מעלים ובודקים הוצאה

מקובץ להוצאה שנבדקה

1. 1
   מעלים

   בוחרים את הלקוח ומוסיפים את המסמך המקורי.

2. 2
   משווים

   בודקים את פרטי ההוצאה מול הקובץ המקורי.

3. 3
   מאשרים

   לוחצים אשר ורשום, והמסמך הבא נפתח.

מוסיפים את ההוצאה

1. פתחו את הלקוח הנכון ובחרו הוצאות.
2. לחצו הוסף כדי לרשום הוצאה ידנית, או פתחו את החץ שלצידו ובחרו העלאת מסמכים סרוקים כדי לבחור קובץ אחד או כמה קבצים.
3. חלון קליטת מסמכי הוצאה נפתח מיד ומציג את התקדמות ההעלאה של כל קובץ. קובץ שנכשל נשאר ברשימה עם הסיבה; שאר הקבצים ממשיכים.
4. אם למשרד יש מכסת קריאה אוטומטית (OCR), סמנו קריאה אוטומטית של הנתונים כדי שהשדות ימולאו מראש. כשהאפשרות אפורה, הנתונים יוזנו ידנית.
5. לחצו המשך להזנת המסמכים. לכל קובץ נוצרת טיוטת הוצאה, ומסך הבדיקה נפתח על המסמך הראשון.
6. השוו את השדות למסמך המקורי: ספק, מספר זיהוי, סוג מסמך, מספר מסמך, תאריך, מטבע, סכום וסיווג. אין כפתור שמירה: כל שינוי נשמר מעצמו, ובתחתית המסך מופיע נשמר. מספר הזיהוי של הספק נשמר בכרטיס הספק ומשמש את כל ההוצאות שלו. ליד שם הספק מופיע מפתח החשבון של הכרטיס שלו (ריחוף מציג גם את המפתחות במערכות אחרות), וברשימת הספקים אפשר לחפש גם לפי מפתח. חיפוש בספרות בלבד מציג קודם את הספקים שמפתח שלהם מתחיל בספרות שהוקלדו, לפי סדר המפתחות (300 מציג 300, 3001, 3002…), ולידם המפתח שנמצא, גם אם הוא מפתח במערכת אחרת. כפתור העיפרון שליד השדה, או העיפרון בשורת ספק ברשימה, פותח את כרטיס הספק לצפייה ולעריכה בלי לבחור אותו, כולל מפתח החשבון והמפתחות במערכות אחרות.
7. כשמקלידים סכום כולל, הסכום ללא מע״מ והמע״מ מתעדכנים מיד. אפשר לתקן גם אחד מהם בנפרד.
8. לחצו אשר ורשום (או Ctrl+Enter, ‏⌘+Enter במק). ההוצאה נרשמת בספרים והמסמך הבא בתור נפתח. שורת פקודת יומן מראה אם הרישום מוכן; לחצו עליה כדי לראות את השורות.

קריאה אוטומטית יכולה לעזור למלא שדות, אך עדיין צריך לבדוק אותם. לומדים על קריאת מסמכים.

קובץ שכבר נמצא בספריית הקבצים של הלקוח (למשל, קובץ שהגיע מהפורטל) אפשר להפוך להוצאה מדף קבצים: פתחו את הקובץ ולחצו צור מסמך הוצאה מהקובץ.

הוצאה, בדיקה אחרי בדיקהדוגמה להמחשה · פרטים בדויים

1מעלים קובץ2בודקים פרטים3בודקים לפני אישור

SmartBill Officeהועלה

קבלה על ציוד משרדי

לקוח

סטודיו נוגה

קובץ

office-supplies.pdf

בודקים את הלקוח לפני ההעלאה. קבלת הקובץ היא רק השלב הראשון.

בודקים כמה הוצאות

השתמשו במסננים כדי לבחור את ההוצאות הרצויות, ולחצו עבוד על הטיוטות כדי לעבור על כל הטיוטות שמתאימות למסננים (עד 100 בכל פעם), או סמנו הוצאות מסוימות ולחצו עבוד. מסך הבדיקה מאפשר לעבור בין מסמכים כשהקובץ המקורי נשאר מולכם: Alt+חץ למטה או למעלה עוברים להוצאה הבאה או הקודמת, ודלג משאיר הוצאה כמו שהיא. להוצאה בלי קובץ אפשר לגרור את המסמך אל אזור הקובץ.

הרשימה שומרת את המסננים והמיון האחרונים שבחרתם לכל לקוח, וגם במחשב אחר היא נפתחת כך. כשפותחים הוצאה וחוזרים, או חוזרים לרשימה מאוחר יותר, מוצגת אותה תצוגה. כשעוברים ללקוח אחר מתוך הרשימה, המסננים הנוכחיים עוברים איתכם ללקוח הזה. קישור או סימנייה שמבקשים מסננים מסוימים מציגים אותם. כתובת של הרשימה בלי מסננים, גם בלשונית חדשה, פותחת את התצוגה שהשארתם. אפשר גם לגרור עמודות למקום אחר, להסתיר עמודות בסמל עמודות ולשמור תצוגות בסמל תצוגות שמורות שליד הכפתורים בראש הרשימה. תצוגה שמורה מתאימה לכל לקוח, ולכן לא שומרת ספקים, סיווגים או לקוחות שבחרתם בסינון. ראו סידור רשימות ותצוגות שמורות.

מעל הטבלה, סה״כ מסונן סופר ומסכם את כל ההוצאות שמתאימות למסננים, גם שורות בהמשך הרשימה שעוד לא הופיעו: ללא מע״מ, מע״מ וברוטו. כשמסמנים שורות, מוצג במקומו סיכום שורות שנבחרו, עם מספר השורות שסומנו מתוך כל השורות המתאימות.

אפשר גם לסמן כמה הוצאות וללחוץ הפעל OCR כדי לשלוח אותן לקריאה אוטומטית של המשרד. בחלון האישור רואים מה יישלח ומה ידולג, למשל הוצאה בלי קובץ. לומדים על קריאת מסמכים.

מעדכנים כמה הוצאות יחד

כדי לתת לכמה טיוטות אותו ספק, אותו סיווג או אותה תקופת דיווח, סמנו אותן בטבלה ולחצו עדכון מרוכז.

1. בחלון שנפתח בחרו ערך רק בשדות שרוצים לשנות: ספק, סיווג הוצאה או תקופת דיווח. שדה שנשאר על ללא שינוי לא משתנה.
2. ספק או סיווג שעוד לא קיימים יוצרים מתוך החיפוש עצמו: הקלידו את השם ובחרו צור ספק או יצירת סיווג. כרטיס הספק או הסיווג נפתח מעל החלון, ואחרי השמירה הוא נבחר בעדכון. יצירת סיווג זמינה למי שמורשה לנהל את הסיווגים של הלקוח.
3. לפני העדכון הטבלה בחלון מראה מה יקרה לכל הוצאה: הערך הנוכחי והערך החדש, הוצאות שכבר כך, והוצאות שלא ישתנו ולמה.
4. לחצו עדכון N הוצאות. כל הוצאה נשמרת בנפרד, ובסוף מופיע ליד כל אחת עודכנה או לא עודכנה עם הסיבה.

מה לא משתנה בעדכון מרוכז:

• רק טיוטות מתעדכנות. הוצאה שנרשמה משנים מהעמוד שלה.
• בהוצאה שנכללה בדוח מע״מ שדווח ב-SmartBill הספק ותקופת הדיווח נשארים, ואפשר לשנות רק את הסיווג.
• הוצאה שמפוצלת לכמה סיווגים נשארת כמו שהיא. את הפיצול משנים מהעמוד שלה.
• סיווג שבו מזינים סכומים בכל הוצאה בנפרד לא מופיע לבחירה.
• לספק עם ערכי ברירת מחדל (למשל סיווג או אמצעי תשלום) הם ממולאים בכל הוצאה שהספק שלה משתנה, כמו בבחירת ספק בהוצאה אחת. החלון מציין זאת. סיווג שבחרתם בעדכון גובר על הסיווג של הספק.
• הוצאה ששונתה בזמן שהחלון היה פתוח לא מתעדכנת. סגרו ופתחו שוב את העדכון.

כשיש בטבלה שינויים שעוד לא נשמרו, הכפתור לא זמין: שמרו או בטלו אותם קודם.

תאריך ותקופת דיווח

תקופת דיווח נקבעת לפי תאריך מסמך ומתעדכנת איתו, עד שבוחרים תקופה אחרת בעצמכם. מסמך מתקופה שכבר עברה משויך לתקופת העבודה, כלומר לתקופה הפתוחה הראשונה שמועד הדיווח שלה עוד לא עבר. תקופות שכבר דווחו למע״מ אינן זמינות לבחירה.

מתחת לשדות מופיעות הערות, למשל תאריך מאוחר ממועד קליטת המסמך או תקופה שקודמת לתאריך המסמך. כשיש תיקון מתאים מופיע קישור העבר לתקופת דיווח, שמעביר את ההוצאה בלחיצה.

סוג תנועה להוצאה אחת

ליד סיווג הוצאה מופיע קוד סוג התנועה של הסיווג. בחירת סוג תנועה אחר שומרת את כרטיס ההוצאה ומעבירה רק את ההוצאה הזו לסיווג המתאים. אם סיווג כזה לא קיים, הוא נוצר בשם הכרטיס עם קוד סוג התנועה בסוגריים. אם חוזרים ממנו וההוצאה הזו הייתה היחידה שהשתמשה בו, הוא נמחק.

אי אפשר לאשר

השלימו פרטי חובה וסיווג חסרים. העבירו את העכבר מעל אשר ורשום כדי לראות מה חסר. אישור נחסם גם כשתקופת הדיווח כבר דווחה למע״מ, כשהיא מוקדמת מתאריך המסמך או כשהספרים נעולים בתאריך המסמך. אם ההודעה נוגעת לתקופה או להרשאות, פנו לאחראי הנהלת החשבונות.

בודקים את התוצאה

בדקו את המצב המעודכן של ההוצאה ואת הודעת האישור או השגיאה. אם השמירה נכשלת, בתחתית המסך מופיע השמירה נכשלה עם כפתור נסה שוב. העלאה, שמירה ואישור הם שלבים שונים.

הוצאות שאושרו ב-SmartBill

בלקוח שמחובר ל-SmartBill, אישור הוצאה ב-SmartBill הוא גם הרישום שלה בספרים. הוצאה שאושרה שם נרשמת באופיס מעצמה ומופיעה בדוח רווח והפסד, בלי ללחוץ אשר ורשום. בכיוון ההפוך, אשר ורשום באופיס מאשר את ההוצאה גם ב-SmartBill.

• הוצאה שאושרה אבל לא נרשמה: אם חסר לה סיווג או פרט חובה, היא נשארת טיוטה. ליד הסטטוס בטבלה מופיע סימן אזהרה, ובמסך הבדיקה מופיעה הסיבה. השלימו את החסר ולחצו אשר ורשום. גם שינוי שיגיע מ-SmartBill ינסה לרשום אותה שוב.
• שינוי ב-SmartBill אחרי האישור: ההוצאה מתעדכנת באופיס ונרשמת מחדש. הפקודה הקודמת מבוטלת בתאריך שלה ונרשמת פקודה חדשה, כך שהחודש המקורי נשאר נכון. שינוי שלא משנה את פקודת היומן, למשל מספר מסמך, לא יוצר פקודות חדשות.
• ביטול האישור ב-SmartBill: ההוצאה יוצאת מהספרים וחוזרת לטיוטה באופיס. ביטול פקודת היומן של הוצאה באופיס מחזיר אותה ב-SmartBill למצב ממתין לאישור.
• תקופה נעולה: שינוי מ-SmartBill להוצאה בתקופה נעולה לא נרשם מעצמו. הוא מופיע כהבדל לבדיקה, וההוצאה נשארת כפי שנרשמה.

משנים הוצאה שכבר נרשמה

הוצאה שנרשמה נשארת ניתנת לעריכה במסך הבדיקה כל עוד התקופה שלה פתוחה. בהוצאה כזו השינויים לא נשמרים מעצמם: עורכים ולוחצים שמור ורשום מחדש. הפקודה הקיימת מבוטלת בתאריך שלה ונרשמת פקודה חדשה. שינוי הסיווג רושם מחדש מיד.

• הוצאה בתקופה נעולה, או הוצאה שנכללה בדוח מע״מ שדווח ב-SmartBill, אינה ניתנת לשינוי. ההודעה במסך הבדיקה מסבירה למה.
• אם התשלום של ההוצאה כבר הותאם לתנועת בנק, אפשר לשנות את הסיווג, אבל לא תאריך, סכום, ספק או אמצעי תשלום. בטלו קודם את ההתאמה.
• שינוי הוצאה שנרשמה דורש הרשאת רישום בהנהלת החשבונות.

סיווגים מתוכנה קודמת

בייבוא מסמכים בחרו את תיק המקור כדי להשתמש בשיוכי המבנה שנבדקו. מפתחות הצד הנגדי חייבים להיות משויכים לכרטיסים ראשיים נוכחיים. בסיווג המנוהל באמצעות תיק מקור, חלון ההקצאה מפנה לייבוא נתונים לשינוי השיוך המשותף. עריכת מסמך אחד אינה משנה את שיוך המקור המשותף. לתהליך הייבוא.