשך שלושה ימים, ובקישור בלי אימות מייל במשך יום. אחר כך ההתחלה נמחקת, יחד עם הפרטים שהקליד, והוא מתחיל מחדש מהקישור. כך גם לגבי מי שמילא פרטים ולא הקליד את הקוד. מי שחוזר לקישור מאותו דפדפן ומתחיל שוב, ההתחלה הקודמת שלו נמחקת מיד. במשרד רואים רק חתימות שהושלמו.

מה נרשם על החותם

אף אחד לא שלח לחותם קישור אישי, ולכן אישור החתימה אומר זאת במפורש: החותם הגיע דרך קישור פתוח, והפרטים שמסר נרשמו כפי שהוקלדו. בקישור שמאמת את המייל, האישור מציין שכתובת המייל אומתה בקוד חד-פעמי, ומתי. בקישור שלא, האישור אומר שאף פרט לא אומת. פרט שהקישור לא ביקש לא נרשם, ואין לו שורה באישור. כתובת ה-IP והמכשיר נרשמים כמו בכל חתימה.

המשמעות: בלי אימות מייל, כל מי שמחזיק בקישור יכול לחתום, והשם הוא מה שהחותם הקליד. עם אימות, המערכת בדקה שהחותם מחזיק בתיבת המייל. את מספר הזהות המערכת לא בודקת בשום מקרה. למסמך שדורש זיהוי חזק יותר, הדליקו את אימות המייל, או שלחו מסמך רגיל לאיש קשר שאתם מכירים.

משייכים חתימה ללקוח

כשמישהו חותם, מי שיצר את הקישור מקבל התראה בפעמון. בדף הקישור מופיעה שורה לכל חתימה, ובעמודה מחכים לשיוך ברשימת הקישורים רואים כמה חתימות עוד בלי לקוח.

1. בשורה של החתימה לחצו שיוך ללקוח. אפשר גם לפתוח את המסמך וללחוץ שם.
2. לקוח קיים: אם החותם מסר מספר זהות ויש במשרד לקוח עם אותו מספר, הוא מוצע ראשון. אפשר גם לחפש לקוח אחר.
3. לקוח חדש: הלקוח נפתח כליד, עם השם שהחותם מסר, ועם המייל ומספר הזהות כשנמסרו. כשהחותם לא מסר מספר זהות, אפשר להקליד אותו כאן. משרד שמנהל פרטי מס ללקוחות שלו בוחר כאן גם את סוג הלקוח, ובלי מספר זהות מהחותם חייב להקליד אחד.

אחרי השיוך החותם הוא איש קשר של הלקוח, המסמך מופיע בלשונית מסמכים לחתימה של הלקוח, והעותק החתום נשמר בקבצים של הלקוח. אם ללקוח כבר יש איש קשר עם אותה כתובת מייל, או בלי מייל עם אותו שם, החתימה נקשרת אליו ולא נוצר איש קשר כפול.

אם מספר הזהות שהחותם מסר אינו תקין, אי אפשר לפתוח ממנו לקוח חדש. פתחו את הלקוח בעצמכם ושייכו אליו את המסמך.

עד השיוך רואים את החתימה רק מי שיצר את הקישור ומנהלי המשרד.

סוגרים קישור

סגירת הקישור, בתפריט פעולות נוספות, מפסיקה לקבל חותמים חדשים. מי שכבר התחיל יכול לסיים, ומה שנחתם נשאר. פתיחה מחדש מחזירה את הקישור לאותה כתובת.

מחיקת הקישור אפשרית רק לקישור שאף אחד לא חתם דרכו.

בקישור שמאמת את המייל, קוד האימות נשלח מתיבת המייל של המשרד, ונספר כמו כל מייל אחר שהמשרד שולח. כדי שקישור לא ישמש לשליחת מיילים, יש מגבלה על מספר הקודים שנשלחים דרכו בשעה. חותם שנתקל בה מתבקש לחכות מעט ולנסות שוב. אם שליחת מיילים לא כלולה בתוכנית של המשרד, או שמכסת המיילים היומית נגמרה, הדף אומר לחותם שהקישור לא זמין כרגע.

בקישור בלי אימות מייל יש מגבלה על מספר החתימות שבתהליך דרכו, יחד עם אלה שהושלמו בשעה האחרונה. חותם שנתקל בה מתבקש לנסות שוב מאוחר יותר או לפנות למשרד. חתימה שהתחילה ולא הסתיימה נמחקת אחרי יום, כך שההמתנה יכולה להימשך עד יום.