מבצעים השוואת הון

השוואת הון מציגה את ההפרש בין ההון נטו בשתי הצהרות הון של אותו לקוח, ומאפשרת להסביר אותו לפי שנים: הכנסות, מסים ששולמו, הוצאות מחיה, מקורות ושימושים. מה שלא מוסבר מוצג כהפרש בלתי מוסבר. המערכת מחשבת ומציעה; רואה החשבון מחליט.

פותחים השוואה

1. פתחו דוחות ← השוואות הון ולחצו השוואת הון חדשה, או פתחו את הלקוח ← דוחות ← השוואות הון.
2. בחרו את ההצהרה הנוכחית.
3. בחרו את ההצהרה הקודמת מתוך ההצהרות הקיימות, או בחרו הזנת הצהרת הון קודמת והזינו את תאריכה. במקרה זה נוצרת הצהרה היסטורית בשלב עריכת הרשומות; פתחו אותה מתוך ההשוואה והזינו את הנכסים וההתחייבויות.

השוואה חדשה מתחילה בשלב הכנה כששתי ההצהרות כבר מלאות, ובשלב נתונים כשבאחת מהן אין עדיין נתונים.

ההשוואה נפתחת בתוך דף הלקוח, כך שהודעה, משימה חדשה ותזמון נמצאים בראש המסך. כפתור החזרה מחזיר למקום שממנו הגעתם: חזרה להשוואות של הלקוח כשפתחתם אותה מדף הלקוח, וחזרה להשוואות הון לטבלה של כל המשרד.

בדף הלקוח, תחת דוחות ← השוואות הון, כל השוואה מציגה את התקופה, את השלב ואת הצעד הבא. לכל השוואות ההון במשרד פותח את הטבלה של כל המשרד.

תקופת ההשוואה נגזרת מתאריכי שתי ההצהרות. אם הצהרה אינה ליום 31 בדצמבר, השנה הראשונה או האחרונה מסומנת כמכוסה חלקית.

טבלת ההשוואות של המשרד

בדוחות ← השוואות הון כל ההשוואות של המשרד נמצאות בטבלה אחת. בכל שורה: הלקוח, תקופה, שלב, הצעד הבא, אחראי ראשי, אחראי משנה, גידול / קיטון בהון, הפרש בלתי מוסבר ועודכן. לחיצה על שורה פותחת את ההשוואה.

• תורי עבודה: מעל הטבלה יש אריח לכל סוג של צעד הבא, עם מספר ההשוואות שבו: למשל נתונים אצל הלקוח, בהכנה, לבדוק ולהשלים והושלמו, ואריח לכל צעד ידני לפי שמו. לחיצה על אריח מציגה רק את ההשוואות שלו; לחיצה נוספת, או הכל, מחזירה את כולן. הנקודה ליד הצעד הבא אומרת של מי התור: כתום למשרד, כחול ללקוח.
• חיפוש וסינון: מתחת לכותרת הדף מחפשים לפי שם הלקוח או מספר עוסק, ומסננים לפי שלב, שנת ההצהרה הנוכחית, אחראי ראשי ואחראי משנה. בכל מסנן אפשר לבחור כמה ערכים יחד, ובמסנני האחראים יש גם ללא אחראי. כשמסנן כלשהו מופעל מופיע ניקוי מסננים, שמחזיר את כל ההשוואות. הרשימה זוכרת את החיפוש, המסננים, המיון וסדר העמודות שלכם, ואפשר לשמור תצוגות משלכם. ראו סידור רשימות ותצוגות שמורות.
• מיון: לחיצה על כותרת של עמודה ממיינת לפיה, ולחיצה נוספת הופכת את הסדר. סמל המידע ליד גידול / קיטון בהון והפרש בלתי מוסבר מסביר את העמודה כשעוברים עליו עם העכבר.
• אחראים: את האחראי הראשי ואת אחראי המשנה אפשר להחליף ישר מהטבלה. כדי לשייך כמה השוואות בבת אחת, סמנו אותן בתיבות שבתחילת השורה ובחרו שיוך אחראי ראשי או שיוך אחראי משנה. ביטול בחירה מנקה את הסימון. לפני השינוי נפתח חלון שמציג כל שורה, מי האחראי עליה עכשיו ומי יהיה, ושום דבר לא משתנה עד שבוחרים שיוך. אם חלק מהשורות לא עודכנו, ההודעה מציינת אותן בשמן.
• שדות משלכם: בעלים ומנהלים רואים את ניהול שדות, ומוסיפים בו שדות משלהם, למשל שכר טרחה או סיווג פנימי. כל שדה מופיע כעמודה בטבלה ואפשר למלא אותו ישר בה. שדה מסוג בחירה, בחירה מרובה או כן/לא מקבל גם מסנן.
• ייצוא ל-Excel מוריד קובץ Excel עם השורות שמוצגות עכשיו, לפי החיפוש והמסננים.

קוראים את הסיכום

בראש המסך מוצגים תמיד: הון קודם, הון נוכחי, גידול או קיטון בהון, הכנסות, מסים ששולמו, מחיה, מקורות, שימושים, התאמות וההפרש הבלתי מוסבר. לחיצה על מספר פותחת את הלשונית שמסבירה אותו. כאשר ההפרש הוא אפס מוצג ההשוואה מאוזנת; אחרת מוצג נותר הפרש להסבר.

אם הרשומות של אחת ההצהרות השתנו מאז השמירה האחרונה, מוצגת הודעה עם כפתור רענון.

נכסים והתחייבויות

הלשונית נכסים והתחייבויות מציגה כל קטגוריה עם הערך הקודם, הערך הנוכחי, השינוי הכספי והשינוי באחוזים. סיכום מציג קטגוריות; לפי סעיפים פותח את סעיפי ההצהרה שמרכיבים כל קטגוריה. התחייבויות מוצגות כסכומים חיוביים ומקטינות את ההון.

מסבירים את השינוי

בלשונית הכנסות, מקורות ושימושים מוסיפים נתונים לפי שנה: הכנסות ומסים, הוצאות מחיה, מקורות (ירושה, מתנה, הלוואה שהתקבלה, מכירת נכס ועוד), שימושים (רכישת נכס או רכב, מתנה שניתנה, פירעון הלוואה ועוד), התאמות עם סימן והסברים ללא השפעה על החישוב.

ליד כל סכום מוצג המקור שלו. נתון שנמשך ממקור אוטומטי שומר את ערך המקור; שינוי ידני נשמר בנפרד עם סיבה ומסומן שונה ידנית. אפשר לחזור לערך המקור בכל עת.

למה נוצר ההפרש?

הלשונית למה נוצר ההפרש? מרכזת את חמש הבדיקות הראשונות: ההפרש הבלתי מוסבר, חמשת השינויים הגדולים בנכסים ובהתחייבויות, שנים עם פערים, נקודות לבדיקה, הצעות פתוחות וההסברים שכבר נוספו.

לחיצה על חפש סיבות אפשריות מריצה כללים על הנתונים הקיימים: נכס חדש ללא מקור מימון, הלוואה שירדה ללא פירעון בשימושים, שינוי חריג ביתרות הבנק, שנה ללא הכנסות, מחיה שהוקטנה מתחת לטבלה ועוד. לכל הצעה יש רמת ודאות (גבוהה, בינונית, נמוכה). הצעה לעולם אינה משנה נתון: הוסף כמקור, הוסף כשימוש או הוסף כהסבר פותחים את טופס הנתון ממולא מראש, ואתם שומרים. אפשר גם לסמן כנבדק או להתעלם; הרצה חוזרת שומרת על ההחלטות.

הספים של הכללים נקבעים בהגדרות ← השוואות הון (מנהלי המשרד בלבד). שם מוצגות גם טבלאות המחיה הזמינות.

שלבים, הצעד הבא ובדיקה

בראש ההשוואה מוצגים ארבעת השלבים שלה, כמו בדוחות השנתיים ובהצהרות ההון:

1. נתונים: מחכים לנתונים מהלקוח. אם באחת ההצהרות אין עדיין נתונים, זה כתוב מתחת לצעד הבא. כשכל מה שצריך הגיע, לחצו לסיום איסוף הנתונים.
2. הכנה: מזינים את נתוני ההצהרות ומסבירים את ההפרש. הצעד הבא אומר מה נשאר: להזין נתונים בהצהרה (פתיחת ההצהרה), להסביר את ההפרש שנותר (להסבר ההפרש), או, כשההשוואה מאוזנת, להעברה לבדיקה. אפשר להעביר לבדיקה גם כשנותר הפרש.
3. בדיקה: מי שבודק לוחץ סימון כנבדק והשלמה. עדיף שיבדוק חבר צוות אחר ממי שהכין, ולכן מוצג מי הכין אותה; במשרד של אדם אחד אפשר לבדוק לבד. החזרה להכנה מחזיר אותה לתיקונים.
4. הושלם: ההשוואה נבדקה והיא לקריאה בלבד. פתיחה מחדש מחזיר אותה להכנה, וכשתועבר שוב לבדיקה מישהו יבדוק אותה מחדש.

מתחת לשלבים מופיע הצעד הבא: מה צריך לעשות עכשיו, של מי התור (כתום למשרד, כחול ללקוח) והכפתור שעושה אותו. מתחתיו שורה של מה שכבר קרה: מתי נפתחה, מי העביר לבדיקה ומי בדק. כדי להעביר לשלב אחר בלי הכפתור, פתחו את תפריט הפעולות (שלוש הנקודות) ובחרו בהעברה לשלב אחר.

צעדים ידניים

צעד ידני בסוף שורת השלבים מוסיף משהו שצריך לקרות והמערכת לא יודעת עליו, למשל “התקבל שכר טרחה”. בוחרים לאיזה שלב הוא שייך, ובעלים ומנהלים יכולים להוסיף אותו לכל השוואות ההון במשרד. עד שמסמנים אותו כבוצע הוא הצעד הבא, ואי אפשר להעביר את ההשוואה הלאה מהשלב שלו.

מחיקה

מחיקת ההשוואה (בתפריט הפעולות) זמינה לבעלים ולמנהלים בלבד. מחיקה מסירה את ההשוואה, הנתונים, הצעדים הידניים וההיסטוריה שלה; ההצהרות עצמן נשארות.

מפיקים PDF ו-Excel

בתפריט ייצוא בראש ההשוואה: הדפסה / PDF פותח את חלון ההדפסה של הדפדפן עם ההשוואה: פרטי הלקוח, תאריכי ההצהרות, הסיכום, הנכסים וההתחייבויות, ההכנסות והמחיה לפי שנה, המקורות, השימושים, ההתאמות, הנקודות לבדיקה והערות רואה החשבון, בעיצוב השמור של ההשוואה או בתבנית ברירת המחדל. בחרו שמירה כ-PDF. Excel מוריד חוברת עם גיליון לכל חלק, כולל היסטוריית השינויים. ההצעות האוטומטיות אינן נכללות אלא אם מסמנים כולל הצעות אוטומטיות.

כדי לשנות את מראה ההשוואה המודפסת (לוגו, כותרות, עמודות והערות), בחרו עיצוב ועריכת דוח באותו תפריט. ראו מעצבים ועורכים דוח להדפסה.

היסטוריית שינויים

הלשונית היסטוריית שינויים מציגה כל שינוי בשדה: מי שינה, מתי, לפני ואחרי, והסיבה כשקיימת. אפשר לסנן לפי משתמש, סוג נתון ושנה.