שולחים מסמך לחתימה

מסמכים לחתימה מיועד לכל מסמך שהלקוח צריך לחתום עליו: ייפוי כוח, הסכם שכר טרחה, הצהרה, טופס של בנק. מעלים את הקובץ, מסמנים עליו איפה ממלאים ואיפה חותמים, ושולחים קישור. הלקוח חותם מהטלפון, בלי להדפיס ובלי לסרוק.

מסמך שאתם שולחים שוב ושוב כדאי להכין פעם אחת כתבנית. אפשר גם לשלוח לכמה לקוחות בבת אחת, או ליצור קישור פתוח שכל מי שמחזיק בו חותם דרכו, עוד לפני שבחרתם לקוח.

מכינים את המסמך

1. פתחו מסמכים לחתימה ולחצו מסמך חדש. מדף של לקוח: הלשונית מסמכים לחתימה.
2. בחרו את הלקוח, העלו קובץ PDF (עד 25 מ״ב ו-300 עמודים) ותנו למסמך שם. החותמים רואים את השם הזה. אם למשרד יש תבניות, אפשר לבחור תחת מתחילים מ בין קובץ PDF לתבנית.
3. לחצו המשך למיקום השדות.

לקוח שעוד אין במשרד

לא מצאתם את הלקוח בחיפוש? בחרו לקוח חדש בתחתית הרשימה ופתחו אותו במקום, בלי לצאת מהחלון. ממלאים רק מה שצריך כדי לשלוח: שם הלקוח (ובמשרד שמנהל פרופיל מס גם סוג ישות ומזהה מס), ואיש קשר אחד עם טלפון או מייל. איש הקשר הופך לאיש הקשר הראשי של הלקוח, והוא זה שמופיע לבחירה כחותם. את שאר הפרטים משלימים אחר כך בכרטיס הלקוח. אותה אפשרות קיימת גם כשבוחרים כמה לקוחות.

הקובץ נבדק כבר בהעלאה. קובץ שנעול בסיסמה, פגום או שאינו PDF נדחה כאן, עם הסבר מה לעשות, ולא אחרי שכולם חתמו.

מוסיפים חותמים

תחת חותמים בחרו את מי שחותם, מתוך אנשי הקשר של הלקוח. אם האדם עוד לא רשום, בחרו איש קשר חדש והוסיפו אותו במקום. אפשר להוסיף עד 10 חותמים, למשל שני בני זוג או כמה שותפים. לכל חותם יש צבע, וכל חותם מקבל קישור משלו.

ממקמים שדות

1. תחת שדות חדשים מיועדים ל בחרו בשביל מי השדה: אחד החותמים, או המשרד.
2. בחרו סוג שדה ולחצו על העמוד במקום שבו הוא צריך להיות.
3. גררו את השדה כדי להזיז אותו, ואת הנקודה שבפינה כדי לשנות את גודלו. אפשר לגרור שדה גם לעמוד אחר. החיצים במקלדת מזיזים שדה מסומן, ו-Delete מסיר אותו.

שדה	מה קורה בו
חתימה	החותם מצייר את החתימה שלו. חתימה היא תמיד חובה.
ראשי תיבות	החותם מצייר ראשי תיבות, למשל בתחתית כל עמוד.
תאריך החתימה	מתמלא מעצמו ביום שבו החותם חותם. החותם לא מקליד אותו.
טקסט	החותם מקליד, למשל מספר זהות. במה לבקש כותבים מה מצופה ממנו.
תיבת סימון	החותם מסמן. אם סימנתם חובה, הוא לא יכול לסיים בלי לסמן.

שכפול לכל העמודים מעתיק את השדה המסומן לאותו מקום בכל עמוד. זה שימושי לראשי תיבות.

שדות שהמשרד ממלא

שדה ששייך למשרד אתם ממלאים בעצמכם לפני השליחה: שם הלקוח, מספר זהות, תאריך. סמנו את השדה וכתבו את התוכן תחת מה לכתוב כאן. תחת ערך אפשר לבחור שהשדה יתמלא מעצמו מכרטיס הלקוח. החותמים רואים את מה שכתבתם כחלק מהמסמך. המשרד ממלא טקסט, תאריכים ותיבות סימון. חתימות שייכות לחותמים בלבד.

בודקים ושולחים

הרשימה לפני השליחה מראה מה עוד חסר: חותם בלי שדה חתימה, שדה של המשרד שנשאר ריק, שדה ששייך לחותם שהוסר. לחיצה על שורה מקפיצה אתכם לשדה. כשהכל מוכן מופיע מוכן לשליחה.

תחת לחותמים אפשר לכתוב הודעה קצרה שהחותמים יראו מעל המסמך, ולבחור את שפה של דף החתימה ושל אישור החתימה.

נועלים בקוד גישה

כשהקישור לבדו לא מספיק, למשל במסמך עם פרטים רגישים, הפעילו נעילה בקוד גישה. בלי הקוד הקישור לא מציג דבר מהמסמך: לא לחתימה, וגם לא להורדת העותק החתום אחר כך. הנעילה היא על הקישור, לא על קובץ ה-PDF עצמו.

• קוד פותח את הקישור: פעם אחת (אחרי שהחותם פתח את הקישור, כל פתיחה נוספת דורשת קוד חדש מכם) או שוב ושוב (אותו קוד עובד עד שתוקפו פג, ועד 20 דפדפנים).
• קוד תקף ל: שעה, יום, שבוע או 30 יום, מרגע שהקוד נוצר.

לכל חותם יש קוד משלו, בן 6 ספרות, שהמערכת יוצרת. אחרי השליחה לחצו קוד גישה בשורה של החותם כדי לראות ולהעתיק אותו, ומסרו אותו בדרך אחרת מזו שבה נשלח הקישור, למשל בטלפון. קישור וקוד שנשלחים באותה הודעה לא מוסיפים הגנה.

דפדפן שהקוד נפתח בו נשאר פתוח 12 שעות. אחר כך החותם מתבקש להקליד קוד שוב. אחרי חמישה קודים שגויים הקישור נחסם, עד שתנפיקו קוד חדש. הנפקת קוד חדש מחליפה את הקוד הקיים, וסוגרת את הקישור בכל מקום שבו הוא פתוח באותו רגע.

שורת החותם אומרת איפה הקוד עומד: בתוקף, נוצל, פג או נחסם. באישור החתימה נרשם מתי החותם הזין את הקוד.

לחצו שליחה לחתימה. מרגע השליחה המסמך והשדות נעולים, כי החותמים אולי כבר רואים אותם. כדי לשנות משהו, בחרו שכפול כטיוטה חדשה ושלחו את העותק.

מעבירים את הקישור לחותמים

אחרי השליחה נפתח מסך שליחה ללקוח עם הקישור של החותם הראשון. בוחרים WhatsApp, אימייל או שניהם, בודקים את התצוגה המקדימה ושולחים. לכל חותם נוסף לחצו שליחה בשורה שלו.

העתקת קישור מעתיקה את הקישור של אותו חותם, כדי להדביק אותו בהודעה שלכם. הקישור אישי: שלחו לכל חותם רק את הקישור שלו. הקישור פתוח 30 יום, וכל שליחה או העתקה פותחות אותו ל-30 יום נוספים. כשתוקף הקישור פג, שורת החותם אומרת זאת, והחותם לא רואה את המסמך עד שתשלחו לו שוב.

מרגע ששלחתם או העתקתם קישור, החותם מקבל תזכורות אוטומטיות עד שהוא חותם. הכפתור תזכורת הבאה בשורה שלו מראה מתי, ומאפשר להשהות, לדחות או לשלוח תזכורת עכשיו.

מה החותם רואה ועושה: חותמים על מסמך מהמשרד. אפשר לשלוח לו את המדריך הזה.

עוקבים אחרי החתימה

בדף המסמך רואים לכל חותם איפה הוא עומד: עוד לא נפתח, נפתח, חתם או סירב. תחת פעילות מופיע כל מה שקרה, עם התאריך והשעה. כשכל החותמים חתמו, או כשאחד מהם סירב, מי שהכין את המסמך מקבל התראה בפעמון. חתימה של אחד מכמה חותמים מופיעה בדף המסמך ובפעילות.

מצב המסמך	מה זה אומר
טיוטה	עוד לא נשלח. אפשר לערוך הכל.
בחתימה	נשלח, וממתין לחותמים.
נחתם	כל החותמים חתמו.
נדחה	אחד החותמים סירב וכתב למה. המסמך נעצר לכל החותמים.
בוטל	ביטלתם את החתימה. הקישורים כבר לא עובדים.

ביטול החתימה עוצר מסמך שנמצא בחתימה. מה שנחתם עד אז נשאר מתועד.

העותק החתום

כשהחותם האחרון חותם, המערכת מכינה עותק חתום: המסמך המקורי עם כל מה שמולא ונחתם, ובסופו אישור חתימה אלקטרונית. האישור מפרט מי חתם, לאן נשלח כל קישור, מתי המסמך נפתח ומתי נחתם, ואת טביעת האצבע של קובץ המקור.

כשהעותק החתום נושא חותמת דיגיטלית, מופיעה על כך שורה בדף המסמך ובאישור החתימה. קורא PDF כמו Adobe Acrobat מציג אז בחלונית החתימות אם הקובץ שונה אחרי שהוכן, כך שכל עריכה מאוחרת נראית. ייתכן שהקורא יציין שהוא לא מכיר את בעל החותמת. זה לא משנה את הבדיקה אם הקובץ שונה.

מורידים אותו בהורדת העותק החתום. הוא נשמר גם בקבצים של הלקוח, וכל חותם יכול להוריד אותו מהקישור שקיבל במשך 30 יום מהחתימה האחרונה. אחרי 30 הימים, העתקת קישור בשורה של החותם פותחת לו את הקישור שוב.

מסמך שנחתם אי אפשר למחוק. טיוטה, מסמך שנדחה ומסמך שבוטל אפשר למחוק מתפריט פעולות נוספות.

לקוח שיש לו מסמכים לחתימה אי אפשר למחוק. מחקו קודם את המסמכים שלו; לקוח שיש לו מסמך חתום נשמר, ואפשר לסמן אותו כלא פעיל.