מפיקים קובץ במבנה אחיד

מבנה אחיד (הוראה 1.31 של רשות המסים) הוא הקובץ שמבקר מרשות המסים מבקש כדי לקרוא את הנהלת החשבונות של העסק. הקובץ כולל את הכרטיסים של הלקוח, את היתרה של כל כרטיס בתחילת התקופה ואת כל הפקודות שנרשמו בספרים בתקופה.

הקובץ נוצר להנהלת חשבונות כפולה שמנוהלת בשקלים. ללקוח עם ספרים חד צידיים, ספרים במטבע אחר, או ספרים שיש בהם פקודות שנרשמו במטבע אחר, המסך מסביר שאי אפשר ליצור אותו כאן.

מפיקים את הקובץ

1. פתחו את אזור הדוחות של הלקוח ובחרו מבנה אחיד.
2. בחרו תקופה: השנה, שנה שעברה, או טווח אחר.
3. בדקו את שם העסק ואת מספר העוסק המורשה. בלי מספר עוסק מורשה תקין אי אפשר ליצור קובץ. הוסיפו אותו בפרטי הלקוח.
4. בחרו את הכונן שבו המבקר ישמור את הקבצים (ברירת המחדל: כונן C). הנתיב בקובץ מתחיל בכונן הזה.
5. לחצו צור קובץ. ההורדה מתחילה כשהקובץ מוכן.
6. קראו את סיכום ההפקה: הנתיב, טווח התאריכים, מספר הרשומות מכל סוג והאזהרות, אם יש.

מה נכלל בקובץ

• כל הכרטיסים של הלקוח, עם קוד מאזן הבוחן שלהם, קוד 6111 כשהוגדר, ומספר העוסק של לקוח או ספק.
• היתרה של כל כרטיס בתחילת התקופה, מכל הפקודות שנרשמו לפניה. בכרטיס במטבע חוץ גם היתרה במטבע של הכרטיס.
• כל פקודה שנרשמה בספרים בתקופה, גם פקודה שבוטלה והפקודה שביטלה אותה. מספר התנועה בקובץ הוא מספר הפקודה במערכת.
• פקודות טיוטה לא נכללות, כי הן עוד לא נרשמו בספרים. המסך מציין כמה טיוטות יש בתקופה.

כשפקודה נוצרה ממסמך, הקובץ מציין את מספר המסמך ואת סוגו לפי הצד שלו בספרים. למשל, חשבונית מס שהלקוח הפיק היא 305, וחשבונית מס של ספק היא 700.

אחרי ההורדה

חלצו את הקובץ שהורד בשורש הכונן שבחרתם, כך שהקבצים יהיו בנתיב שבסיכום. בתיקייה OPENFRMT נמצאים INI.TXT והארכיון BKMVDATA. מתחת לסיכום מופיע מאזן בוחן תנועות של התקופה, כפי שהוא כתוב בקובץ, להשוואה עם מאזן הבוחן של הלקוח.

כל הפקה מקבלת תיקייה משלה, גם כשמפיקים פעמיים באותה דקה.

כרטיס של לקוח או ספק בלי מספר עוסק מופיע באזהרות. הקובץ נוצר בכל זאת, כי לספק מחו״ל אין מספר כזה. בדקו שהחוסר נכון.

כשהקובץ לא נוצר

הקובץ מתאר מצב אחד של הספרים. אם נרשמו פקודות, או שונה מפתח החשבון של כרטיס, בזמן שהקובץ נוצר, המערכת קוראת את הספרים שוב. אם זה קורה שוב, המסך מבקש לנסות בעוד רגע.

המסך מפרט כל בעיה ואת הכרטיס או הפקודה שלה. בעיות נפוצות:

• פקודה לא מאוזנת: פתחו את הפקודה בספרים ובדקו שסך החובה שווה לסך הזכות.
• מפתח חשבון או מספר מסמך ארוך מדי: הקובץ מקבל עד 15 תווים למפתח חשבון ועד 20 למספר מסמך.
• תווים שהקובץ לא יכול לשמור: הקובץ שומר עברית, אותיות לטיניות, ספרות וסימנים בסיסיים. שנו את שם הכרטיס או את התיאור.

הורדת הקובץ אינה שליחה לרשות המסים. העבירו את הקובץ למבקר לפי ההנחיות שקיבלתם.