קוראים ומייצאים דוחות כספיים

פותחים דוח

1. פתחו את הלקוח ובחרו דוחות.
2. בחרו דוח הכנסות, הוצאות, רווח והפסד, מע״מ או מקדמות.
3. בחרו תקופת דיווח ומסננים מתאימים.
4. קראו את ההערות שמתחת לדוח כדי להבין אילו רשומות נכללות ואילו לא.

כל הדוחות הכספיים מופקים מספרי הלקוח ב־Office בלבד: מסמכי הכנסה והוצאה, הרישום שלהם בספרים ופקודות היומן. אין צורך בחיבור לשירות חיצוני. דוחות המשווים לשירות מחובר עשויים לכלול רשומות או שלבי עבודה שונים.

פותחים מסמך מתוך הדוח

בדוח ההכנסות, בדוח ההוצאות ובפירוט שבדוח המע״מ, לחצו על שורה או על מספר המסמך כדי לפתוח את המסמך:

• הוצאה נפתחת במסך ההוצאה.
• הכנסה נפתחת ברשימת הכנסות ומציגה רק את המסמך הזה, ושם נמצאות הפעולות עליו. הסינון הזה אינו נשמר כמסנני הרשימה; ברגע שמשנים מסנן, הרשימה חוזרת להציג את כל המסמכים שמתאימים לו.

מה שאפשר לשנות במסמך תלוי ברישום שלו בספרים, בדיוק כמו כשפותחים אותו מהרשימה. חזרה בדפדפן מחזירה לדוח, והפירוט שפתחתם בדוח המע״מ נשאר פתוח.

דוח הכנסות

הדוח מציג את מסמכי ההכנסה שתאריכם בתקופה: חשבוניות מס, חשבוניות מס/קבלה, קבלות וחשבוניות זיכוי. הצעות מחיר ותעודות משלוח אינן הכנסה ואינן מופיעות; מסמכים מבוטלים אינם נכללים והדוח מציין את מספרם.

1. סננו לפי סוג מסמך כדי להציג רק חלק מהסוגים.
2. קבלות אינן נספרות כהכנסה (החשבונית שהן סוגרות כבר נספרה), אבל הסכום שלהן מופיע בסיכום התקבולים לפי אמצעי תשלום.
3. חשבוניות זיכוי מקטינות את הסכומים בסימן שלילי.
4. מסמך פטור או בשיעור אפס מסומן בעמודת מע״מ ומסוכם בנפרד.

דוח הוצאות

הדוח מציג את מסמכי ההוצאה של הלקוח. כברירת מחדל מסמך משויך לתקופה לפי תאריך הדיווח למע״מ שנקבע לו במסך ההוצאות, ובהיעדרו לפי תאריך המסמך. בחרו לפי תאריך מסמך כדי לראות את ההוצאות לפי תאריך המסמך עצמו.

1. סננו לפי סטטוס בספרים; ברירת המחדל מציגה הוצאות שנרשמו.
2. מע״מ מוכר ומוכר למס הכנסה נלקחים מהרישום בספרים: מס תשומות שנרשם לחשבון מע״מ תשומות והסכום שנרשם לחשבונות הוצאה. רכוש קבוע אינו הוצאה, ולכן הסכום המוכר שלו הוא אפס.
3. להוצאה שטרם נרשמה מוצג הטיפול שהוזן במקור.
4. בייצוא ל־PDF ההוצאות מקובצות לפי סיווג, וללא סיווג בסוף.

דוח מע״מ

הדוח בנוי כדוח התקופתי: עסקאות ממסמכי ההכנסה שבתקופה לפי תאריך המסמך, ותשומות מהוצאות שנרשמו בספרים ושויכו לתקופה לפי תאריך הדיווח. שיעור המס של כל מסמך נקבע מיחס המע״מ לסכום ללא מע״מ, כך ששורות 18% ו־17% מתמלאות לפי המסמכים עצמם. מס תשומות על רכוש קבוע מופיע בעמודת ציוד.

תקופת הדיווח נקבעת לפי תדירות הדיווח של הלקוח (חודשי או דו־חודשי). הוצאות המשויכות לתקופה שטרם נרשמו בספרים אינן נכללות, והדוח מציין את מספרן. סכום שלילי מוצג כסכום להחזר. פתחו את פירוט הכנסות ופירוט הוצאות כדי לראות את המסמכים שמאחורי הסכומים.

כשלמשרד יש דיווח מע״מ לאותם תאריכים, הדיווח של התקופה מוביל אליו, עם השלב שבו הוא נמצא. שם שולחים אותו לאישור ומדווחים. מכינים דיווחים תקופתיים.

כדי להשוות את הדוח למה שדווח בפועל ולעקוב אחרי הפרשים ותשומות שמורות, ראו מתאימים דיווחי מע״מ.

דוח מקדמות

הדוח מחשב את המחזור העסקי (הכנסות ללא מע״מ, ללא קבלות) לתקופה, ומכפיל אותו בשיעור המקדמות שהיה ללקוח באותה תקופה, כך שתקופה ישנה שומרת על השיעור שלה גם אחרי שהשיעור משתנה. כשהשיעור השתנה בתוך התקופה שנבחרה, כל חודש מחושב לפי השיעור שהיה בו, והדוח מציין זאת. תקופת הדיווח נקבעת לפי תדירות דיווח המקדמות של הלקוח. בתקופה של יותר מחודש מוצג גם פירוט לפי חודש.

אם לא הוגדר שיעור מקדמות, הדוח מציג את המחזור בלבד ומציין זאת. ייבאו את קובץ אחוזי המקדמות מרשות המסים (ייבוא אחוז מקדמות מיסים) כדי להשלים. גם ללקוח שמשלם מקדמה שנתית קבועה אין שיעור: הדוח מציג את המחזור ואת הסכום השנתי.

גם כאן הדיווח של התקופה מוביל לדיווח המקדמות של אותם תאריכים, כשיש כזה.

כשתיק מקבל חלק ממחזור של שותפות, בסיס המקדמות כולל גם את החלק הזה, והטבלה מקורות המחזור מפרטת מאיפה הגיע כל סכום. מחלקים מחזור של שותפות לתיקי השותפים.

אם המקדמה לאותה תקופה כבר דווחה, הטבלה מול הדיווח למס הכנסה משווה בין המחזור לפי הספרים למחזור שדווח בפועל, ומציגה את המקדמה שהייתה אמורה להשתלם, את המקדמה ששולמה בפועל ואת הפרש לתשלום או הפרש לזכות.

דוח רווח והפסד

דוח רווח והפסד מסכם פקודות יומן שנרשמו בחשבונות הכנסות והוצאות, בסכומים ללא מע״מ. פקודות יומן בטיוטה אינן נכללות, והדוח מציין את מספרן.

הוצאות שאושרו ב-SmartBill נרשמות מעצמן ונכללות בדוח. אם הוצאה שאושרה בתקופה לא נרשמה, למשל כי חסר לה סיווג, מעל הדוח מופיעה הודעה עם מספר ההוצאות וסכומן, וקישור לטיפול בהוצאות. לומדים על הוצאות מ-SmartBill.

1. בחרו תקופה: מתחילת השנה, שנה קודמת, רבעון, חודש או טווח מותאם.
2. בחרו פיצול לפי חודש או סיכום תקופה, ורמת פירוט לפי חשבונות או סיכום.
3. לעמודת השוואה בחרו מול אשתקד; ההשוואה מציגה תמיד סיכום תקופה.
4. הפעילו הצג אחוזים כדי לראות כל שורה כאחוז מסך ההכנסות.
5. גררו סעיף או חשבון כדי לשנות את סדר ההדפסה (דורש הרשאת הכנה בהנהלת החשבונות; בלעדיה הדוח מוצג בסדר השמור, בלי ידיות גרירה). אפשר גם להזיז מהמקלדת: מקש רווח על ידית הגרירה, חיצים, ושוב רווח. שורת סיכום מחושבת לפי הסעיפים שמעליה. הסדר נשמר ללקוח, בכל התקופות, וכל המשתמשים במשרד רואים אותו. חשבון הכנסה שגוררים לסעיף הוצאות מוצג כהוצאה שלילית, כך שהרווח לא משתנה. מסים על ההכנסה נשארים תמיד בסוף הדוח. מבנה מחזיר את הסדר הרגיל, או מציב את ההכנסות האחרות אחרי הרווח התפעולי.

החשבונות מקובצים לסעיפי טופס 6111. ברירת המחדל מציגה את הכנסות אחרות כסעיף נפרד מיד אחרי הכנסות, כך שהן נכללות ברווח הגולמי וברווח התפעולי. סעיפים ריקים אינם מוצגים, ושורות התוצאה מופיעות רק כאשר יש מה להפריד. חשבון ללא קוד 6111 משויך לסעיף לפי סוג החשבון, והדוח מציין כמה חשבונות כאלה יש; כדי לתקן, הגדירו קוד 6111 לחשבון באינדקס החשבונות. אפשר גם לגרור את החשבון לסעיף אחר בדוח.

דוח התאמה למס

הפעילו את המתג הצג דוח התאמה למס ליד אפשרויות התצוגה. דוח רווח והפסד ממשיך להציג את מלוא ההוצאות, ומתחתיו מופיע דוח התאמה למס לאותו לקוח ולאותה תקופה: הרווח או ההפסד החשבונאי, טבלת הוצאות שאינן מוכרות למס הכנסה לפי סעיף ותת־סעיף, וסיכום מודגש של רווח / הפסד לצורכי מס לפי ההתאמות בדוח. הרווח לצורכי מס הוא הרווח החשבונאי בתוספת הסכומים הלא מוכרים; הדוח אינו מחשב מס לתשלום. עמודת ההשוואה מול אשתקד אינה זמינה בתצוגה המשולבת.

אחוז ההכרה של כל שורה נלקח מכרטיס ההוצאה (אחוז ההכרה למס הכנסה שהוגדר בהקמת הלקוח) או מנתוני ההוצאה שיובאו. כברירת מחדל מוצגות רק שורות שיש בהן סכום לא מוכר או שחסר בהן אחוז; סמנו הצג גם הוצאות המוכרות במלואן כדי לראות את כולן. שורה שבה ההוצאות נושאות אחוזים שונים מסומנת משתנה, ופירוט מציג את החלוקה. שורה ללא אחוז מסומנת נדרש אחוז הכרה; כל עוד יש שורות כאלה הסיכום מסומן חישוב לא סופי ואי אפשר לנעול את הדוח.

1. בחרו עריכת התאמות (דורש הרשאת הכנה בהנהלת החשבונות). לכל שורה בחרו לפי אחוז הכרה וערכו את האחוז, או סכום לא מוכר ידני והזינו את הסכום; שאר הסכומים מחושבים. כל שינוי דורש הערה קצרה.
2. שורה שנערכה מסומנת נערך ידנית; החזר לערך המקורי מבטל את השינוי. הסיכומים מתעדכנים תוך כדי עריכה ומציינים שהשינויים טרם נשמרו.
3. בחרו שמירת שינויים או ביטול. השינויים חלים על הדוח הנוכחי בלבד ואינם משנים את אחוז ההכרה של הכרטיס. מעבר לתקופה אחרת עם שינויים שלא נשמרו מציע שמירה והמשך, יציאה ללא שמירה או חזרה לעריכה.
4. מלוא ההוצאה והרווח החשבונאי אינם ניתנים לעריכה כאן; סמל הקישור ליד שם החשבון פותח את כרטיס החשבון לתיקון ההוצאה המקורית.

נעילת דוח (דורשת הרשאת רישום בהנהלת החשבונות) שומרת את דוח רווח והפסד, ההתאמות והסיכומים כפי שהם ומונעת שינויים. דוח נעול מציג נעול עם מועד הנעילה ושם הנועל, ואפשר להמשיך לצפות בו ולייצא אותו; שינויים בהוצאות או באחוזי ההכרה בספרים אינם משפיעים עליו. פתיחת נעילה מחזירה את הדוח לטיוטה בלי לשנות את ערכיו. אם נוספו נתונים בספרים, מופיע עדכון מנתוני המקור, שקורא מחדש את ההוצאות והאחוזים ושומר את ההתאמות הידניות לפי כרטיס. כיבוי המתג אינו מוחק התאמות ואינו פותח נעילה.

מייצאים

השתמשו בפעולת PDF או Excel. ב-PDF נפתח חלון ההדפסה של הדפדפן: בחרו שמירה כ־PDF. ה-PDF מודפס בעיצוב השמור של הדוח, או בתבנית ברירת המחדל אם אין עיצוב שמור. המסננים שנבחרו במסך חלים גם על הקובץ. בדוח רווח והפסד עם דוח ההתאמה מוצג, בחרו רווח והפסד כולל התאמה למס כדי לקבל את שני הדוחות באותו קובץ עם מצב הדוח (טיוטה או נעול), או רווח והפסד בלבד.

כדי לשנות את מראה הדוח לפני הדפסה או PDF (לוגו, כותרות, עמודות והערות), פתחו הורדת דוח ובחרו עיצוב ועריכת דוח. ראו מעצבים ועורכים דוח להדפסה.

בדקו שם לקוח, תקופה וסכומים בקובץ שהורד לפני שיתוף.

שני דוחות שונים זה מזה

השוו תקופה, שיוך לתקופה (תאריך דיווח מול תאריך מסמך), מסננים, סטטוס בספרים וכיסוי סיווגים. בקשו מאחראי הנהלת החשבונות לבדוק הבדל שנותר.