בונים אוטומציה

אוטומציה עושה עבודה חוזרת במקומכם: כשמשהו קורה ברשומה (לקוח, משימה, בקשת מידע, מסמך לחתימה, שיחה ועוד), היא מבצעת את השלבים שהגדרתם. למשל, כשלקוח הופך לפעיל, אחראי הלקוח מקבל משימה להתקשר אליו ביום העסקים הבא.

את האוטומציות בונים, מפעילים ומכבים בעלים ומנהלי מערכת. חברי צוות רואים אותן לקריאה בלבד, ומפעילים מתוך רשומה את אלה שסומנו בשבילם.

איפה האוטומציות

פתחו אוטומציות בתפריט תפעול. בעמוד שתי לשוניות:

• אוטומציות: כל האוטומציות של המשרד. בכל שורה רואים כאשר (מה מפעיל אותה), סטטוס, הרצות (30 יום), נכשלו (30 יום), בעלים ומתי עודכנה. כשאוטומציה כבתה מעצמה, כתוב למה, למשל כובתה: יותר מדי הרצות בשעה. לחיצה על שורה פותחת את העורך.
• פעילות: ההרצות של המשרד שמותר לכם לראות, החדשות למעלה. הרצה על רשומה שאין לכם גישה אליה לא מופיעה. אפשר לסנן לפי סטטוס. לחיצה על הרצה פותחת אותה.

הסטטוסים: טיוטה (עדיין לא הופעלה), פעילה, כבויה ובארכיון. בעלים ומנהלים רואים בכל שורה מתג להפעלה ולכיבוי. אוטומציה שעוד לא פורסמה אי אפשר להפעיל מהרשימה: פתחו אותה והפעילו אותה מהעורך.

מתארים במילים, וה-AI מכין טיוטה

1. בחרו אוטומציה חדשה.
2. במתארים במילים, וה-AI מכין טיוטה כתבו במילים שלכם מה צריך לקרות, למשל “כשלקוח הופך לפעיל, לפתוח משימת שיחת היכרות לאחראי הלקוח, עם יעד בעוד שני ימי עבודה”, ובחרו הכנת טיוטה.
3. ההכנה לוקחת בדרך כלל פחות מדקה. אפשר לסגור את החלון בינתיים: הטיוטה תופיע ברשימה.
4. העורך נפתח עם הטיוטה. הודעה בראש העמוד מראה מה ביקשתם, מה האוטומציה עושה, ומה כדאי לבדוק לפני ההפעלה, למשל מועד שה-AI בחר כי הבקשה לא ציינה אותו. כשנשאר משהו שעליכם לבחור (מי מקבל את המשימה, איזה שאלון), ההודעה אומרת את זה, והכפתור בראש העמוד (למשל דבר אחד לתיקון) מראה אותו.
5. בדקו את השלבים, נסו (ראו ניסיון) ובחרו הפעלה.

ה-AI כותב רק טיוטה: שום דבר לא רץ עד שתפעילו. כשאוטומציות לא יכולות לעשות את מה שביקשתם, הוא אומר למה.

כדי לשנות אוטומציה באותה דרך, פתחו אותה, בחרו שינוי עם AI וכתבו מה לשנות. בזמן שה-AI עובד העורך לקריאה בלבד, ואחר כך ההודעה מראה מה השתנה. ביטול השינוי מחזיר את הטיוטה הקודמת, כל עוד אף אחד לא ערך אותה מאז.

אפשר גם לבקש מבילי (או מסוכן AI אחר) בתגובה או בצ׳אט, למשל “@בילי תגדיר אוטומציה ש…”. הסוכן מעביר את הבקשה לאותה הכנה, ומקשר לטיוטה בתשובה שלו. רק בעלים ומנהלים יכולים להכין אוטומציות.

הכנה עם AI משתמשת במכסת ה-AI של המשרד. כשאין למשרד AI, התיבה עדיין מופיעה, ואומרת איך להוסיף אותו.

בונים מתבנית

1. בחרו אוטומציה חדשה.
2. בחרו תבנית מוכנה. התבניות מסודרות לפי לקוחות, בקשות וחתימות, אנשי קשר, לידים, משימות ותאריכים ולוחות זמנים, למשל קליטת לקוח חדש, מעקב אחרי ליד חדש, עדכון הצוות על ליד חדש, פרויקט קליטה ללקוח פעיל או משימת מע״מ חודשית לכל לקוח פעיל.
3. העורך נפתח עם השלבים של התבנית. שנו את השם בראש העמוד ואת מה שצריך בשלבים.
4. נסו אותה (ראו ניסיון) ובחרו הפעלה.

שום דבר לא רץ עד שתפעילו.

בונים מאפס

1. בחרו אוטומציה חדשה ואז התחלה מאפס.
2. לחצו על התיבה כאשר בראש הקנבס ובחרו מה מפעיל את האוטומציה.
3. לחצו על + בקו שמתחת לה כדי להוסיף שלב. בחלון שנפתח יש לקוחות (שליחת הודעה ללקוח), פעולות (יצירת משימה, התראה לחבר צוות, יצירת פרויקט מתבנית, הודעה בצ׳אט הצוות, הוספת תגובה, עדכון רשומה, הוספה או הסרה של תגיות, שיוך לאחראי, יצירת ליד), בקשות וחתימות (שליחת בקשת מידע, שליחת מסמך לחתימה, הפעלת תזכורות, עצירת תזכורות), מערכות אחרות (שליחה ל-webhook) ולוגיקה (בחירת מסלול, במקביל, לכל אחד, חזרה עד ש, המתנה, בקשת אישור, סיום).
4. מלאו את השלב בחלונית שנפתחת בצד.
5. המשיכו להוסיף שלבים עם + בכל מקום בקו.

כל תיבה כתובה כמשפט, למשל “יצירת משימה „שיחת היכרות” עבור אחראי הלקוח”. מה שצריך לתקן מופיע באדום על התיבה. בכל תיבה יש תפריט: עריכה, הזזה למעלה, הזזה למטה, שכפול ומחיקה.

אפשר לעבוד גם במקלדת: החצים למעלה ולמטה עוברים בין התיבות לאורך מסלול, החצים לצדדים עוברים בין מסלולים, ו־Enter פותח את התיבה.

השינויים נשמרים לבד. ליד השם כתוב נשמר, שומר… או לא נשמר.

מה מפעיל את האוטומציה

בחלונית כאשר:

• מה מפעיל אותה: שינוי ברשומה, הפעלה ידנית (מתוך לקוח, משימה, איש קשר, ליד או פרויקט), בתאריך של רשומה (ראו בתאריך של רשומה), לפי לוח זמנים (ראו לפי לוח זמנים) או קריאה ממערכת אחרת (ראו מפעילים אותה ממערכת אחרת).
• סוג הרשומה: הרשימה מחולקת לפי החלק במשרד: לקוחות ועבודה (לקוח, איש קשר, ליד, משימה, פרויקט, קובץ מהלקוח), בקשות מידע וחתימות (בקשת מידע והקישור שלה, המסמכים המבוקשים בה, תשובות לקול קורא, מסמך לחתימה והחותמים בו, סבב תזכורות), הודעות (שיחה), ובמשרדי ראיית חשבון גם דוחות (דוח שנתי, הצהרת הון, השוואת הון, דיווח תקופתי). משרד בלי הדוחות של ראיית החשבון לא רואה את הקבוצה הזאת. לכל סוג יש את האירועים שלו, למשל הלקוח הגיש אותה בבקשת מידע, כל החותמים חתמו במסמך לחתימה, הלקוח השיב בוואטסאפ בשיחה, התזכורות נגמרו בסבב תזכורות, או עבר שלב בדוח שנתי.
• איזה שינוי: יצירה, כל שינוי (אפשר לבחור ברק כשאחד מאלה משתנה שדות מסוימים), שדה מקבל ערך, התחלת התאמה לתנאים, אירוע (למשל הפך ללקוח פעיל או משימה שהושלמה) או מחיקה.
• מי עשה את השינוי: ברירת המחדל היא כל אחד חוץ מאוטומציה, כדי שאוטומציות לא יפעילו זו את זו. אפשר לבחור גם חבר צוות, הלקוח, דרך קישור, או ייבוא או מערכת מחוברת.
• רק אם: תנאים שצריכים להתקיים כדי שההרצה תתחיל. בלי תנאים, כל שינוי מהסוג הזה מתחיל הרצה.

הערכים של הרשומה עצמה, כמו הסטטוס או אחראי הלקוח של לקוח, נקראים כפי שהיו ברגע השינוי. ערכים מרשומות קשורות נקראים כששלב משתמש בהם. למשל, באוטומציה על משימות, שלב שבא אחרי המתנה משתמש בלקוח של המשימה ובאחראי של אותו לקוח כפי שהם ברגע שהשלב רץ, גם אם השתנו בזמן ההמתנה.

התחלת התאמה לתנאים רצה רק כשרשומה מתחילה להתאים, ולא על רשומות שכבר מתאימות ברגע שמפעילים את האוטומציה.

בתאריך של רשומה

האוטומציה רצה פעם אחת לכל רשומה, במועד שנקבע לפי אחד התאריכים שלה: למשל תזכורת יום עסקים אחד לפני תאריך היעד של משימה. בחלונית כאשר בחרו בתאריך של רשומה, ואז:

1. סוג הרשומה, ואיזה תאריך: אחד משדות התאריך שלה.
2. מתי: לפני, באותו יום או אחרי. לפני או אחרי, בחרו כמה זמן: שעות, ימים, ימי עסקים, שבועות או חודשים.
3. באיזו שעה, לפי אזור הזמן של המשרד. שעות נספרות במקום זה מהשעה המדויקת של התאריך.

החלונית אומרת את זה במשפט, למשל “יום עסקים אחד לפני „תאריך יעד” של המשימה, בשעה 09:00”.

• ימי עסקים הם ראשון עד חמישי. שישי, שבת, חגים וערבי חג אינם ימי עסקים.
• רשומות שהמועד שלהן כבר עבר כשמפעילים את האוטומציה מדלגים עליהן. כשהתאריך של רשומה משתנה, המועד שלה זז איתו. מועד שעדיין היה עתידי כששמרתם את התאריך נשמר גם אם העיבוד התעכב; על מועד שכבר עבר כששמרתם מדלגים.
• רק אם נקרא כשהמועד מגיע, עם הרשומה כפי שהיא אז.

לפי לוח זמנים

האוטומציה רצה בזמנים קבועים. בחלונית כאשר בחרו לפי לוח זמנים, ואז:

• כל כמה זמן: כל יום, כל שבוע (באיזה יום) או כל חודש: יום העסקים הראשון (היום הראשון שאינו שישי, שבת, חג או ערב חג) או יום קבוע. בחודש קצר מהיום שבחרתם, היא רצה ביום האחרון של החודש.
• באיזו שעה, לפי אזור הזמן של המשרד.
• להריץ פעם אחת לכל רשומה שמתאימה: כל רשומה מהסוג שבחרתם, שעונה על אילו מהן, מקבלת הרצה משלה בכל פעם, ואפשר להשתמש בערכים שלה בשלבים. בלי זה, היא רצה פעם אחת בשביל המשרד.
• על פני כמה דקות: כשיש הרבה רשומות, מפזרים את ההרצות על פני חלון (עד 720 דקות, 12 שעות). כל רשומה מתחילה ברגע משלה בתוך החלון, ובכל פעם באותו רגע, כדי שלא יחכו כולן זו לזו.

אם מעבר שעון מדלג על השעה המקומית שנבחרה, ההרצה משתמשת בשעה התקינה הראשונה שאחרי הדילוג. אם השעה המקומית מופיעה פעמיים, היא משתמשת במופע הראשון. ניסיון בודק תנאים שתלויים בזמן במועד של התאריך או במופע של לוח הזמנים.

לכל הרצה יש תקופה, למשל “נובמבר 2026”: רשומה עוברת באוטומציה פעם אחת בכל תקופה. התקופה נמצאת גם בנתונים (ההרצה › התקופה), למשל לכותרת של משימה.

זה נכון גם כשמשנים אותה. אם היא כבר רצה בתקופה הזאת ומפרסמים שעה אחרת, או מכבים ומדליקים אותה, היא לא רצה שוב באותה תקופה: כשהיא רצה בשביל המשרד, הפעם הבאה שלה תהיה בתקופה שאחריה, וכשהיא רצה לכל רשומה, בתקופה הזאת היא תרוץ רק על הרשומות שהיא עוד לא רצה עליהן. מה היא הייתה עושה עכשיו ומה צפוי אומרים את זה.

מה היא תעשה, ומה צפוי

בתאריך או בלוח זמנים, בחלונית כאשר מופיע מה היא הייתה עושה עכשיו:

• בתאריך: לכמה רשומות יש מועד קדימה, לכמה המועד כבר עבר (מדלגים), לכמה אין תאריך, וחמש הקרובות ביותר עם המועד של כל אחת.
• בלוח זמנים: חמש הפעמים הבאות עם התקופה שלהן (והחלון, כשיש פיזור), על אילו מהן ידלגו ולמה, כמה רשומות מתאימות עכשיו, וכמה מהן לדוגמה.

כשיש הרבה רשומות, המספרים הם לפחות. הפעלה מראה את אותו הדבר לפני שהיא מפעילה את האוטומציה.

כשהיא פעילה, שורה מתחת לסרגל העליון אומרת מתי היא רצה בפעם הבאה. פרטים, או עוד ← מה צפוי, מראים את ההרצה הבאה או את הרשומות הבאות, ואת עבודה על רשומות: עבודה על הרבה רשומות שרצה ברקע, כמו קריאת התאריכים של הרשומות כשמפעילים אותה, עם כמה היא התקדמה. בעלים ומנהלים יכולים לעצור עבודה שרצה, אחרי אישור. העבודה נשארת במצב ריצה כל עוד יש הרצה שהציבה וטרם התחילה, גם אם המועד המתוכנן להתחלה כבר עבר. הרצות שטרם התחילו נעצרות מיד, גם כשהן מחכות להרצה אחרת. הרצות שכבר התחילו ממשיכות.

הרצה על רשומות שכבר מתאימות

אוטומציה שמתחילה בשינוי רצה רק על שינויים חדשים. כדי להריץ אותה על הרשומות שכבר מתאימות, בחרו עוד ← הרצה על רשומות שכבר מתאימות… ואשרו. כל רשומה שעונה עכשיו על מה שמפעיל אותה ועל הרק אם שלה מקבלת הרצה אחת. ההרצות מתחילות בקצב של כ־60 בדקה, ועוקבים אחריהן במה צפוי, שם אפשר גם לעצור. האוטומציה צריכה להיות פעילה, עם השינויים שלה מפורסמים.

מפעילים אותה ממערכת אחרת

Zapier, Make או קוד משלכם יכולים להתחיל אוטומציה בקריאה לכתובת שלה. בחלונית כאשר בחרו קריאה ממערכת אחרת:

1. בחרו יצירת הכתובת. הכתובת מוצגת פעם אחת: העתיקו אותה. אחר כך החלונית מראה רק איך היא מסתיימת.
2. הדביקו אותה במערכת האחרת. בחלונית כתובים השלבים ל־Zapier (“Webhooks by Zapier”, POST), ל־Make (“HTTP: Make a request”, POST, גוף JSON) ולכל מערכת אחרת (POST עם גוף JSON).
3. בחרו האזנה לקריאת בדיקה ושלחו קריאה אחת בתוך 10 דקות. החלונית מראה את השדות שהתקבלו, ומתי. קריאת בדיקה לא מריצה את האוטומציה אלא אם היא פעילה.
4. השתמשו בשדות של הקריאה בשלבים: בהוספת נתון פתחו את הקריאה שהפעילה.
5. הפעילו את האוטומציה.

שמרו על הכתובת: מי שיש לו אותה יכול להתחיל הרצות. יצירת כתובת חדשה מפסיקה את הכתובת הקודמת מיד, אחרי אישור, וצריך לתת למערכת האחרת את החדשה.

• חתימה: כשקריאות חייבות להיות חתומות פועל, קריאה בלי חתימה תקינה נדחית. ההפעלה יוצרת סוד חתימה שמוצג פעם אחת, בשביל המערכת האחרת. ה־? שליד חתימה מסביר איך המערכת האחרת חותמת על קריאה.
• על איזו רשומה הקריאה: בחרו בלי רשומה (המשרד), או סוג רשומה שנמצאת לפי אחד השדות של הקריאה. לקוח נמצא לפי מספר עוסק / ח.פ., ואיש קשר לפי אימייל. בהשדה בקריאה שמכיל אותו כתבו את שם השדה או בחרו אותו מקריאת הבדיקה. כברירת מחדל, כשאין רשומה עם הערך הזה, הקריאה נענית “לא נמצא” ושום דבר לא רץ. עבור איש קשר או ליד אפשר לבחור ליצור רשומה חדשה כשאין התאמה. כוללים שדות זיהוי בקריאה: לאיש קשר נדרשים שם, אימייל או טלפון. ליד יכול להשתמש בכותרת או באחד מפרטי הזיהוי האלה. הקריאה תיצור את הרשומה ותתחיל את האוטומציה.
• רק אם: תנאים על השדות של הקריאה, או על הרשומה שהיא עוסקת בה. בלי תנאים, כל קריאה מתחילה הרצה.

ניסיון משתמש בקריאת הבדיקה האחרונה. הוא נעצר כששלב בהמשך צריך תשובה מקריאה יוצאת, כי הניסיון אינו שולח קריאה. דוגמה גדולה עשויה להיעצר לפני הסוף. בחרו דוגמה קטנה יותר כדי להמשיך לבדוק. כשהקריאה עוסקת ברשומה, בחרו גם רשומה.

בקריאה נכנסת לגבי ליד, בחרו ליד. כל קריאה יוצרת ליד ואין צורך בשדה להתאמה. מעבר לסוג רשומה אחר מאפס הגדרות שהסוג החדש אינו תומך בהן.

שלבים ונתונים

בחלונית של שלב ממלאים את מה שהוא צריך, למשל כותרת, אחראי ותאריך יעד של משימה.

• נתונים מהרשומה: לחצו על {} (הוספת נתון) ובחרו נתון, למשל “לקוח › אחראי הלקוח”. הנתון מופיע כתגית בתוך הטקסט, ובהרצה מתחלף בערך האמיתי.
• אם אין ערך: מה עושים כשהנתון ריק. לעצור ולהודיע לבעלים, לדלג על השלב, להשאיר ריק או להשתמש בערך אחר.
• תאריכים: יום קבוע מוצג לפי אזור הזמן של המשרד. מעכשיו (למשל בעוד שני ימי עסקים), מתאריך בנתונים (לפני או אחרי תאריך של הרשומה) או תאריך קבוע. אפשר להוסיף בשעה קבועה.
• ימי עסקים הם ראשון עד חמישי, בלי חגים וערבי חג.
• שם השלב: לא חובה. שם משלכם יופיע על התיבה במקום המשפט.
• מי קורא את זה: נתונים מרשומה מגיעים רק למי שרשאי לפתוח אותה. משימה שמזכירה לקוח שלא כולם רשאים לפתוח נשמרת רק לאנשים שלה (אם בחרתם שהצוות יראה אותה, השלב נעצר), התראה נשלחת רק למי שרשאי לראות את מה שכתוב בה, ושדה מתעדכן רק כשכל מי שפותח את הרשומה רשאי לראות את הערך החדש.

נתון שנשמר באופן חלקי עוצר את השלב, כולל תאריך שחושב ממנו. דילוג או שימוש בערך אחר חלים רק כשידוע שהנתון ריק. אם שלב מדווח שהוא קורא יותר מדי נתונים בבת אחת, צמצמו את הרשומות או התנאים שהוא בודק.

שולחים למערכת אחרת

השלב שליחה ל-webhook שולח קריאה לכתובת של מערכת אחרת:

• כתובת (URL): כתובת מלאה שמתחילה ב־https://. כתובות ברשת פרטית, ושם משתמש או סיסמה בתוך הכתובת, לא מתקבלים.
• שיטה: POST, אלא אם תבחרו אחרת.
• מה לשלוח: הגוף הוא JSON. לכלול את פרטי הרשומה מוסיף את הרשומה שהפעילה את ההרצה. מתחת, הוספת שדה מוסיפה שם שדה וערך, שיכול להגיע מהנתונים. שם עם נקודות, כמו customer.email, נכנס פנימה.
• כותרות: למערכת שמבקשת אסימון, בחרו אותו בסוד שמור לשליחה. הוא נשלח בכותרת Authorization אלא אם תבחרו כותרת אחרת, ולא נכתב באוטומציה. את הסודות שומרים בהגדרות ← חיבורים. הוספת כותרת מוסיפה כותרת משלכם.
• שליחה חוזרת: הפעילו את המערכת המקבלת מתעלמת מכפילויות רק אם המערכת השנייה מתעלמת מאותה קריאה שמגיעה פעמיים. אז קריאה בלי תשובה נשלחת שוב מעצמה. זמן המתנה לתשובה (שניות) הוא בין 1 ל־30, ו־10 כשהשדה ריק.
• התשובה: שלבים מאוחרים יותר יכולים להשתמש בסטטוס של התשובה ובכל שדה של תשובת JSON. בהוספת נתון פתחו את התשובה של השלב וכתבו את שם השדה.

אם התשובות שנשמרו גדולות מדי, ההרצה נעצרת עם שגיאה ברורה. בקשו מהמערכת המקבלת תשובות קטנות יותר או פצלו את האוטומציה. קריאה שכבר הצליחה נשארת מסומנת כהצלחה. היא לא נשלחת שוב בגלל גודל התשובה. אי אפשר לנסות שוב את ההרצה הזאת, כי התשובות המלאות לא נשמרו. אחרי שינוי האוטומציה, התחילו הרצה חדשה.

ניסיון מראה מה היה נשלח ולאיזו כתובת, בלי לשלוח כלום. סוד שמור מופיע כסוד שמור (לא מוצג).

מעבר של שלב webhook לשיטת GET או DELETE מסיר את שדות הגוף שלו. כתובות webhook, ערכי התשובה וסטטוס התשובה כפופים להרשאות של הנתונים שנשלחו בקריאה. תשובה שקוצרה אינה יכולה לשמש כערך שלם בשלב הבא. אם המערכת האחרת מבקשת לנסות שוב מאוחר יותר, הקריאה ממתינה לפחות למשך הזמן שביקשה.

שדה שלא נשמר בגלל מגבלה אינו ידוע, כולל שדות שמעבר למגבלת 200 השדות בקריאה נכנסת או 50 השדות בתשובת webhook. הוא לא מתאים לתנאי ריק, ושימוש בערך אחר לא מחליף אותו. כאשר הקריאה נשמרה במלואה, שדה חסר עדיין נחשב ריק. גם ניסיון מסרב לכתובות ולערכי כותרת שאינם תקינים, עוד לפני שליחת הקריאה.

כלילת הרשומה שומרת גם את השדות המותאמים שלה. אם היה אפשר לשמור רק חלק מהפרטים, המערכת המקבלת מקבלת record.partial: true; הרשימה record.cut מציינת שדות גלויים שקוצרו או שלא נשמרו. שדות חסרים ברשומה חלקית אינם ידועים, ואין להשתמש בהם כדי למחוק נתונים במערכת המקבלת. תגיות מתשובת JSON שומרות על שמות השדות שהמערכת האחרת החזירה, כולל עברית, רווחים וסימני פיסוק. כשמזינים בהוספת נתון שם ריק, שם שכולו רווחים או שם שמתחיל בעצמו ב־body., מוסיפים לפניו body..

שדות תאריך שנשלחים למערכות אחרות משתמשים באזור הזמן של המשרד. שדות תאריך ושעה וזמני יצירה נשלחים כחותמות זמן מלאות ב-UTC.

עובדים במשרד: אחראים, צ׳אט הצוות, פרויקטים, לידים ותגובות

השלבים האלה פועלים בשם הבעלים של האוטומציה, עם הגישה שלהם, ולפי אותם כללים שחלים על אדם שעושה את אותו הדבר. כשהבעלים לא רשאים לעשות את זה, השלב נעצר וההרצה מסבירה למה, למשל רק הבעלים של פרויקט יכולים לעשות את זה.

• שיוך לאחראי: מוסר רשומה לחבר צוות. בלקוח הוא מחליף את אחראי הלקוח (האחראי הקודם שומר על הגישה ללקוח). בליד הוא קובע את האחראי, במשימה את האחראי עליה, ובפרויקט את הבעלים. פרויקט יכולים להעביר רק הבעלים שלו, ולכן אוטומציה מעבירה פרויקטים שהיא עצמה פתחה.
• הודעה בצ׳אט הצוות: הודעה בכל המשרד (השיחה של כל המשרד), או בקבוצה שהבעלים של האוטומציה חברים בה. תיוג מתייג חבר צוות, שמקבל התראה; בקבוצה, רק מי שחבר בה. קישור לרשומה מוסיף כרטיס שפותח לקוח, איש קשר, ליד, משימה או פרויקט. ליד ההודעה מופיעים ⚡ ושם האוטומציה, שפותחים את ההרצה. אם אף אחד עוד לא פתח את צ׳אט הצוות, כל המשרד נפתחת עם ההודעה הראשונה.
• יצירת פרויקט מתבנית: פרויקט עם המשימות של התבנית. בחרו תבנית, ואם רוצים גם לקוח, למי עוברות המשימות (המשימות עוברות אל), הבעלים של הפרויקט (הבעלים של האוטומציה כשהשדה ריק) ומי רואה אותו (הצוות, אלא אם תבחרו אחרת). בלי שם הפרויקט, הוא נקרא על שם התבנית והלקוח. שלבים מאוחרים יותר יכולים להשתמש בפרויקט החדש, למשל כדי לכתוב עליו בצ׳אט הצוות.
• יצירת ליד: ליד חדש עם שם, אימייל, טלפון, מקור, אחראי, עדיפות והערות. כשיש אימייל או טלפון, הליד מקושר לאיש הקשר שכבר יש במשרד עם הכתובת או המספר האלה; אחרת נוצר איש קשר חדש. כשבוחרים לקוח, איש הקשר מקושר גם ללקוח. כל מי שבמשרד רואה לידים, ולכן הלקוח ואיש הקשר צריכים להיות כאלה שכולם רשאים לפתוח; אחרת השלב נעצר. הליד תמיד חדש: לידים לא מתמזגים. בלי מקור, המקור הוא שם האוטומציה. שלבים מאוחרים יותר יכולים להשתמש בליד החדש.
• הוספת תגובה: תגובה במשימה, או עדכון בפרויקט שהבעלים של האוטומציה הם הבעלים שלו. תיוג מתייג חבר צוות שיש לו גישה למשימה; הוא מקבל התראה ואימייל, כמו בכל תיוג. בעדכון של פרויקט אי אפשר לתייג. ליד התגובה מופיעים ⚡ ושם האוטומציה.

תבנית או שיחה שבחרתם צריכות להיות קיימות כשמפעילים את האוטומציה: כשאחת מהן הועברה לארכיון או כובתה, השלב אומר זאת ובוחרים אחרת. ניסיון מראה את הפרויקט, הליד, ההודעה או התגובה שכל שלב היה יוצר, ולא יוצר אף אחד מהם.

שולחים הודעה ללקוח

השלב שליחת הודעה ללקוח שולח אימייל, הודעת WhatsApp או SMS לאחד מאנשי הקשר של הלקוח, דרך הערוצים המחוברים של המשרד:

• ערוץ: אימייל, WhatsApp או SMS.
• אל (איש קשר): מהנתונים, למשל “לקוח › איש הקשר הראשי”, או איש קשר מסוים.
• נושא (אימייל): לאימייל צריך נושא. ל־WhatsApp ול־SMS אין.
• הודעה: טקסט, עם נתונים כמו שם הלקוח שמוסיפים ב־{}.
• על הלקוח (לא חובה): הלקוח שההודעה נשמרת אצלו.

אנשי קשר שביקשו לא לקבל הודעות, הסכמות ומגבלות השליחה של המשרד חלים כמו כשאדם שולח. ב־WhatsApp אפשר לשלוח הודעה חופשית רק בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח; אחרת השלב נעצר ומודיע לבעלים. שלב הודעה חדש מתחיל עם אימייל ועם בדיקה לפני שליחה מופעלת.

בדיקה לפני שליחה

בשלב הודעה, בדיקה לפני שליחה מבקשת מחבר צוות להסתכל על ההודעה לפני שהיא יוצאת:

1. הפעילו את בדיקה לפני שליחה ובחרו מי בודק: חבר צוות, או מישהו מהנתונים, כמו “לקוח › אחראי הלקוח”.
2. כשהרצה מגיעה לשלב, היא ממתינה. מי שבודק מקבל התראה בפעמון ומוצא את זה במחכה לך בעמוד אוטומציות.
3. מי שבודק רואה בדיוק מה ייצא: למי, באיזה ערוץ, הנושא וההודעה. ואז:
   • שליחה: אחרי אישור, ההודעה יוצאת כמו שהיא.
   • עריכה לפני שליחה: משנים את הנושא או את ההודעה, ואז שליחה עם השינויים שלי ואישור. ביטול השינויים שלי מחזיר את הטקסט כמו שהיה.
   • לא לשלוח: אחרי אישור. ההרצה ממשיכה בלי ההודעה.

מה שיוצא הוא בדיוק מה שמי שבודק ראה: אם הפרטים של הלקוח משתנים בינתיים, ההודעה לא משתנה. טקסט מרשומה שמי שבודק לא יכול לפתוח מופיע כערך שאין לכם הרשאה לראות, ואי אפשר לערוך אותו. בעלים ומנהלים יכולים לבדוק גם במקום מי שנבחר. בתיבה כתוב מי בודק, למשל “בדיקה של לקוח › אחראי הלקוח לפני שליחה”.

בקשת אישור

השלב בקשת אישור, תחת לוגיקה, עוצר את ההרצה עד שחבר צוות מאשר או דוחה:

• מי מאשר: חבר צוות, או מישהו מהנתונים, כמו “לקוח › אחראי הלקוח”.
• מה לאשר: השאלה, עם נתונים שמוסיפים ב־{}. פרטים נוספים (לא חובה) מופיעים מתחתיה.
• פג תוקף אם אף אחד לא מחליט: לא חובה. בפג תוקף אחרי בוחרים כמה זמן, למשל שני ימי עסקים.
• לעשות משהו אחר כשדוחים: מוסיף מסלול נדחה. השלבים שלו באים במקום השלבים שמתחת לאישור. בלעדיו, דחייה מסיימת את ההרצה כאן (בתוך מסלול, היא מסיימת את המסלול).
• לעשות משהו אחר כשפג התוקף: כשיש תפוגה, מוסיף מסלול פג תוקף שעובד אותו דבר.

בקנבס, אושר ממשיך למטה, ונדחה ופג תוקף מופיעים לצדו, וכל אחד מהם מסתיים בהמסלול מסתיים כאן. שלבים מאוחרים יותר יכולים להשתמש בהחלטה, בהערה של מי שהחליט ובשם שלו דרך הוספת נתון, למשל כדי לספר לבעלים למה זה נדחה.

מי שמאשר מקבל התראה בפעמון ומוצא את זה במחכה לך. אפשר להוסיף הערה (לא חובה) ולבחור אישור או דחייה. בעלים ומנהלים יכולים להחליט גם במקום מי שנבחר. ניסיון מראה ממי היא הייתה מבקשת, וממשיך כאילו אושר.

אם בקשת אישור נדחית או פוקעת ואין מסלול נפרד לתוצאה הזאת, המסלול הזה מסתיים והמסלולים האחרים ממשיכים. אם הבעלים של האוטומציה עוזב או מאבד את התפקיד הנדרש, בעלים פעיל של המשרד מקבל את הבעלות.

מחליטים על אישורים והודעות

מחכה לך, בראש עמוד אוטומציות, מציג את האישורים ואת ההודעות לבדיקה שאוטומציות ביקשו מכם, מהחדש לישן, עם האוטומציה, הרשומה ומתי זה התבקש. החלטה או בדיקה פותחים את ההחלטה בחלון, ופתיחת ההרצה מציגה את כל ההרצה. בעמוד מוצגות שלוש ההחלטות הראשונות. בחרו הצגת עוד N לפתיחת הרשימה המלאה, גללו בה ובחרו הצגת עוד לטעינת העמוד הבא.

אם ערוץ השליחה של הודעה מגיע משדה שאין לכם הרשאה לראות, מחכה לך מציג כותרת כללית לבדיקת הודעה. גם כשפותחים את הבקשה, הערוץ נשאר מוסתר. ערך שהועתק שומר על מגבלות הגישה שלו בין מסלולים מקבילים, גם כשהמסלול שהעתיק אותו ממתין.

בעמוד ההרצה אותה החלטה מופיעה תחת מחכה להחלטה, ובכל שלב כתוב מה הוחלט, למשל אושר על ידי דנה עם ההערה שלה, או נשלח על ידי דנה, עם שינויים. ההתראה בפעמון פותחת את עמוד ההרצה. מי שהתבקש להחליט ואין לו גישה לרשומה שההרצה עוסקת בה רואה שם רק את מה שביקשו ממנו.

כשתנאי מוסתר מכם, גם ההחלטות במסלולים שאחריו מוסתרות בעמוד ההרצה. בעלים ומנהלים יכולים להחליט במקום מישהו אחר רק כשההחלטה גלויה להם. החלטה שמופנית אליכם עדיין זמינה דרך מחכה לך.

כשהיסטוריית ההרצה כוללת מידע מוסתר, ההחלטות שמופנות אליכם עדיין זמינות בנפרד. בעלים ומנהלים עדיין יכולים להחליט על בקשות גלויות שמופיעות לפני החלק המוסתר. הבקשות האלה נטענות בנפרד מתקציר ההיסטוריה האחרונה, עם הצגת עוד כשיש עמוד נוסף. החלטות מוסתרות אינן משפיעות על הופעת הצגת עוד.

בקשות, חתימות ותזכורות

השלבים האלה מבקשים מהלקוח משהו כמו שהמשרד עושה ידנית, ואחריהם ההרצה יכולה לחכות עד שהלקוח עונה.

• שליחת בקשת מידע: בחרו שאלון (אחד השאלונים של המשרד, או שאלון שמגיע עם המערכת), את הלקוח ומי ממלא (אחד מאנשי הקשר הפעילים של הלקוח, למשל “לקוח › איש הקשר הראשי”). בשליחת הקישור דרך בחרו אימייל, WhatsApp או את שניהם. האימייל הוא האימייל המובנה בקשת מסמכים ומידע של המשרד (ראו תבניות אימייל). ב־WhatsApp ההודעה יוצאת רק כשהשיחה פתוחה (בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח). תזכורות עד שהבקשה תושלם פועלות אלא אם תכבו אותן: התזכורות האוטומטיות פועלות לפי הגדרות התזכורות של המשרד ונעצרות מעצמן כשהלקוח שולח. מטפל במשרד ושפה לא חובה.
• שליחת מסמך לחתימה: בחרו תבנית מסמך (ראו תבניות לחתימה) ואת הלקוח. מי חותם הוא איש הקשר הראשי של הלקוח, אלא אם תבחרו איש קשר אחר. החותם מקבל קישור אישי באימייל, מתיבת הדואר של המשרד, עם תזכורות עד שהוא חותם. כך אפשר לשלוח רק תבניות עם מקום חתימה אחד.
• הפעלת תזכורות ועצירת תזכורות: לבקשת מידע, למסמך לחתימה, לחותם אחד או לסבב תזכורות, בדרך כלל משלב קודם (הוספת נתון). עצירת תזכורות מכבה אותן עד שמישהו יפעיל אותן שוב. הפעלת תזכורות מפעילה אותן מחדש, אבל אף פעם לא תזכורות שהלקוח ביקש להפסיק: את זה רק מישהו מהמשרד יכול לעשות, אחרי שדיבר עם הלקוח. לפני שהבקשה הגיעה ללקוח אין מה להפעיל.

שני שלבי השליחה יוצאים בשעות הפעילות, כמו התזכורות האוטומטיות: ראשון עד חמישי 09:00 עד 19:00, שישי וערבי חג עד 13:00, אף פעם לא בשבת ובחג. מחוץ לשעות האלה ההרצה ממתינה לזמן הבא, ובעמוד ההרצה כתוב עד מתי. כבו את לשלוח רק בשעות הפעילות כדי לשלוח בכל שעה.

אחרי שליחת בקשת מידע, הוסיפו המתנה לרגע של הבקשה הלקוח הגיש אותה כדי להמשיך כשהלקוח עונה. אחרי שליחת מסמך לחתימה, המתינו לכל החותמים חתמו. תנו להמתנה זמן מרבי למקרה שהלקוח לא עונה.

בדיקה לפני שליחה עובדת בשני שלבי השליחה: מי שבודק רואה מה יוצא, למי ובאיזו כתובת. שאלון שנערך בינתיים יוצא בגרסה שנבדקה. אם משהו אחר שנבדק השתנה (הכתובת, המייל, המסמך לחתימה או מה שממולא בו), שום דבר לא נשלח וההרצה אומרת למה; הריצו שוב כדי לבדוק את מה שייצא עכשיו.

ניסיון אומר איזה שאלון או מסמך היה יוצא, כמה שאלות יש בו, למי ובאיזו כתובת, ומה קורה לתזכורות, בלי לשלוח כלום.

כששלב לא יכול לשלוח, ההרצה אומרת למה במילים פשוטות, למשל שלאיש הקשר אין כתובת אימייל, שהלקוח ביקש לא לקבל הודעות, או שהשיחה ב־WhatsApp סגורה. שלב שרץ לעולם לא נשלח פעמיים.

תבניות לזה (תחת בקשות וחתימות):

• קבלת פנים ושאלון ללקוח חדש: אימייל קבלת פנים ושאלון לאיש הקשר הראשי של לקוח חדש, ששניהם נבדקים קודם על ידי אחראי הלקוח, עם תזכורות; משימה לעבור על התשובות, או משימת מעקב אחרי שלושה שבועות. היא מתחילה עם השאלון החדש ביותר של המשרד (אפשר לשנות בשלב), ומוצעת רק כשיש למשרד שאלון משלו.
• מעבר על שאלון שחזר: משימה למי שמטפל בבקשה, או לאחראי הלקוח.
• מעקב אחרי מסמכי דוח שנתי (במשרדים עם דוחות שנתיים): תזכורות פועלות, עדכון שבועי לאחראי הלקוח כל עוד המסמכים חסרים, ומשימה להתקשר אחרי שלושה שבועות.
• מסמך שנחתם מעביר ליד לקליטה: כשלקוח שעדיין בשלב ליד חותם, הוא עובר לקליטה.
• שיחה כשהתזכורות נגמרות: משימה לאחראי הלקוח להתקשר ללקוח.

בלוקים של לוגיקה

• בחירת מסלול: המסלולים נבדקים מהראשון והלאה, והראשון שמתאים רץ. אחרת תמיד אחרון, ורץ כשאף מסלול לא מתאים. השאירו אותו ריק כדי לא לעשות כלום במקרה כזה.
• במקביל: כל המסלולים רצים, והאוטומציה ממשיכה כשכולם מסתיימים. לכל מסלול אפשר להוסיף רק אם, שנבדק פעם אחת כשהבלוק מתחיל.
• לכל אחד: השלבים שבפנים רצים פעם אחת לכל פריט ברשימה, למשל לכל אחד מאנשי הקשר של הלקוח. בלכל היותר קובעים כמה פריטים, עד 200.
• חזרה עד ש: השלבים שבפנים רצים, ואחרי כל סבב נבדק התנאי. עד 20 סבבים. אפשר להוסיף מסלול נגמרו הסבבים. בלעדיו, ההרצה נעצרת ומבקשת בדיקה כשהתנאי לא מתקיים.
• המתנה: לזמן מה, עד תאריך, עד שיקרה או עד שיתקיים (ראו מחכים שמשהו יקרה), ואז ההרצה ממשיכה.
• בקשת אישור: ראו בקשת אישור.
• סיום: ההרצה מסתיימת כאן, גם בתוך מסלול.

מחכים שמשהו יקרה

שלב המתנה יכול לחכות למשהו ברשומה במקום לזמן:

• עד שיקרה: בעל איזו רשומה בוחרים את הרשומה שהפעילה את ההרצה, או רשומה ששלב קודם יצר או שלח אליה. במה צריך לקרות בוחרים אחד הרגעים שלה, למשל הלקוח הגיש אותה בבקשת מידע, או חתם בחותם. אם זה כבר קרה מאז השלב שיצר את הרשומה או שלח אליה (או מאז שההמתנה התחילה), ההרצה ממשיכה מיד.
• עד שיתקיים: תנאים על הרשומה, שנבדקים בכל פעם שהיא משתנה, לפי הערכים שלה באותו רגע. למשל, לחכות עד שהסטטוס של הלקוח יהיה לקוח פעיל.

להפסיק לחכות אחרי זמן מה קובע מגבלת זמן, למשל שלושה ימי עסקים. לעשות משהו אחר כשהזמן נגמר מוסיף מסלול הזמן נגמר: השלבים שלו רצים קודם, ואז ההרצה ממשיכה למטה. בלעדיו, ההרצה פשוט ממשיכה למטה כשהזמן נגמר. בקנבס, כשזה קורה (או כשזה מתקיים) והזמן נגמר נפגשים שוב מתחת להמתנה.

לחלק מסוגי הרשומות אין רגעים שאפשר לחכות להם. החלונית אומרת את זה, ואפשר לחכות במקום זה עד שתנאי יתקיים.

הגדרות

בעוד ← הגדרות:

• האם אותה רשומה יכולה לעבור בה שוב? כן, אחרי שההרצה שלה הסתיימה או לא, פעם אחת בלבד. לרשומה אף פעם אין שתי הרצות של אותה אוטומציה באותו זמן.
• חברי צוות יכולים להפעיל אותה מתוך רשומה: רק באוטומציה שמופעלת ידנית. השלבים פועלים עם ההרשאות של הבעלים של האוטומציה.
• בעלים: בעלים או מנהל מערכת במשרד. הבעלים מקבלים את ההתראות, וההרצות פועלות עם ההרשאות שלהם.
• בשביל מה היא: משפט אחד לצוות.

שינוי הטריגר לסוג רשומה אחר, ללוח זמנים של המשרד או לקריאה עם בלי רשומה (המשרד) דורש אישור לפני הסרת תנאי עצירה שאינם מתאימים. ביטול שומר את הטריגר ואת התנאים הקיימים.

מנסים לפני שמפעילים

1. בחרו ניסיון בראש העורך.
2. בלנסות על בחרו רשומה, שינוי שהיה (מ־30 הימים האחרונים) או שינוי לדוגמה (בטריגר של שינוי בשדות או של התחלת התאמה לתנאים). תאריך או לוח זמנים נוסים במופע הבא שלהם או במועד שנקבע לפי התאריך: על רשומה שתבחרו, או פעם אחת בשביל המשרד. כשמוגדר חלון פיזור, השלבים בהמשך משתמשים במועד הפיזור של הרשומה.
3. בחרו לנסות.

שום דבר לא נשמר ולא נשלח. רואים אם האוטומציה הייתה מתחילה, עם הערך של כל תנאי ומתקיים או לא מתקיים, ומה כל שלב היה עושה. על הקנבס כל תיבה מסומנת, למשל היה רץ או דולג, ומסלולים שלא היו נבחרים מוצגים בהיר יותר. כשברשימה אין פריטים, גם השלבים שבתוך לכל אחד נשארים בהירים. ניסיון גדול עשוי להיעצר במגבלת הניסיון; התוצאה מציינת אם לא הגיעה לסוף. שלב שהיה ממתין לאדם או לכך שמשהו יקרה אומר את זה, למשל הייתה מבקשת אישור וממתינה. ההמשך מניח שאושר.

רשומה שאין בה את התאריך של הטריגר לא מתחילה בניסיון. מסלולים מקבילים משתפים את השינויים לדוגמה: כשמסלול אחד מקיים המתנה של מסלול אחר, המסלול הממתין ממשיך. גם שינוי לדוגמה נבדק לפי מי עשה את השינוי, וטקסט ששלבים קודמים יצרו נקרא כפי שהיה נשמר בהרצה. גם הגבלת זמן מקדמת את הניסיון: אם הזמן נגמר קודם, מסלול הזמן נגמר רץ ואז הניסיון ממשיך למטה. לסיים כאן במסלול הזה עוצר את הניסיון. אם להמתנה אין הגבלת זמן והיא עדיין תלויה במשהו מחוץ לניסיון, התוצאה נעצרת שם.

שליחה לבדיקה שומרת את הנמען ואת התוכן שהוכנו בזמן בקשת הבדיקה. ניסיון מניח אישור מיידי, אבל עדיין מדווח על שינוי לפני השליחה, למשל כתובת אימייל שמסלול אחר ערך. רשומות פרטיות שנוצרות בניסיון נשארות פרטיות. ההרשאות מתעדכנות גם בעקבות שינויים ברשומות קיימות, כולל משימה שהועברה לאדם אחר בניסיון; תאריך או רגע שאינם גלויים לכם לא חושפים את תוצאת ההמתנה או את השלבים שאחריה.

מפעילים ומפרסמים שינויים

• הפעלה: מפרסמת את מה שבניתם ומפעילה את האוטומציה. הכפתור לא זמין כל עוד יש מה לתקן, או כל עוד הבדיקה של השינויים האחרונים שנשמרו לא הסתיימה.
• דברים לתיקון: הכפתור בראש העורך פותח את מה לתקן לפני ההפעלה. לחיצה על בעיה מובילה לשלב שבו היא נמצאת.
• פרסום השינויים: כשאוטומציה פעילה ואתם משנים אותה, השינויים נשמרים בצד ומופיע שינויים שלא פורסמו. עד שתבחרו פרסום השינויים, ממשיכה לרוץ הגרסה הקודמת. הרצות שכבר התחילו ממשיכות עם הגרסה שבה התחילו.
• כיבוי: בעוד. האוטומציה מפסיקה להתחיל הרצות חדשות.
• עצירת ההרצות הפעילות: בעוד, אחרי אישור. גם הרצות במצב צריך לבדוק שממתינות להחלטה על קריאה שלא נענתה נעצרות. הרצות שרצות או ממתינות נעצרות במקום שבו הן נמצאות, ומה שכבר נעשה נשאר. כל עוד האוטומציה פעילה, שינויים חדשים עדיין מתחילים הרצות.
• העברה לארכיון: בעוד, אחרי אישור. האוטומציה מפסיקה להתחיל הרצות ויוצאת מהרשימה. הרצות שכבר רצות מסתיימות, וההיסטוריה נשמרת.

אם אוטומציה רצה יותר מדי פעמים בשעה, היא כבה מעצמה, והבעלים שלה מקבלים התראה.

קוראים הרצה ומתקנים כישלון

בעוד ← הרצות מופיעות ההרצות של האוטומציה, החדשות למעלה. בלשונית פעילות מופיעות ההרצות של המשרד. בשתיהן מופיעות רק הרצות שמותר לכם לראות: הרצה על רשומה שאין לכם גישה אליה לא מופיעה.

בהרצה עצמה רואים כל שלב לפי הסדר: מה הוא עשה, עם אילו ערכים, איזה מסלול נבחר, ומה השתבש, במילים פשוטות. ערכים מרשומות שאין לכם גישה אליהן מופיעים כערך שאין לכם הרשאה לראות. בהרצה שהתחילה מתאריך, מלוח זמנים או מהרצה על רשומות שכבר מתאימות כתוב זאת, עם התקופה שלה כשיש.

אם המתנה משתמשת בתאריך או ברשומה שנבחרו דרך שדה שאין לכם הרשאה לראות, גם התאריך, התוצאה וההיסטוריה שאחריה מוסתרים. ערכים שמשמשים בתוך לכל אחד שומרים על מגבלות הגישה של הרשימה.

בהחלטה עם תנאים רבים ההיסטוריה מציגה חלק מוגבל ומציינת כמה תוצאות של תנאים הושמטו. מגבלות הגישה חלות גם על התוצאות שהושמטו. ערך ריק ומוגן נשאר מוסתר אחרי בדיקה ושליחה; כישלון שנגרם מערך מוגן לא חושף את הערך או אם היה ריק. אם הערכים שהשלב קיבל גדולים מדי לשמירה, השלב עוצר לפני השליחה. השתמשו בערכים קטנים יותר או בפחות קלטים.

הפרטים של הרצות בנות יותר מ־90 יום נטענים מהארכיון כשפותחים אותן, וזה לוקח רגע. הרצה כזאת אי אפשר לנסות שוב.

כשהרצה נכשלה:

1. קראו את השגיאה בשלב שנכשל, למשל חבר הצוות כבר לא פעיל.
2. תקנו את הסיבה, ברשומה או באוטומציה.
3. בחרו ניסיון חוזר מהשלב שנכשל.

אם מסלול מקביל נכשל בזמן שמסלול אחר פונה למערכת חיצונית, ההרצה ממתינה קודם לתוצאת הקריאה. קריאה שהצליחה נשארת כפעולה שכבר נעשתה. ניסיון חוזר של ההרצה ממתין לקריאה שעדיין לא התקבלה לה תוצאה או מבקש מכם החלטה; הוא לא שולח אותה שוב אוטומטית.

כדי לעצור הרצה שרצה או ממתינה, בחרו עצירת ההרצה. את שני הכפתורים רואים בעלים, מנהלי מערכת והבעלים של האוטומציה.

הרצה במצב צריך לבדוק כשמערכת אחרת החזירה שגיאה או לא ענתה, וייתכן שהקריאה הגיעה אליה בכל זאת. בעמוד ההרצה כתוב ההרצה הזאת מחכה להחלטה שלכם, וברשימות ההרצות יש בשורה להחלטה:

• זה קרה, להמשיך: הקריאה הגיעה. ההרצה ממשיכה מהשלב הבא בלי לשלוח אותה שוב. התשובה החסרה, כולל הסטטוס, נשארת לא ידועה. שלב מאוחר יותר שצריך את התשובה נעצר; ערך חלופי לשדה ריק לא מחליף אותה.
• לשלוח שוב: שולח את הקריאה שוב, אחרי אישור. אם המערכת השנייה כן קיבלה אותה, היא תקבל אותה פעמיים.
• לעצור את ההרצה: אחרי אישור. מה שכבר נעשה נשאר.

בעמוד ההרצה רואים בכל קריאה את הכתובת, השיטה והשדות, את הסטטוס של התשובה וכמה זמן זה נמשך. סודות שמורים לא מוצגים אף פעם.

הרצה מושהית כשהמשרד מושהה או במצב קריאה בלבד. כתוב בה ממתי ולמה. שום דבר לא הולך לאיבוד: היא ממשיכה מעצמה כשהמשרד יכול לעבוד שוב, ואחר כך כתוב בה שהיא הושהתה והשלימה את הפער.

הבעלים של האוטומציה מקבלים התראה בפעמון כשהרצה נכשלת, כשהרצה מחכה להחלטה, או כשהאוטומציה כבתה אחרי יותר מדי הרצות. לחיצה על ההתראה פותחת את ההרצה, או את האוטומציה.

למה היא לא רצה?

1. פתחו את האוטומציה ובחרו עוד ← למה היא לא רצה?.
2. בחרו רשומה.

מופיעים השינויים ברשומה ב־30 הימים האחרונים, ומה האוטומציה עשתה עם כל אחד: התחילה הרצה, או לא התחילה הרצה והסיבה. למשל התנאים לא התקיימו, ההרצה הקודמת של הרשומה עדיין לא הסתיימה או השינוי נעשה על ידי האוטומציה הזאת עצמה.

מפעילים אוטומציה מתוך רשומה

אוטומציה שמה מפעיל אותה הוא הפעלה ידנית מופעלת מתוך רשומה:

בחרו הפעלת אוטומציה באחד מהמקומות הבאים:

• בעמוד של לקוח, בפעולות שבראש העמוד.
• בעמוד של איש קשר, בפעולות שבראש העמוד.
• בליד קיים, בראש חלונית הפרטים שלו.
• במשימה שנשמרה, בפעולות שבראש חלונית המשימה.
• בכותרת של פרויקט, בכפתור הברק. בהמשימות שלי אין כפתור להפעלה על פרויקט.
• ברשימת הלקוחות: סמנו לקוחות ובחרו הפעלת אוטומציה בסרגל הבחירה, עד 200 בכל פעם.

אחר כך בחרו אוטומציה ואשרו בהפעלה. במסך צר הפעולה עשויה להופיע כסמל ברק; הצבעה עליו מציגה הפעלת אוטומציה.

אם יש שינויים שעדיין לא נשמרו במסך, הפעלת אוטומציה ממתינה. שמרו אותם קודם, או המתינו לסיום השמירה האוטומטית. אם השמירה נכשלה, תקנו ושמרו שוב. האוטומציה משתמשת בערכים שנשמרו.

השלבים פועלים עם ההרשאות של הבעלים של האוטומציה. הכפתור מופיע כשיש אוטומציה זמינה שאפשר להפעיל על סוג הרשומה הזה.

חברי צוות רואים ברשימה רק אוטומציות שבהן מסומן חברי צוות יכולים להפעיל אותה מתוך רשומה, ורק ברשומות שהם יכולים לפתוח.

הגדרות, חיבורים

בהגדרות ← חיבורים קובעים איך מערכות אחרות (Zapier, Make, קוד משלכם) עובדות עם המשרד. רק בעלים ומנהלים מנהלים את העמוד.

• מפתחות API: בחרו מפתח חדש, תנו לו את שם המערכת שתשתמש בו, ובחרו מה מותר לו (קריאת רשומות, יצירת משימות, עדכונים על שינויים) ואת אוטומציות שמותר לו להפעיל. המפתח מוצג פעם אחת, ליד כתובת ה-API: הדביקו את שניהם במערכת האחרת. מפתח פועל בהרשאות של מי שיצר אותו, ומפסיק לעבוד כשמבטלים אותו או כשהיוצר עוזב את המשרד. ביטול המפתח עוצר אותו מיד, ואי אפשר לבטל את הפעולה.
• עדכון מערכת אחרת: שליחת הודעה לכתובת בכל פעם שמשהו קורה במשרד. כל הודעה חתומה בסוד חתימה שמוצג פעם אחת. Zapier ו־Make מוסיפים כאן רשומות משלהם כשמפעילים Zap או תרחיש. הפסקת השליחה עוצרת אותו.
• סודות שמורים: אסימונים ששליחה ל-webhook שולחת בכותרת. שומרים אסימון פעם אחת ובוחרים אותו לפי שם בכל אוטומציה. החלפת הערך מעדכנת כל אוטומציה שמשתמשת בו. אחרי מחיקת סוד, אוטומציות שמשתמשות בו נעצרות בשלב הזה עד שבוחרים להן סוד אחר.
• הודעות שנשלחו: כל הודעה שנשלחה למערכת אחרת, מהחדשה לישנה, עם הסטטוס והתשובה. הודעה שנכשלה נשלחת שוב במשך עד שלושה ימים. שליחה חוזרת שולחת אותה פעם נוספת.

כשחבר צוות עוזב, מפתחות ה-API שלו מבוטלים לצמיתות והעדכונים שלו למערכות אחרות מפסיקים. חזרה למשרד דורשת מפתחות חדשים והגדרה מחדש של העדכונים.

שמות חיבורים יכולים להכיל עד 200 בתים, כ־100 אותיות בעברית. כתובות לעדכונים יכולות להכיל עד 4,096 בתים, ולמפתח אפשר לבחור עד 100 אוטומציות שונות או לאפשר את כולן. אם חיבורים ישנים גדולים מכדי להציג יחד, העמוד מציין זאת. הסירו חיבורים שאינם בשימוש כדי לראות את השאר.

מי יכול לעשות מה

• בעלים ומנהלי מערכת: בונים, מנסים, מפעילים, מפרסמים, מכבים ומעבירים לארכיון. מנסים שוב, עוצרים ומחליטים על הרצות שמחכות להחלטה. מנהלים את הגדרות ← חיבורים ויוצרים את הכתובת שקוראים בה לאוטומציה. מריצים אוטומציה על רשומות שכבר מתאימות, ועוצרים עבודה על רשומות.
• הבעלים של אוטומציה: מקבלים את ההתראות שלה, ומנסים שוב, עוצרים ומחליטים על ההרצות שלה.
• חברי צוות: רואים את האוטומציות ואת ההרצות לקריאה בלבד, ומפעילים מתוך רשומה את מה שסומן בשבילם.
• מי שמאשר ומי שבודק: מחליטים על מה שאוטומציות ביקשו מהם, ממחכה לך או מההתראה בפעמון, גם ברשומה שאין להם גישה אליה בדרך אחרת.

הסרת מסלול או נתיב שמכילים שלבים דורשת אישור. גם החלפת רשומה בעדכון שדות דורשת אישור לפני הסרת שדות שלא מתאימים לרשומה החדשה.

אפשר לחפש באפשרויות של שדות מותאמים וברשימת השדות שמשתנים. תאריכי השוואה קבועים מוצגים באזור הזמן של המשרד בקנבס, בניסיון ובהיסטוריית ההרצה.