מגדירים הנהלת חשבונות ללקוח

הפעולה מיועדת למנהל משרד או לאחראי על הנהלת החשבונות.

תיקים המיובאים ממשרד סמארטביל מחובר מוכנים אוטומטית באמצעות ההגדרות המיובאות וברירות המחדל. בדרך כלל אין צורך באשף זה עבורם. עקבו אחר ההכנה במצב סנכרון. טיוטה ידנית קיימת או מבנה שיובא מקובץ עדיין דורשים בדיקה. ראו ייבוא מסמארטביל.

משלימים הגדרה

1. פתחו את הלקוח ובחרו בהגדרת הכספים, או המשיכו לשלב הנהלת החשבונות בזמן יצירת לקוח. ביצירת לקוח בחרו התחלה מברירת מחדל או מהעתקה כדי להכין ספרים עכשיו. בתיק קיים וריק בחרו התחלה מברירת המחדל, העתקה מלקוח אחר או ייבוא מקובץ.
2. בחרו הנהלת חשבונות חד־צידית או כפולה, ואז מקור המבנה: ברירות מחדל או תיק לקוח מתאים שהוגדר כבר. זה הבסיס. שינוי המקור מחליף את הטיוטה. כדי להוסיף רק חלקים מתיק אחר בלי להחליף את הטיוטה, בחרו העתקה מתיק אחר…, סמנו קודי מיון, כרטיסי חשבון, סוגי תנועה או סיווגי הוצאות ואשרו. מה שכבר קיים בטיוטה (אותו קוד, מפתח או שם) אינו משתנה; סיווג שמועתק מביא איתו את סוג התנועה ואת הכרטיסים שהוא רושם אליהם. שמרו את הטיוטה כדי לקבע.
3. כדי להתחיל מאינדקס ישן, בחרו יצירת לקוח וייבוא מבנה בזמן יצירת הלקוח, או ייבוא נתונים מתוך ההגדרות. בדקו את המקור ואת יעדיו לפני החלתו. למדריך הייבוא.
4. המשיכו להגדרות. בזמן יצירת לקוח, פתחו סקירה והתאמה. בדקו את מטבע הבסיס וכל לשונית.
5. בדקו כרטיסי חשבון, קודי מיון, סיווגי הוצאות וסוגי תנועה.
6. פתרו שגיאות, בדקו אזהרות ובחרו סיום הגדרה. בזמן יצירת לקוח, המשיכו במקום זאת לשלבים הנותרים. בלשונית כרטיסים לרישום אוטומטי בוחרים באילו כרטיסים אופיס ישתמש לרישום מע״מ, יתרות פתיחה, עודפים והפרשי שער ועיגול. לכל שימוש נדרש כרטיס אחד. אפשר לחפש כרטיס קיים לפי מפתח או שם, לבחור יצירת כרטיס חדש, או יצירת הכרטיסים החסרים. אם דילגתם על הבחירה, אפשר להשלים אותה ישירות בסקירה: בדקו את שמות הכרטיסים החדשים והמפתחות שלהם ובחרו המשך ויצירת הכרטיסים החסרים. הכרטיסים נוצרים רק בלחיצה, יחד עם סיום ההגדרה; כרטיסים שכבר נבחרו נשמרים. כדי להשתמש בכרטיסים קיימים במקום ליצור חדשים, בחרו חזרה לבחירת כרטיסים קיימים — הלשונית המתאימה תיפתח. שגיאות אחרות עדיין דורשות תיקון לפני ההמשך. החלפת בחירה שומרת את הכרטיס הקיים ואת ההיסטוריה שלו. בסיום ההגדרה אופיס ישתמש בכרטיס שבחרתם לרישומים החדשים.

אינדקס חשבונות הוא רשימה מסודרת של החשבונות שבהם רושמים את הפעילות הכספית. העתקת הגדרות אינה מעתיקה כרטיסי לקוחות וספקים של עסק אחר.

עורכים את ההגדרות

לחצו פעמיים על תא שניתן לעריכה או הקישו Enter כדי לערוך. Tab שומר ועובר לתא הבא; Escape מבטל. השתמשו בפעולת ההוספה בכל לשונית כדי להוסיף שורה להגדרות שהועתקו. בדקו מפתחות חשבון, שמות, קודי מיון והפניות לפני הסיום. כרטיסי לקוחות וספקים אינם מוצגים בטיוטת ההגדרה הזאת; אי אפשר להשתמש במפתחות שלהם לכרטיסי מבנה או מערכת. אם מפתח מתנגש, בחרו מפתח פנוי.

סוג תנועה מגדיר את פקודת היומן: חובה, זכות, מע״מ תשומות וחלוקת הסכום בין החשבונות. סיווג הוצאה בוחר את סוג התנועה ומשייך את משתני החשבון שלו לכרטיסי חשבון, לצד נגדי או לבחירה ידנית. אין צורך להזין אחוז מע״מ נוסף בסיווג. לשינוי רישום המע״מ במשרד, ערכו את סוג התנועה המשויך לסיווג ההוצאה.

בתוך כרטיסי חשבון, האפשרות הגדרות מס נוספות לכרטיסים פותחת נתונים נוספים: מע״מ תשומות לקיזוז, הוצאה מוכרת למס הכנסה וסוג תנועה כברירת מחדל לכרטיס. הנתונים משמשים גם ליצירת סיווגים ב-SmartBill; שינוי האחוזים כאן אינו משנה את פקודות היומן במשרד. אם הרשימה ריקה, אפשר להמשיך — אין פירוש הדבר ששיעור הקיזוז הוא אפס. לחזרה לטבלה בחרו חזרה לאינדקס החשבונות.

כבר קיימות הגדרות שיובאו

ההגדרה נפתחת ישירות באינדקס שיובא, תוך שמירת המפתחות, שיטת הנהלת החשבונות ומטבע הבסיס, בלי החלפה בתבנית. בדקו את הכרטיסים שיובאו, בחרו כרטיסים לרישום אוטומטי או צרו את החסרים בסקירה והשלימו את הדרישות הנוספות. אין חובה בסיווגי הוצאות כדי לסיים: ספרים בלי סיווגים נפתחים, ואפשר להוסיף סיווגים בהמשך, כשיהיו הוצאות לרשום. אי אפשר לשנות את מטבע הבסיס במהלך ההשלמה. סוגי תנועה וסיווגים שהועתקו לטיוטה של תיק כזה מתווספים בסיום למה שכבר קיים בתיק, בלי כפילויות. אם בסיום מופיעה הודעה שהמקור השתנה במהלך העבודה, בחרו בו מחדש ובדקו את ההגדרות המעודכנות לפני הסיום.

מוסיפים כרטיס וקבוצת מיון

בחלון כרטיס חשבון חדש אפשר לבחור קוד מיון חדש מתחת לבורר קוד המיון. הזינו את קוד הקבוצה, שמה והמפתח הראשון לכרטיסים חדשים שלה, ובחרו צור. הקבוצה נשמרת ונבחרת בטופס הכרטיס; השם, המפתח ושאר הפרטים שכבר הזנתם בכרטיס נשמרים. בדקו אותם ובחרו שוב צור כדי לשמור את הכרטיס. האפשרות זמינה גם ביצירת כרטיס נגדי במהלך ייבוא, וגם כשעדיין אין קבוצות מיון בתיק. ביטול חלון הקבוצה מחזיר לכרטיס בלי לשנות אותו.

באינדקס החשבונות אפשר גם לסמן כמה כרטיסים קיימים ולהעביר אותם לקוד מיון אחר, או ליצור קוד מיון חדש ולהעביר אליו את המסומנים. אחרי ההגדרה, רשימת קודי המיון ומספור הכרטיסים מנוהלים בקודי מיון, לא בהגדרות התיק. למדריך קודי המיון. לקריאת פקודות יומן ויתרות.

מתקנים שיטת הנהלת חשבונות שהוגדרה בטעות

בעל/ת משרד, מנהל/ת משרד או בקר/ית הנהלת חשבונות יכולים לתקן תיק לקוח שהגדרתו הושלמה, משיטה כפולה לחד-צידית, בהגדרות תיק.

1. תחת תיקון שיטת הנהלת חשבונות בחרו בדיקת התיקון.
2. בדקו את ייבואי התנועות ההיסטוריות, הדוחות השנתיים וההעברות ההיסטוריות שנחסמו בגלל לקוח או ספק חסר. בכל סעיף מוצגים עד 20 פריטים אחרונים. ייתכן שגם פריטים ישנים דורשים בדיקה. בחרו בדיקת רשומות כושלות נוספות כדי להגיע לכשלונות נוספים, גם כשהקבוצה הנוכחית לא כוללת רשומות מתאימות.
3. הזינו סיבת התיקון, אשרו שבדקתם את הרשומות המושפעות ובחרו תיקון לחד-צידית. אם הפעולה אינה זמינה בגלל פעילות שמתבצעת כעת בספרים, המתינו לסיומה. אם נתוני הבדיקה השתנו, בדקו ואשרו שוב.
4. אחרי התיקון אפשר לבחור בנפרד ניסיון חוזר לרשומות המוצגות, רק עבור הכשלונות המתאימים שמוצגים. הפעולה שולחת לתור את העברתם ל-SmartBill, עם לקוח או ספק כללי כשצריך. עקבו אחרי התוצאות במסך הייבוא. הפעולה אינה מנסה שוב כשלונות אחרים. גם אחרי סגירת החלון תוכלו לפתוח בדיקת פעולות SmartBill שנכשלו בהגדרות תיק, כל עוד יש כשלונות מתאימים.

התיקון שומר על פקודות שנרשמו, יתרות הכרטיסים, המסמכים וההתאמות. הגדרות המע״מ ומטבע הבסיס אינם משתנים. נשמר תיעוד של מבצע/ת התיקון ושל הסיבה.

התיקון חל על הגדרת הלקוח בכל השנים. הפעולה אינה מיועדת לשינוי שיטה החל משנה מסוימת, ואינה תומכת במעבר מחד-צידית לכפולה.

מסמכים חסרים אינם משוחזרים. גם ייבוא חוזר של תנועות שלא השתנו אינו משחזר אותם, ולכן יש לבדוק את הייבוא המקורי בנפרד. ברירת המחדל בטופס 6111 משתמשת בשיטה המתוקנת, אבל בחירות מפורשות בגיליון העבודה, הצהרות בפרטי העסק וקבצים שכבר הורדו דורשים בדיקה נפרדת.

מחברים SmartBill

אם מחברים גם SmartBill, בדקו מאיזו מערכת יגיעו ההגדרות הראשוניות. קראו את מדריך החיבור לפני האישור.

שיוך מפתחות המשמשים במערכת אחרת

פתחו כרטיס דרך אינדקס חשבונות ← פרטים. תחת מפתחות במערכות חיצוניות, בחרו הוספת מפתח, בחרו או צרו אינדקס חיצוני והזינו את המפתח המשמש בו. אין צורך בייבוא קודם. המפתח באופיס והתנועות בכרטיס נשארים ללא שינוי. בעלי המשרד, מנהלי המשרד או בעלי הרשאת בקר בהנהלת החשבונות יכולים לערוך את המיפויים.

אם כמה מפתחות מאותו אינדקס משויכים לכרטיס, סמנו שימוש במפתח זה לייצוא לאינדקס במפתח הרצוי. אפשר להשאיר את שאר המפתחות לצורך ייבוא עתידי. הכנת ייצוא עם מפתחות חיצוניים.

גם מפתחות שנוספו ידנית מזהים את הכרטיס בייבוא עתידי מאותו אינדקס. עריכה או הסרה של מפתח משנה את אופן זיהוי הכרטיס בייבוא. אפשר לשייך כאן ידנית מפתח שהוחרג בעבר במהלך ייבוא.

המפתחות הם טקסט: מילים בעברית או באנגלית, רווחים, סימני פיסוק ואפסים מובילים נשמרים. התצוגה המקדימה בודקת את מגבלות האורך והתווים של פורמט הייצוא לפני ההורדה.