פותרים בעיות חיבור והבדלים

בודקים חיבור

1. ודאו שאתם במשרד ובתיק הלקוח הנכונים.
2. פתחו את דף חיבורים או הגדרות המתאים.
3. קראו מצב, עדכון מוצלח אחרון והודעת שגיאה.
4. בדקו אם החיבור מושהה או דורש חידוש.
5. השתמשו ברענון או בחיבור מחדש רק לאחר הבנת ההודעה.

בשתי מערכות יש ערכים שונים

פתחו את התנגשויות בתיק הלקוח. כל כרטיס מציג את המסמך או הכרטיס (סוג, מספר, לקוח או ספק, תאריך וסכום), למה השינוי מחכה לכם, וטבלה של השדות שהשתנו: הערך במשרד מול הערך ב-SmartBill או בגיליון שיובא.

• עדכון לפי SmartBill מחליף את הערכים במשרד. בהוצאה שרשומה ביומן גם הרישום מתעדכן.
• השארה כמו במשרד שומרת את ערכי המשרד. ב-SmartBill לא משתנה דבר, חוץ ממקרה אחד: הוצאה רשומה ביומן שהאישור שלה בוטל ב-SmartBill מאושרת שם מחדש.
• תנועת בנק או כרטיס אשראי לא מתעדכנת מכאן, כדי שההתאמות שלה יישארו נכונות. משאירים כמו במשרד ומתקנים את התנועה ידנית אם צריך.
• הכנסה שרשומה ביומן לא מתעדכנת לפי המקור. כדי לקבל את השינוי מבטלים קודם את רישום התנועה.

פתיחת המסמך מובילה למסמך עצמו. פנו לאחראי כשלא ברור איזה ערך נכון.

שינוי ב-SmartBill בשדה שהמשרד לא נגע בו מתעדכן לבד ולא מגיע לכאן. כך גם סגירה של חשבונית ששולמה, גם כשהיא כבר רשומה ביומן.

רענון אינו תחליף לבדיקת הבדל.

שינוי עדיין לא הגיע

בדקו אם עדכון עדיין ממתין. אם נכשל, תעדו למנהל את השגיאה ואת הלקוח המושפע. הימנעו מחזרה על יצירה או שליחה כשהתוצאה עדיין אינה ברורה.

מה מדווחים?

ציינו לקוח, שם חיבור, פעולה, שעה והודעת שגיאה מדויקת. השאירו סיסמאות וסודות חיבור מחוץ לדיווח.

מעקב אחר התקדמות במשרד

בעלי המשרד ומנהלים יכולים לפתוח מצב סנכרון, לחפש או לסנן את לקוחות המשרד ולבחור פרטים לצפייה בהתקדמות לפי סוג נתונים, בשגיאות, בפעולות הניסיון החוזר ובהיסטוריה. שינויים לשליחה חזרה מוצגים בנפרד באותה חלונית. קראו את מדריך סמארטביל.