בודקים תשובות ומסמכים

בודקים תשובה

1. פתחו איסוף מידע ובחרו את האיסוף של הלקוח.
2. קראו את המידע הנוכחי ובדקו את התקדמות הבקשה הפעילה.
3. פתחו כל קובץ שהתקבל לפני שמאשרים אותו.
4. אשרו מסמך כשהוא עונה על הבקשה.
5. אם הוא לא מתאים, בקשו החלפה והסבירו מה דרוש.

קבלת קובץ ואישורו הן שתי פעולות נפרדות. גם טופס שהלקוח סיים עשוי עדיין לדרוש בדיקה במשרד.

מסמך אינו זמין

קראו את ההסבר של הלקוח. אם נהלי המשרד מאפשרים לוותר על הדרישה, השתמשו בפעולת הוויתור ותעדו סיבה. אחרת בקשו מסמך חלופי או מידע נוסף.

שתי תשובות שונות

פתחו את אזור ההבדלים והשוו את הערך הנוכחי במשרד לתשובת הלקוח. בחרו את הערך הנכון ותעדו את הסיבה. הגרסאות הקודמות נשמרות בהיסטוריה.

בודקים מה נשאר

בדקו תשובות חובה חסרות, הבדלים שלא נפתרו ומסמכים שדורשים טיפול לפני שמגדירים את האיסוף כמוכן.