בודקים תשובות ומסמכים

בודקים תשובה

1. פתחו איסוף מידע ובחרו את האיסוף של הלקוח.
2. קראו את המידע הנוכחי ובדקו את התקדמות הבקשה הפעילה.
3. פתחו כל קובץ שהתקבל לפני שמאשרים אותו.
4. אשרו מסמך כשהוא עונה על הבקשה.
5. אם הוא לא מתאים, בקשו החלפה והסבירו מה דרוש.

קבלת קובץ ואישורו הן שתי פעולות נפרדות. גם טופס שהלקוח סיים עשוי עדיין לדרוש בדיקה במשרד.

המסמך כבר נמצא במשרד

אם הלקוח כבר שלח את המסמך בעבר, אין צורך לבקש אותו שוב. בדרישת המסמך לחצו צירוף קובץ מתיק הלקוח ובחרו את הקובץ. אפשר גם להעלות קובץ חדש מהמחשב באותו מקום. הקובץ נשמר בתיק הלקוח ומסומן מיד אושר, כי אתם בחרתם אותו. אם הלקוח שלח לאותו מסמך קבצים שעוד לא בדקתם, המסמך נשאר ממתין לבדיקה עד שתאשרו גם אותם.

מסמך אינו זמין

קראו את ההסבר של הלקוח. אם נהלי המשרד מאפשרים לוותר על הדרישה, השתמשו בפעולת הוויתור ותעדו סיבה. הלקוח כתב שישלח בהמשך (“אעביר בקרוב”)? לחצו לבקש שוב ליד המסמך ובחרו מתי לבקש אותו: עכשיו, בתזכורת ללקוח ביום שתבחרו, או בתזכורת למשרד. ראו מבקשים מהלקוח את מה שחסר.

שתי תשובות שונות

פתחו את אזור ההבדלים והשוו את הערך הנוכחי במשרד לתשובת הלקוח. בחרו את הערך הנכון ותעדו את הסיבה. הגרסאות הקודמות נשמרות בהיסטוריה.

בודקים מה נשאר

השורה ממתין ל… בראש האיסוף אומרת של מי התור. ממתין לך מציין מסמכים לבדיקה, הבדלים לפתרון, או חוסרים שצריך לבקש מהלקוח. ממתין ללקוח מציין אם הלקוח עוד לא פתח את הקישור, פתח ולא התחיל, או באמצע המילוי, וגם מתי תצא בקשת השלמה שתזמנתם או מתי תופיע תזכורת שקבעתם למשרד. כשמגיע מועד התזכורת למשרד, התור חוזר אליכם. כשהכל התקבל ואושר מופיע מוכן.

מבקשים מהלקוח את מה שחסר

אחרי שהלקוח ענה, לא שולחים לו שוב את כל השאלון. לחצו בקשת השלמה בראש הבקשה, או לבקש שוב ליד מסמך מסוים.

1. בחרו מה לבקש שוב. מה שעוד חסר כבר מסומן: מסמכים שלא התקבלו, מסמכים שהלקוח רק הסביר למה אינם זמינים, קבצים שביקשתם להחליף ושאלות חובה שלא נענו. להציג עוד שאלות מוסיף גם שאלות שנענו, כדי לבקש מהלקוח לבדוק אותן שוב.
2. בחרו מתי לבקש:
   • עכשיו: בחרו העתקת קישור, שליחה ב-WhatsApp או שליחה במייל. ההודעה מפרטת מה חסר ומה צריך להחליף ולמה.
   • תזכורת ללקוח: בחרו יום (מחר, בעוד 3 ימים, בעוד שבוע, בעוד שבועיים או תאריך אחר) ואת הערוצים, ולחצו תזמון התזכורת. ביום שבחרתם, בשעות הפעילות של המשרד, הלקוח מקבל תזכורת עם הקישור. את ההודעה המלאה רואים בחלון התזכורות. כשללקוח יש קישור פתוח שעוד לא השלים, אפשר לשלוח עכשיו, או לבטל קודם את הבקשה הפתוחה ואז לתזמן.
   • תזכורת למשרד: בחרו יום ואת מי להזכיר, ולחצו שמירת התזכורת. ביום שבחרתם מופיעה התראה בפעמון. בראש הבקשה מופיעה התזכורת עם לבקש עכשיו, שינוי וביטול התזכורת, והפריטים שבחרתם נשמרים.

בקישור הלקוח רואה רק את מה שבחרתם. מסמך שביקשתם רק בגללו לא מציג שוב את השאלה, ותשובה שנענתה מופיעה ממולאת כדי שהלקוח יאשר או יתקן. מסמכים שכבר אישרתם או ויתרתם עליהם לא נדרשים שוב. מרגע השליחה התזכורות האוטומטיות מתחילות מחדש.

קישור השלמה שעוד פתוח אפשר לשלוח שוב מהכפתור שליחת ההשלמות ללקוח.

מסמך שעוד לא נבדק מסומן בכתום. נימוק נדרש רק לבקשת החלפה ולוויתור, ומסמך שאושר אפשר לפתוח מחדש עם בקשת החלפה.